GESTION DOCUMENTAL GUIA DE APRENDIZAJE No. 2

GESTION DOCUMENTAL

GUIA DE APRENDIZAJE No. 2

PRESENTADO POR:

JOSE JAHIR MINA SALAZAR

SENA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
GESTIÓN DOCUMENTAL
MAICAO – LA GUAJIRA
2015

Teniendo en cuenta la temática del tercer contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

1. Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.

Teniendo en cuenta que todo procedimiento lleva consigo unos pasos los cuales los tenemos que tener claros y ejecutar debidamente ya que al no hacerlos corremos el riesgo de incurrir en grandes equivocaciones que pueden terminar con una mala referencia y hasta perdida del trabajo.

Comenzamos con

• ENTRADA Y CAPTURA: Dos procesos en los cuales los datos pueden entran “indefinidamente”, sin orden previo solo ingresan.

• CLASIFICACIÓN: Los datos para su debido y previo procesamiento deben ser clasificados “y para eso se debe saber su contenido” para tener un mejor conocimiento del tema y clasificarlos en donde correspondan.

• PROCESAMIENTO/ DISTRIBUCIÓN: En este paso el ARCHIVISTA tiene un trabajo muy importante ya que los datos se deben de procesar justo a lo establecido por la empresa si es privada claro o ajustarse a los parámetros del Archivo General de la Nación si es pública o si es privada  y presta un servicio público.

• SALIDA: Después de haberlos procesado y distribuidos los datos  es necesario que el resultado de cada proceso sea entregado a quien requiere la información. 

• PRESERVACIÓN: Es necesario mantener en orden y buen estado los datos que ya se han convertido en información valiosa para la empresa y además es fundamental tener un respaldo para futuros usos.

1. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL:

 Son necesarias ya que con ellas tenemos registros de actividades dentro y fuera de la empresa donde podemos dar a conocer asuntos importantes de la misma

DOCUMENTOS CONTABLES:

 Son importantes porque en ellos reposa todo lo relacionado con las actividades comerciales, es donde se ve reflejado la situación financiera de la empresa. En algunas entidades se utiliza un libro contable pero ahora esa información se guarda en programas de contabilidad.

DOCUMENTOS ESPECIALES:

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