Administracion La estructura formal.

 Grupos formales:

    Se trata de grupos creados dentro de las organizaciones con la intención de alcanzar unas metas determinadas, todos ellos tienen una serie de puntos comunes:

La estructura formal.

Suelen ser permanentes.

Se orientan hacia la realización de tareas.

Sus actividades ayudan a alcanzar los objetivos generales de la organización.

    Como hemos comentado anteriormente pueden dividirse en De mando y De tareas.

Grupos de mando:

Suelen ser los determinados por la de cadena de mando de un organigrama, encargados de las actividades organizativas rutinarias.

Grupos de tareas:

En este caso se forman para realizar las tareas organizativas que no son rutinarias y sus miembros pueden provenir de distintos niveles jerárquicos.

    En relación con el tiempo de duración que estos grupos tengan, podemos encontrar permanentes o temporales.

    Los grupos formales permanentes, se refiere a los tienen una duración temporal ilimitada, como pueden ser los directivos, mandos intermedios, grupos de especialistas, etc.

    Los grupos formales temporales tienen una duración limitada y se crean para realizar actuaciones concretas, como resolver problemas o responder antes situaciones no muy comunes. En este caso podemos encontrar tanto grupos internos, como pueden ser de mejora de producto, innovación tecnológica, etc. o grupos externos, referidos a sindicatos, asesorías, consultoras, etc.

Grupos informales.

    Este tipo de grupos tiene la característica principal de la espontaneidad. La organización no participa en su creación, y es la interrelación entre los empleados la que da lugar a ellos. La atracción por diversas causas de los trabajadores surger en este tipo de grupos, en los que destaca el interés y la amistad.

Grupos informales de interés: dentro de un determinado grupo puede que ciertas personas se acerquen a otras con la intención principal de alcanzar ciertos objetivos. Ej. un ascenso.

Grupos informales de amistad: la atracción inexplicable por estar con ciertas personas aparece en este caso, en el cual las personalidades afines se encuentran.

LOS EQUIPOS DE TRABAJO.

    Es recomendable empezar diciendo que en la mayor parte de las ocasiones el trabajo en equipo produce unos resultados mejores que el trabajo individual, pero no siempre. Si el grupo y posteriormente el equipo no tienen la información y los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, nada será viable. Partiremos de un punto equivocado y con toda seguridad fracasaremos.

    Pero si conseguimos aunar esfuerzos y crear un equipo de trabajo adecuado las opciones de éxito aumentan considerablemente. El trabajo en equipo en la empresa tiene una serie de ventajas que vamos a ver a continuación:

El nivel de productividad aumenta:

Por un lado en aspectos individuales ya que el trabajador está integrado en su trabajo y lo desempeña con una eficacia mayor, mientras que al pertenecer a un grupo que dando los pasos adecuados se convertirá en un equipo, la suma de todos los elementos aumentarán la producción, ya que la sinergia apoya este proceso.

Ambiente de trabajo:

Se crea un ambiente que estimula el desarrollo de las funciones, ya que, por ejemplo, se fomenta la creatividad, el riesgo, la originalidad, aparcando la crítica.

Comunicación eficaz:

Se fomenta la comunicación directa, aclarando las formas y procesos desde un principio, y animando a los miembros a participar, intentando eliminar la intimidación.

División adecuada del trabajo:

Cada miembro del equipo desempeñará unas funciones acorde con sus características que se verán completadas por los demás componentes del equipo.

Compromiso:

Si los miembros se identifican con el equipo, el compromiso con los objetivos del mismo aumenta, ya que los conocen y aceptan.

Satisfacción:

Si todo se produce adecuadamente, hay una mejora en la satisfacción global, ya que el miembro del equipo completa más fácilmente sus necesidades superiores.

Con respecto a las características individuales de cada trabajador, desarrollar sus funciones en equipo le ofrece una serie de ventajas como son:

Crece la seguridad en uno mismo.

Desarrolla o afianza la percepción de la propia identidad.

Satisface la necesidad de afiliación a algo.

Se fomenta claramente la creatividad.

Descubre y contrasta más fácilmente la realidad.

 Vamos a comentar a continuación los principios esenciales para que un grupo se convierta en un equipo de trabajo.

Los equipos y las oportunidades:

Planteando retos bien definidos y con exigencias de resolución rápida, exige un compromiso y esfuerzo colectivo de un pequeño grupo de empleados. Esta motivación unida, entre otras, a las diversas destrezas de cada empleado, configurarán un equipo.

