Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). ISMOCOL DE COLOMBIA S.A

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

Rta:

La empresa que se selecciono es ISMOCOL DE COLOMBIA S.A. la cual  es una Compañía Colombiana del sector líder en la construcción y mantenimiento de oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de flujo, montajes electromecánicos, operación de campos y pozos petroleros, así como en montajes de toda clase de facilidades y servicios relacionados para la Industria del petróleo. De acuerdo con su proceso administrativo documental se realiza la siguiente indagación:

Planeación: Para esta empresa el tema de planeación no se tiene muy en cuenta, debido a que en esta empresa le dan mayor importancia a la parte técnica y menor importancia al área de administración documental  ya que es algo que no se tiene muy bien definido, y el flujo de comunicaciones no es realizada correctamente, aun sabiendo que esta etapa es fundamental para llevar a cabo el desarrollo

 Organización: En este proceso se ha tratado de dar organización y cumplimiento debido a las reglas establecidas en la gestión documental, debido que este proceso inicia con la recolección de documentación de cada una de las ordenes en ejecución durante el mes, pero este proceso ha sido muy tedioso debido a que las personas que deben elaborar la documentación, no tienen muy claro de cómo se debe entregar el documento, generando esto retrasos en la entrega a la interventoria.

Ejecución:  Durante la ejecución se ha tratado de darle cumplimiento a la entrega de documentos según las ordenes generadas durante el mes en las fechas estipuladas, ya que cada interventor tiene diferentes ordenes de trabajo a cargo y debe dar cumplimento a la exigencia que se le realiza documentalmente mejorando los resultados que se esperan.

Control: El control se realiza por medio de hacerle seguimiento tanto de inicio como de finalización de las órdenes de trabajo, tratando de mejorar el proceso documental desde la recepción hasta la entrega a la interventoria STAFF para lograr con los objetivos esperados y luego ser remitida al Archivo general de la nación ya que son documentos públicos manejados entre (Ismocol Y Ecopetrol).  Es por eso que como estudiante de una carrera administrativa es de suma importancia conocer todas estas normativas y procesos en la gestión documental ya sea para imprentarla en una empresa a nivel personal.

Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

Rta:

 Para la documentación por orden de trabajo se debe clasificar y organizar de la siguiente manera  para cada una de las órdenes de trabajo:

Clasificación para las órdenes de trabajo

Programa de trabajo (Cronograma)

Copia de la orden de trabajo inicial

Acta de inicio

Copia de la orden de trabajo final

Acta de finalización

Acta de suspensión ( si aplica)

Acta de reinicio  ( si aplica)

Hoja de excavación

Ensayos no destructivos END

Informe en físico de la actividad realizada

Clasificación documentación área administrativa

Acta de liquidación

Portadas (OT)

Reportes diarios

Contratos

Nominas y liquidaciones

Seguridad social

Sena FIC

Comunicaciones enviadas y recibidas

Informe técnico residente, Hse, Ambiental (magnético)

Viáticos (magnético)

Esto se realiza en  una oficina especial  donde nosotros los  encargados del Archivo según la serie documental, los clasificamos  por fecha de elaboración.

Luego se procede a clasificar por fecha de ejecución día, mes y año, de menor a mayor de este modo se unen los documentos.

Al estar organizados por fecha, es un proceso en el cual se le da la respectiva ubicación a cada documento para poderlo incorporar en la respectiva carpeta.

luego se saca copia digitalizada de cada carpeta  y guardar una imagen virtual de dicho documento.

Al tener ubicación y estar ya digitalizados los documentos se incorporan según la ubicación que tienen.

En el momento de la incorporación los documentos se deben foliar y se debe diligenciar el check list que está en la carpeta, donde se ingresan datos del tipo de documento, fecha del documento, cantidad de folios, serie documental y firma del Técnico que incorpora.

Al finalizar el proceso el documento debe quedar en la carpeta a la cual corresponde, para luego ser consultada en caso de ser solicitado por el usuario a quien interese.

Actividades de transferencia del conocimiento

En el foro temático, correspondiente al primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Rta: La administración documental es importante porque permite almacenar y recuperar la información, ya que es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño.

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