Análisis de Puestos Nombre del Puesto : Asistente Administrativo
rqacevedoTrabajo21 de Febrero de 2016
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Análisis de Puestos
Nombre del Puesto : Asistente Administrativo
1.- Información General
A. Departamento: Oficina de Contabilidad
B.- Unidad : Finanzas
C. Supervisor Inmediato : Supervisor de Contabilidad
D.- Reporta además : Directora de Finanzas
E.- Subordinados : No tiene
F.- Jornada laboral : Lunes a Viernes de 8:00 a.m. – 5:00 p.m.
2.- Descripción Genérica del Puesto
Trabajo de secretarial de responsabilidad, confidencialidad y de índole administrativo.
3.- Descripción Específica
A.- Actividades Rutinarias:
1. Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia a las respectivas oficinas del área de Finanzas.
2. Originar y contestar llamadas telefónicas.
3. Preparar cartas, memorandos e informes haciendo uso de computadora.
4. Archivar y custodiar todo lo relacionado con facturas y expedientes de clientes.
5. Trabajar con asuntos confidenciales relacionados a cuentas de clientes.
6. Redactar correspondencia según sea solicitado por el Supervisor Inmediato.
7. Llevar registro de facturas y órdenes de compras.
B. Actividades Periódicas:
1. Enviar mensualmente informe de facturas pendientes por cobrar de suplidores.
2. Distribuir cheques de nóminas de su área cada quincena de pago.
3. Realizar informe trimestral de pagos realizados para la Oficina de Finanzas.
C. Actividades Eventuales
1. Participar de reuniones para comité de actividades de Semana del Vendedor, Acción de Gracias y Navidad.
2. Verificar que no queden facturas pendientes en el cierre de año fiscal.
Responsabilidades:
De personas: no las requiere el puesto
De bienes: Si, equipo de computadora, reloj de ponchar correspondencia, equipo y materiales de oficina
Requerimientos para ocupar el puesto:
Características físicas: excelente condiciones físicas
Características personales:
Sexo: Femenino
Estado civil: Soltera
Edad: 23 años
Habilidades Manuales:
Estar sentado la mayor parte del tiempo, ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente o una cantidad de fuerza insignificante frecuente o constantemente para levantar, llevar, empujar, halar o en cualquier otra forma de mover objetos inclusive el cuerpo humano y caminar de una oficina a otras.
Habilidades Intelectuales:
Coordinación visual y notoria para la preparación y el análisis de datos y contabilidad, transcripción, terminales de computadoras y lectura extensa.
Experiencia previa laboral requerida:
Haber ocupador un puesto similar al de Secretaria o en su lugar por lo menos tener dos años en trabajos secretariales y administrativos.
Características de personalidad para un puesto
Muy poco | Poco | Regular | Mucho | Bastante | |
Confidencialidad | x | ||||
Responsabilidad | x | ||||
Compromiso | x | ||||
Puntualidad | x | ||||
Honestidad | x | ||||
Amabilidad | x | ||||
Imparcialidad | x | ||||
Laboriosidad | x | ||||
Capacidad organizar | x | ||||
Capacidad para dirigir | x | ||||
Compañerismo | x | ||||
Disponibilidad | x | ||||
Paciencia | x | ||||
Capacidad de controlar | x | ||||
Iniciativa | x | ||||
Actitud positiva |
Preparación académica:
Bachillerato en Sistemas de Oficina o Ciencias Secretariales de cualquier institución universitaria acreditada.
Observaciones respecto a la toma de decisión en el puesto:
Establecer prioridades respecto a la fecha en que se requieran informes relacionados al área de Contabilidad.
Esfuerzo Físico
Esfuerzo físico
Tipo de actividad física:
80 % Sentado ______% Hallando 10 % De pie _____ Levantando 10 % Caminando
_____% Ascendiendo ______% Viajando _____ % inclinándose
Capacidades sensoriales
Muy poca | Poco | Regular | Mucho | Bastante | |
Visión | X | ||||
Audición | X | ||||
Olfato | X | ||||
Tacto | X |
Resultante de Fatiga
___60%___ cuerpo ___15%____brazos
____10%__piernas ____15%___dedos
Responsabilidad
Muy poco | Poco | Regular | Mucho | Bastante | |
Sobre equipo y materiales | X | ||||
Sobre métodos y procedimientos | X | ||||
Sobre documentos | X | ||||
Manejo de dinero | X | ||||
Contactos externos | X |
Medio ambiente de trabajo
0% | 10% | 20% | 30% | 40% | 50% | 60% | 70% | 80% | 90% | 100% | |
Caliente | x | ||||||||||
Frío | x | ||||||||||
Húmedo | x | ||||||||||
Lluvioso | x | ||||||||||
Maloliente | x | ||||||||||
Ruidoso | x | ||||||||||
Seco | x | ||||||||||
Polvoriento | x | ||||||||||
Sucio | x | ||||||||||
Intemperie | x | ||||||||||
Ventilado | x | ||||||||||
Iluminación | x |
Tipo de trabajo que realiza:
__x_____ rutinario ________ intelectual
_______variado ________ físico
Riesgos, enfermedades o accidentes
Medio ambiente de trabajo
0% | 10% | 20% | 30% | 40% | 50% | 60% | 70% | 80% | 90% | 100% | |
Contusiones | x | ||||||||||
Torceduras | x | ||||||||||
Fracturas | x | ||||||||||
Sordera | x | ||||||||||
Heridas | x | ||||||||||
Afecciones nerviosas | x | ||||||||||
Quemaduras | x | ||||||||||
Hernias | x | ||||||||||
Mutilaciones | x | ||||||||||
Ceguera | x | ||||||||||
Cortaduras | x | ||||||||||
Enfermedades ocupacionales | x |
Ubicación del Puesto
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