Aspectos a considerar en el momento de conceder las citas

3.3.5. ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL MOMENTO DE CONCEDER LAS CITAS, CUÁNDO Y CÓMO NEGARLAS Y CUÁNDO Y CÓMO CANCELARLAS.

Control De Citas

Cuándo concederlas:

Concedemos una cita personal si se requiere, o con el jefe, cuando el motivo que expone el cliente o visitante es justificado porque se relaciona con el quehacer empresarial.

Los datos para registrar una cita concedida son: Fecha y hora de la entrevista, nombre completo del solicitante o cliente, empresa a la cual representa, razón esencial de su visita, número telefónico del solicitante y observaciones que contribuyan a dar claridad sobre la razón de la entrevista. También cuando el cliente o visitante es un familiar o amigo próximo nuestro o del jefe.

Cuando el cliente es ampliamente conocido dentro de la organización y se conoce con seguridad que sus motivos son de negocios.

Cuando existe la seguridad de que será atendido por el jefe.

Cuando el jefe necesita de este visitante para acordar asuntos personales o de negocios.

Las personas con cita previa tienen prioridad en la atención, con relación a otros visitantes que aunque no la tienen, argumentan motivos importantes para él y la organización.

Cuándo y cómo negarlas:

Una cita debe ser negada cuando:

El motivo expuesto por el aspirante no tiene ninguna relación empresarial, laboral o personal con el jefe.

El cliente no expone el motivo de su visita.

El jefe ha solicitado con anterioridad no conceder citas a determinadas personas y en determinados días y horarios.

El jefe estará ausente por unos o varios días, el solicitante exige ser atendido en una fecha y hora que ha sido asignada a otra

Nosotros estaremos en capacidad de resolver las inquietudes o solicitudes del cliente, sin necesidad de concederle cita con nuestro jefe. En este caso se debe proceder con mucho tacto, para que el aspirante no interprete la situación como si su asunto fuese considerado de menor importancia.

El caso expuesto no corresponde a la dependencia. En esta circunstancia el cliente será remitido a la oficina indicada y no obligarlo a pasear por todas las instalaciones.

Es un acto de cortesía ponerse en contacto telefónico con su colega, para explicarle los motivos del aspirante y conseguirle la cita, de tal manera que él se sienta importante para la compañía.

La actitud profesional se traduce en tacto, seriedad y gentileza al interactuar con el solicitante.

Cuándo y cómo cancelar las citas:

Generalmente cuando la secretaria debe cancelar una cita, está en la obligación de proponer una nueva fecha y hora de atención, procurando que en esta nueva oportunidad sea atendido. El cliente tiene la libertad de aceptar o elegir la oportunidad según su conveniencia y necesidad.

A pesar de haber sido concertadas, el jefe no puede atender al cliente, por razones de fuerza mayor, por ejemplo, debe ausentarse repentinamente durante ese tiempo debido a emergencia familiar, prioridad de atención a un cliente especial, personalidad de gran investidura o directivos de mayor rango.

Por exceso de trabajo en la oficina, que genera muchos momentos de presión.

Al organizar las agendas (jefe y secretaria) es posible descubrir que se concedieron dos citas en la misma fecha y hora y es necesario acordar a quien se le dará prioridad.

El aspirante la cancela:

A pesar de que en las agendas deben consignarse los datos del cliente, es conveniente organizar un álbum con las tarjetas que dejan, porque en ellas se registra ampliamente la información y se amplía la posibilidad de localizarlos para cancelar la cita.

Al cancelar citas, la secretaria debe proceder con serenidad porque los clientes pueden no estar convencidos de la veracidad de las razones

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