Administracion. La creación de una estructura

ORGANIZACIÓN

4.1.- Introducción

La organización, nace esencialmente de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura organizacional.

Se dice, que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.

A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración:

• División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
• Coordinación. Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en desarrollo de los objetivos.

4.2.- Concepto

Para que la función organizacional pueda existir y tener significado para los individuos, debe constar de: Objetivos verificables, principales deberes o actividades claras para los individuos implicados y autoridad precisa para que los individuos puedan ejercer la función determinada y cumplir los objetivos.

A este punto Harold Koontz, menciona que la organización consiste en:

• Identificación y clasificación de las actividades requeridas.
• La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.
• La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de autoridad.
• Coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional.

Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quien realizará las tareas y quien será el responsable de que resultados.

Organización es un término de usos muy variados, para algunas personas incluye todas las acciones de todos los participantes, otros identifican con el sistema total de relaciones sociales y culturales, otros lo usan para referirse a una empresa, sin embargo para la mayoría de los administradores el término organización implica una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada, el término estructura intencional de funciones significa en primer lugar que las personas que trabajan en común deben cumplir ciertas funciones, en segundo lugar las funciones que se pide cumplir a las personas deben diseñarse intencionalmente para garantizar la realización de las actividades requeridas y la adecuada correspondencia entre estas a fin de que los individuos puedan trabajar fluida, eficaz y eficientemente en grupos. (Harold Koontz; Administración una perspectiva global; Pág. 242).

4.3.- Organización Formal e Informal.

Numerosos autores de libros y artículos referidos a la función administrativa de Organización, distinguen ambos tipos de organización presentes en las organizaciones.

4.3.1.- Organización Formal.

Es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada, es decir que ofrezca las condiciones necesarias para  la contribución del personal de manera eficiente y eficaz, tanto en el presente como futuro y poder alcanzar los objetivos previstos.

4.3.2.- Organización Informal.

Es el conjunto de actividades personales sin un propósito común consciente aunque favorable a resultados comunes, también se entiende como la red de relaciones personales y sociales no establecida ni requerida por la organización formal, que surge espontáneamente de la asociación entre sí de las personas.

4.4.- Proceso de organización.

Para poder concebir a la función de organización como un proceso es preciso considerar varios elementos fundamentales;

1ro. La estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos.

2do. También debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la dirección de una empresa.

3ro. La estructura de una organización debe responder a las condiciones en las que se encuentra.

4to. Como toda organización está integrada por personas, en la agrupación de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

4.4.1.- Lógica de la Organización.

Existe una lógica fundamental para la organización y consta de los siguientes pasos:

1.- Establecimiento de los objetivos de la empresa.

2.- Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo.

3.- Identificación, análisis y clasificación de las actividades para cumplir esos objetivos.

4.- Agrupación de esas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.

5.- Delegación al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria para el desempeño de las actividades.

4.6.- Enlace horizontal y vertical de los grupos entre sí, por medio de las relaciones de autoridad y los flujos de información.

4.5.- Diferenciación Vertical (jerarquías)

Una organización para alcanzar sus objetivos por lo común establece diferencias de rango o jerarquía a partir de la naturaleza de sus funciones, la autoridad y responsabilidad que asumen las personas dentro de la organización.

La diferenciación vertical permite definir los grados de autoridad y responsabilidad desde el responsable principal de la organización (Presidente ejecutivo, Gerente General, Director, etc.) hasta el empleado que cumple funciones esencialmente operativas (Mensajero, Portero, Encargado de Limpieza, etc.)

4.5.1.- Autoridad, poder y empowerment

4.5.1.1.- Autoridad

Es el derecho que otorga la organización formal a un cargo determinado para ejercer cierto grado de autonomía en la toma de decisiones que son inherentes al cumplimiento de los objetivos y funciones que le han sido encomendadas.

La autoridad, supone adoptar decisiones que afectan otros cargos sobre los cuales se ejerce supervisión directa.

Al respecto, Koontz indica que: autoridad es el derecho propio del puesto (y por lo tanto de la persona que lo ocupa) a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas.

4.5.1.2.-Poder

Es un concepto mucho más amplio que el de autoridad y se refiere a la capacidad que tienen determinadas personas o grupos para influir o inducir directa o indirectamente sobre otras personas o grupos, en cuanto a opiniones o acciones.

El ejercicio del poder no es necesariamente equivalente al nivel de autoridad y responsabilidad reconocido por la organización.

4.5.1.2.1.- Bases de poder

Para lograr poder, existente determinadas “bases” como lo llama Harold Koontz o también “recursos” según otros autores, que coadyuvan en la capacidad de influir y alterar en la conducta de otros, estas bases o recursos son:

1. Poder legitimo: Este emerge normalmente de un puesto con el fundamento de que es aceptado como legitimo por los individuos. Es la posición jerárquica y de la autoridad que otorga la organización formal a los miembros para tomar decisiones y orientar comportamientos.
2. Coercitivo o Fuerza (energía coercitiva o represiva): Relacionado con el poder de recompensa y producto normalmente del poder legítimo, es el poder de castigar y reprimir conductas disidentes, hacer uso de la fuerza represiva de la que dispone.
3. Experiencia o Conocimiento (dominio sobre algunos temas): Personas que están en condiciones de ejercer considerable influencia en los demás por el respeto que se les tiene en razón de sus conocimientos especializados.
4. Referencia: Entendido como la influencia que pueden ejercer personas o grupos de personas (posición psicosocial) dado que los demás creen en ellos y sus ideas.
5. Recompensa: Producto de la capacidad de una personas para otorgar recompensas, premiar y motivar conductas individuales, poseen un escaso poder del puesto.
6. Información (datos de acceso confidencial): Disposición de datos e información restringida y selectiva que permiten al poseedor manejar una situación hacia un objetivo.
7. Algunos autores, mencionan entre otras bases de poder a: Riqueza (términos monetarios); habilidad (maña y destreza); personalidad (cualidades de una personas, segura de sí misma); belleza física (estatura y vestidos); contactos (con personas influyentes).

4.5.1.3.- Empowerment

En los últimos años se ha puesto de moda la promoción de diversas concepciones del empowerment, que significa que los empelados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tienen poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores.

4.5.2.- Conceptos de línea y staff

Dentro de una organización las personas se relacionan con tres propósitos esenciales:

1. Dependencia; se refiere a la relación de un cargo con otro de nivel jerárquico superior, estas relaciones de dependencia se desarrollan en sentido ascendente; es decir de los cargos operativos hasta los cargos de alta gerencia.
2. Supervisión; se refiere a la relación de un superior jerárquico con un cargo de nivel jerárquico inferior, las relaciones de supervisión se desarrollan en sentido descendente, es decir de los cargos de alta gerencia hasta los mas operativos.
3. Coordinación; se refiere a la relación que desarrollan los cargos que pertenecen a un mismo nivel jerárquico. Las relaciones de coordinación se desarrollan en sentido horizontal; es decir, involucra a cargos de un mismo rango.

Para comprender los conceptos de línea y staff, es necesario conceptualizarlo de la siguiente manera:

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