Administracion. Equipos de trabajo

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Nombre:

Jetzain Francisco Quevedo

Matrícula:

ES162002153

Grupo:

LT-LADP-2101-B2-001

Carrera:

Ingeniería en Logística y Transporte

Asignatura:

Administración de personal

Docente:

Susana Kaji García

Nombre de la actividad:

Equipos de trabajo

Introducción

En esta actividad analizaremos un equipo de trabajo en un centro de distribución que comprende una coordinación para el logro de objetivo trazado. Un equipo de trabajo es una agrupación de individuos orientada a la consecución de un único objetivo común, es decir, el emprendimiento del trabajo en equipo o del trabajo colaborativo. Usualmente, permite asociar a personas con aptitudes, conocimientos o habilidades diferentes, para avanzar hacia la meta común, gracias al conjunto de las capacidades individuales.

1. Lee detenidamente el siguiente planteamiento.

En el Centro de Distribución de la empresa: Logística y Transporte. Ingenieros asociados, se dedican a distribuir libros y material didáctico para diferentes organizaciones educativas. El Ingeniero Galicia es el jefe de la unidad de recepción de mercancía. Hace dos meses se enfrentó a la tarea de implementar un nuevo control de recepción de material. Esto implicó reunir a los colaboradores que estaban involucrados en el proceso.

Para llevar a cabo la tarea, lo primero que hizo fue determinar quiénes debían conocer los cambios. Una vez que hizo esto, decidió organizar una reunión con:

• Héctor, el supervisor de recepción

• César, Iván y Juan Carlos, los tres operadores encargados de recibir el material

• Aarón, el responsable de llevar el registro en el sistema computarizado del Centro de Distribución

• Alicia, su secretaria, quien se encarga del trabajo administrativo, que incluye formatos, oficios, memorándums, registros y todo el papeleo

• Magdalena, encargada de capacitación en procesos.

Todos ellos cuentan con amplia experiencia en el manejo de los procesos al interior del Centro de Distribución.

En la junta les explicó las características del nuevo control de recepción de material, en qué es diferente del control previo y los retos que implica. Estableció las tareas que se debían cumplir:

1. Diseñar los nuevos formatos de control de recepción de material

2. Dar la capacitación completa para que todos conozcan el nuevo procedimiento de control de recepción de material

3. Hacer las modificaciones pertinentes en el sistema computarizado del Centro de Distribución para que correspondan con el nuevo procedimiento

4. Entregar los formatos al personal involucrado

5. Realizar un seguimiento detallado durante una semana para identificar errores o situaciones importantes que requieran la modificación de los procesos

6. Elaborar un reporte que resuma lo más importante del cambio de proceso. Considerando las actividades de cada colaborador, asignó las tareas de la siguiente forma:

Tarea                                                                                  Responsable

Diseñar los nuevos formatos                                               Alicia

Diseñar e impartir la capacitación                                       Magdalena

Hacer las modificaciones en el sistema                               Aarón

computarizado

Entregar los formatos al personal involucrado                   Alicia y Héctor

Realizar un seguimiento detallado                                     Héctor, César, Iván y Juan Carlos

Elaborar un reporte final                                                     Ing. Galicia

En la primera reunión acordaron que los formatos estarían listos el lunes siguiente y que la capacitación se llevaría a cabo en un plazo máximo de dos semanas después de ese día. Para conocer los avances se reunirían todos los jueves hasta que se completara el reporte final. Al finalizar la junta, los integrantes tenían la meta clara y cada uno sabía lo que tenía que hacer, así que comenzaron a ponerse de acuerdo. Alicia se acordó con Magdalena que le entregaría los formatos nuevos lo más pronto posible, pues Magdalena los necesita para planear la capacitación.

Héctor convino con Magdalena la fecha de la capacitación y se comprometió a que el personal involucrado asistirá puntualmente.

El Ingeniero Galicia explicó a Magdalena, Alicia, Héctor y Aarón las características del nuevo procedimiento de control para que pudieran planear sus actividades. Aarón se comprometió a hacer los cambios en el sistema antes de que se realizara la capacitación, pues Magdalena requería la actualización para la misma. Al mismo tiempo, pidió ayuda a Alicia para que le enviara los formatos nuevos para tomarlos en cuenta en el cambio del sistema.

Héctor acordó con el Ingeniero Galicia los elementos que debía contener el reporte de seguimiento que debían elaborar César, Iván, Juan Carlos y él. Compartió la información con sus subordinados, quienes diseñaron una tabla que contenía toda la información solicitada, para ello, colaboraron con Alicia, quien los retroalimentó conforme avanzaba con el diseño de los formatos. El Ingeniero Galicia estuvo al pendiente del equipo de trabajo, monitoreando constantemente los avances y retroalimentando las actividades de cada uno.

Cuando un miembro no sabía qué hacer, se sentía con la confianza de pedir ayuda al Ingeniero, al supervisor o a sus compañeros, quienes siempre se mostraron cooperativos para ayudar a solucionar el problema.

Las actividades se cubrieron en tiempo y forma. Se implementó el nuevo control de entrada de material y aunque implicó dedicar tiempo y esfuerzo a un trabajo inicial, los involucrados concordaron en que el nuevo procedimiento les ahorraba tiempo y disminuía los errores significativamente.

César, Iván, Juan Carlos y Héctor entregaron sus reportes al Ingeniero Galicia, quien integró las observaciones y llegó a una conclusión.

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