Aspectos generales de auditoría y control interno

Aspectos generales de auditoría y control interno

Eliecer Lema Neira

Auditoría y control interno

Instituto IACC

23 de Agosto de 2021

Desarrollo

Su vecino, el señor Juan Lechuga, ha obtenido un gran premio en un juego de azar. Él ha dedicado toda su vida a vender verduras en un pequeño carro de mano que instala en diversos puntos de la comuna. Cada dos días acude muy temprano a la feria libre de Lo Valledor, donde realiza sus compras. En ese lugar es reconocido por todos los grandes distribuidores, quienes le ofrecen precios especiales debido a que lo consideran un honrado y muy esforzado comerciante. Habitualmente, lo acompaña su gran amigo Pedro Chuma quien, pese a tener problemas con el alcohol, se levanta a la misma hora que don Juan y lo transporta en su vieja citroneta de los años 70, en la que también trasladan la mercadería. A pesar del cambio de situación económica que le ha significado el repentino premio, don Juan ha decidido que seguirá trabajando igual que siempre en el rubro que más conoce —el comercio—, pero a un nivel distinto. Para ello piensa: a) Instalarse como comerciante establecido en su propia comuna. Para ello, ha decidido arrendar un local muy bien ubicado en el centro de esta, perteneciente a una empresa que se dedicaba a la venta de automóviles, pero que quebró.

b) Ampliar el rubro de su negocio a verdulería, frutería, abarrotes y pescadería.

c) Implementar su negocio con todos los recursos materiales necesarios, tales como vehículos, equipos de almacenamiento en frío, balanzas digitales, canastos compartimentados para mercaderías, estanterías para abarrotes, etc.

d) Contratar un equipo de 9 personas (2 cajeras, 3 vendedores y 4 cargadores). La administración la llevará don Juan, apoyado por don Pedro en sus momentos lúcidos. Asimismo, ha decidido pedirle al hijo de este último que lleve la contabilidad (es un muy buen estudiante, recién egresado de contador general).

e) Llegar a ser reconocido como el mayor comerciante del rubro en toda la comuna, con los mayores volúmenes de ventas y mejores precios. Para ello, aprovechará los ventajosos precios que obtiene de su red de distribuidores y operará con menores márgenes que sus competidores.  

Don Juan tiene muy pocos estudios, pero es muy intuitivo y se ha dado cuenta de que, como siempre ha trabajado solo, no sabe muy bien cómo controlar su futuro negocio. Dado que lo conoce a usted desde niño y sabe que está estudiando en IACC, decide pedirle orientación.

Oriente a don Juan, explicándole de manera simple y clara: 

1. Qué es el control interno, cuáles son sus objetivos y cuáles son los elementos que lo caracterizan.

En las organizaciones es necesario e importante realizar acciones que mantengan el orden, la disciplina de trabajo, planes o procedimientos de trabajo, normas, políticas y todo lo que ordene la forma de desempeñar tareas, de eso se encarga el control interno. Se puede decir entonces que es un conjunto de acciones que se llevan a cabo dentro de la empresa para lograr los objetivos o metas propuestas. Este control se encarga de trabajar en distintas áreas de la empresa, no se enfoca en un solo tema, sino que además integra al control de gestión^[a].

Según Aguirre, 1998, P7^[b] es un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar eficiencia, seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa.

Entonces, este control le será de gran ayuda para su empresa, dado que las organizaciones necesitan tener ciertas cualidades y controles de manejo no solo en lo financiero, sino en todo lo relacionado a la empresa, con información precisa y actualizada que le permitirá a usted tomar decisiones que afecten positivamente a su negocio.

El control interno tiene como objetivo evitar los malos procedimientos o formas de realizar las tareas asignadas, debe evitar que se cometan errores en todas las áreas y si los hubiese debe tomar acciones para evitar que vuelvan a ocurrir. El control interno busca que la empresa sea bien dirigida en temas financieros, con informaciones claras y actualizadas, busca que la organización cumpla las normas de trabajo y que las operaciones sean lo mas eficiente posible, logrando con ello los resultados proyectados^[c].