Los trabajadores y sus capacidades:

Hay que centrarse en las capacidades para completar los retos que se proponen, no en el estatus de los componentes de un equipo. Esto permitirá una consecución de los objetivos grupales y un progreso y perfeccionamiento a nivel individual.

Líderes:

La idea de que un líder ha de ser elegido teniendo en cuenta la antigüedad o el cargo es completamente obsoleta. La actitud es uno de los factores más determinantes a la hora de seleccionar a la persona que será el líder, ya que su confianza en el equipo globalmente y en cada componente de manera individual, han de ser manifiestas.

La responsabilidad:

Es necesario establecer de manera clara y concisa las responsabilidades que se darán en el equipo, tanto de manera individual como grupal. Pero aumenta considerablemente la responsabilidad del equipo como bloque, disminuyendo la de cada uno de sus miembros, ya que los resultados tanto positivos como negativos son considerados en conjunto.

Sinergias:

Mientras que un grupo de trabajo es la suma de la contribución individual de cada miembro, un equipo de trabajo se basa en la coordinación y eficacia de sus miembros, creando un desempeño global mayor que la suma de las contribuciones individuales. Se produce una generación de sinergias positivas gracias a los esfuerzos coordinados.

3.2 ETAPAS PARA LA FORMACIÓN DE GRUPOS

3.2.1 Etapas de formación

1. Aceptación mutua: En las primeras etapas de la formación de un grupo, por lo general, los miembros se resisten a comunicarse unos con otros. Aún cuando el grupo para solucionar problemas tenga que ejecutar una tarea, es típico que los miembros no estén dispuestos a expresar sus opiniones, actitudes y convicciones.

2. Comunicación y toma de decisiones: Una vez que un grupo para solucionar problemas ha llegado al punto de la aceptación mutua, los miembros comienzan a comunicarse abiertamente entre sí. Esta comunicación tiene por resultado una confianza mayor e incluso una interacción más amplia dentro del grupo. Las discusiones comienzan a enfocarse más específicamente en las tareas de solución de problemas y en el desarrollo de estrategias alternativas para realizar las mismas.

3. Motivación y productividad: Esta es la etapa de desarrollo en que se despliegan esfuerzos para alcanzar las metas del grupo. En un grupo para la solución de problemas, la tarea consiste en producir la mejor solución. El grupo trabaja como una unidad cooperativa, y no competitiva.

4. Control y organización: Esta es la etapa en que se valora la afiliación al grupo y en que los actos de los miembros se rigen por las normas grupales. Las metas del grupo adquieren prioridad sobre las metas individuales. Se respetan las normas y eventualmente se ejercen sanciones. Un tipo de sanción es el ostracismo, por no haberse sometido a las metas o normas grupales. Otras formas de control son el aislamiento o la hostilidad temporal.

.2.2 Etapas de desarrollo del grupo

1. Formación: es la primera etapa en la formación de un grupo, se caracteriza por una gran incertidumbre respecto del propósito, estructura y liderazgo del grupo. Los miembros analizan el entorno para determinar que tipos de comportamientos son aceptables. La etapa de formación se termina cuando los miembros comienzan a pensar en sí mismos como parte del grupo.

2. Tormenta: segunda etapa en el desarrollo de un grupo, esta se caracteriza por la existencia del conflicto intergrupal. Los miembros aceptan la existencia del grupo, pero tienen cierta resistencia a las restricciones que este impone a las individualidades; más aun hay un conflicto en cuanto a quien controlara el grupo. Cuando esta etapa se completa es porque existe una jerarquía relativamente clara de liderazgo dentro del grupo.

3. Normatividad: esta es la tercera etapa en la formación de un grupo, esta se caracteriza por haber relaciones muy estrechas y un nivel alto de cohesión, además de que el grupo presenta un fuerte sentido de identidad. La normatividad se completa cuando se solidifica la estructura del grupo y este ha asimilado un conjunto común de expectativas respecto de lo que define el comportamiento correcto de los miembros.

4. Desempeño: cuarta etapa del desarrollo de un grupo. En este momento la estructura del grupo es plenamente funcional y aceptada. Aquí la energía del grupo ha pasado de llegarse a conocer y comprenderse unos a otros, a desempeñar el trabajo que se presente.

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