Actividad De Aprendizaje 1: Introducción A La Gestión Documental

Actividad De Aprendizaje 1:

Introducción A La Gestión Documental

Alfonso Justinico Vejarano

Febrero 2019.

Unipanamericana Institución Universitaria.

Técnico Profesional en Procesos Administrativos.

Documentación y Manejo de la Información

Gestión Documental

La gestión documental en nuestro ámbito es muy importante ya que nos ayuda a realizar una clasificación adecuada de la información que a diario generamos en nuestro sitio de trabajo, esta clasificación nos ayuda a reducir los tiempos de en los que necesitemos consultar algún documento específico siempre y cuando tengamos la información relacionada en una base de datos y/o inventario.

Introducción A La Gestión Documental

Barrera e Hijos: Montajes Metalmecánicos

El señor Ricardo Barrera quien durante más de veinte (20) años de su vida se dedicó a trabajar como técnico de tubería en reconocidas empresas operadoras de explotación de petróleo, tomó la decisión de independizarse y crear su propia empresa, la razón para tomar esta importante decisión fue el consejo de su hija menor Yenny, quien hace poco ingresó a estudiar administración de empresas y considera que lo mejor que puede hacer su papá es aprovechar su experiencia trabajando para él mismo y su familia. Pasaron los meses y la empresa que empezó en el garaje de su casa pasó a instalarse en una oficina pequeña ubicada en el tercer piso de un edificio en una céntrica avenida de la capital. Con el correr de los días la empresa comenzó a darse a conocer, aprovechando los contactos que durante los más de veinte (20) años había establecido el Sr. Barrera, no dejaban de llegar invitaciones para que participaran en licitaciones, solicitudes de cotización, ofertas de proveedores, hojas de vida de personas interesadas en trabajar con la organización, propuestas de entidades de seguridad social, comunicaciones de las diferentes organizaciones de control, entre otras. Cierto día necesitaron adjuntar a una licitación las recomendaciones de los proveedores de materiales del proyecto, estas no aparecieron, lo que generó que no se pudiera entregar la licitación y perder el negocio que le abriría a la organización las puertas con una multinacional con presencia en los cinco (5) continentes.

Actividad

1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?

2. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?

3. El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño considerable para guardar la documentación, ¿les ayudará esta compra con su manejo de documentos? ¿Por qué?

4. Indague en diferentes fuentes bibliográficas el concepto de documentación y realice un cuadro comparativo con las definiciones encontradas.

5.Con base en el documento titulado Historia de la información y documentación de las instituciones documentales realice una línea de tiempo

Desarrollo de la Actividad

1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?

R:// Lo que se debería realizar con toda la documentación que ingresa a la empresa Barrera e Hijos Metalmecánicos, es realizar un proceso de gestión documental, baso en organización, clasificación  y disposición del mismo, esto les permitiría tener un control de todos los documentos que ingresan a la compañía como cotizaciones y facturas, esta clasificación se puede realizar por clientes para así cada vez que un cliente requiera un nuevo trabajo se ubicara muy fácilmente su carpeta, para así dar una pronta respuesta, siempre y cuando esta información repose en un base de datos con su ubicación especifica; de esta manera la empresa Barrera e Hijos Metalmecánicos no perdería ningún contrato por no tener una organización del archivo que manejan a diario.

2. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?

R:// La organización documental es importante para cualquier empresa ya que todos los archivos que esta genera son su memoria y por lo tanto es muy necesaria para un buen funcionamiento y su supervivencia.

Tener un archivo organizado le permitirá a la empresa rápidamente dar respuesta a un cliente, atender una reclamación, no dejar que se venza un contrato etc.

Además de esta manera la empresa sabrá que documentos son importantes y cuales no y así no se llenara de documentos con poca importancia o valor que solo ocupan espacio y generan desorden.

3. El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño considerable para guardar la documentación, ¿les ayudará esta compra con su manejo de documentos? ¿Por qué?

R:// Antes de realizar esta compra el señor Barrera debe evaluar qué cantidad de documentos manejan ya que, si son pocos, comprar unos archivadores de gran tamaño solo ocuparan espacio que podría utilizar para otra cosa dentro de la empresa, de igual manera con una buena gestión documental estos archivadores si beneficiaran a la empresa a tener un mejor control de sus documentos teniendo en cuenta que la empresa está en crecimiento.

...