-El control interno debe estar presente en todas las actividades, hay elementos que podemos señalar como ambiente de control, gestión de riesgos,actividades de control, comunicaciones del control y la supervisión de todas las estrategias y tareas. Por ejemplo que el control interno le ayudará a tomar decisiones para que organice las tareas de la empresa, llevando registros desde las estrategias hasta el control, cumplimiento y evaluación de la tarea^[d].

Ayudará a su gestión en lo relacionado a la contabilidad, a manejar las existencias y activos. Llevará de manera eficiente las finanzas, cumpliendo con los presupuestos y las estrategias de costos e inversiones, maximizando los recursos disponibles.

El ejercer el control con la disciplina y el orden correspondiente solo será en beneficio de la empresa, ya que mantiene de forma eficiente las tareas que en ella se realizan.

Por lo tanto, al usted querer formar este negocio y ampliar sus ingresos debe hacerlo de forma ordenada, estratégica y controlada, esto le permitirá que el negocio permanezca en el tiempo y mantenga un crecimiento constante.

El control interno debe estar constantemente evaluando la empresa, usted debe realizar controles a todas las áreas y con ello va a minimizar errores y riesgos en el trabajo, mantendrá a sus trabajadores atentos en cada labor que deban realizar y además informados constantemente de los procedimientos para cada tarea como también los cambios que valla realizando en el camino.

2. Cuáles son los tipos de control interno existentes y sus elementos principales.

Si bien hay distintos tipos de control interno, cada empresa es distinta a otra y básicamente el actuar dependerá de la empresa y sus estrategias de trabajo. Podemos distinguir los siguientes tipos de control^[e]:

• Control administrativo

El control administrativo habla acerca de todo lo tangible, todo lo operacional que se realiza dentro de una organización, sean estos informes, sean reuniones, políticas de trabajo, sean estrategias, es decir todo lo que lleva una acción detrás, que hay una forma de hacerlo y que busca lograr que estos procesos se cumplan de la manera mas eficiente posible garantizando los resultados.

Por ejemplo, al armar su empresa tendrá un equipo de trabajo, por lo tanto deberá jerarquizar los cargos, las tareas y procesos que deben cumplir, como también a quien corresponde la supervisión, con esto usted evitará gastos innecesarios en sobre personal y que las operaciones sean mas eficientes en cuanto a resultados

• Control contable

Por otro lado tenemos el Control contable,  la cual se enfoca en los valores físicos o monetarios, en la información relacionada a la contabilidad, busca mantener al día datos y números sobre el negocio por ejemplo la liquidez con la que cuenta, las existencias o stock de venta, los activos fijos o circulantes, etc.

Con esta información usted tendrá una imagen global de la empresa, conociendo los resultados operacionales a través de estados financieros o informes contables.

La importancia de este control es llevar la información lo mas detallada y actualizada posible, para ayudar en la toma de decisiones de gastos, compras, ventas o inversiones.

Por ejemplo,  en su empresa usted mantiene una caja chica para los gastos menores varios que puede aparecer, se debe hacer rendiciones en un sistema contable, ademas de hacer el proceso de rendición correspondiente, así mantendrá controlado los recursos que usted valla asignando para las compras que realicen en la empresa y no quedar con incumplimiento de presupuestos para gastos o que haya problemas de dineros por falta de control.

El control interno en ese caso va a prevenir que puedan ser mal utilizado los recursos que usted asigne para los gastos menores, con ello podrá tener cada compra respaldada por su respectivo documento tributario^[f].

3. Cuáles son los principales objetivos del control interno que usted le recomendaría implementar.

Lo principal que debe cumplir el control interno es asegurar resultados de la gestión, maximizando la eficiencia y minimizando los errores en las tareas u operaciones^[g].

Ahora bien, recomendaría trabajar en 3 ámbitos, los cuales son financiero, contable y operacional.

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