Auditoria, Control Interno

CONTROL INTERNO

• Proceso de prueba y examen de evidencia de auditoria

 Definición de Evidencia

“La evidencia de auditoría es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales sustenta su opinión”

Esta norma de auditoria de general aceptación, es sin duda una de las más importantes relacionadas con el proceso auditor y relativa a trabajo de campo, como quiera que proporciona los elementos necesarios para que el ejercicio de Auditoria sea confiable, consistente, material, productivo y generador de valor agregado a la organización objeto de auditoría, traducido en acciones de mejoramiento y garantía para la empresa y la comunidad.

Es importante recordar que el resultado de un proceso auditor, conlleva a asumir una serie de responsabilidades que por si solo posiciona o debilita la imagen de la organización frente a los resultados obtenidos, y son la calidad y suficiencia de la evidencia la que soporta el actuar igualmente responsable del grupo auditor.

Para que ésta información sea valiosa, se requiere que la evidencia sea competente, es decir con calidad en relación a su relevancia y confiabilidad y suficiente en términos de cantidad, al tener en cuenta los factores como: posibilidad de información errónea, importancia y costo de la evidencia.

Una evidencia se considera competente y suficiente si cumple las características siguientes:

Relevante.- Cuando ayuda al auditor a llegar a una conclusión respecto a los objetivos específicos de auditoría.

Autentica.- Cuando es verdadera en todas sus características.

Verificable- Es el requisito de la evidencia que permite que dos o más auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en iguales circunstancias.

Neutral.- Es requisito que esté libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudio es neutral, no debe haber sido diseñado para apoyar intereses especiales.

 Confiabilidad de la Evidencia

Dada la naturaleza de la evidencia de auditoria y las consideraciones de los costos que una auditoria implica, es poco probable que el auditor quede convencido por completo de que la opinión es correcta. Sin embargo, el auditor debe estar convencido de que la opinión es correcta con un alto nivel de convicción. Al combinar todas las evidencias de la auditoria, el auditor decide cuando está lo suficientemente convencido para emitir un informe de auditoría.

Las dos determinantes de la credibilidad de la evidencia son la competencia y suficiencia. La competencia de la evidencia refiere al grado en que las evidencias pueden considerarse como creíbles o dignas de confianza. Si la evidencia es considerada como muy competente, constituye de gran ayuda para convencer al auditor de que los estados financieros se presentan con imparcialidad. Por ejemplo, si un auditor conto el inventario, esa evidencia seria más competente que si la administración le hubiese dado al auditor sus propias cifras. La mayoría de los auditores, utilizan el término confiabilidad de la evidencia como sinónimo de competencia.

La competencia de la evidencia se refiere solo a los procedimientos de auditoria escogidos. La competencia no puede mejorarse al elegir una muestra más grande o una población diferente. Solo puede mejorarse al elegir procedimientos de auditoria que contengan la mayor calidad de una o más de las siguientes siete características de las evidencias competentes.

Relevancia: las evidencias deben estar relacionadas o ser relevantes para el objetivo de la auditoria que el auditor está examinando antes de que pueda ser confiable. Por ejemplo, supongamos que al auditor le preocupa que un cliente no este facturando a sus clientes los embarques (objetivo de integridad). Si es auditor escogio una muestra de copias de las facturas de ventas y rastreo los respectivos documentos de embarques, las evidencias no serian relevantes para el objetivo de integridad y por consiguiente no serian consideradas como evidencias confiables para tal objetivo. Un procedimiento relevante seria rastrear una muestra de documentos de embarques con las facturas de venta duplicadas para determinar si se ha facturado cada una. El segundo procedimiento de auditoria es relevante y el primero no lo es debido a que el embarque de los bienes es el criterio normal que se utiliza para determinar si la venta ya ocurrió y si debió de ser facturada. El auditor puede determinar si los embarques han sido facturados a los clientes cuando rastrea desde los documentos de embarque hasta las copias de las facturas de ventas. Cuando el auditor rastrea desde las copias de las facturas de venta hasta los documentos de embarque, es imposible encontrar embarques sin facturar.

La relevancia puede considerarse solo en términos de objetivos de auditoria específicos. Las evidencias pueden ser relevantes para un objetivo de auditoria pero no para otro diferente. En el ejemplo anterior cuando el auditor rastreo las copias de las facturas de venta con los respectivos documentos de embarque, las evidencias fueron relevantes para el objetivo de existencia. La mayoría de las evidencias son relevantes para más de uno, pero no para todos los objetivos de auditoria.

Independencia de la persona que las provee: las evidencias obtenidas de una fuente externa a la entidad, son más confiables que las obtenidas dentro. Por ejemplo, las evidencias externas como pueden ser comunicados de bancos, abogados o los clientes, por lo general, son consideradas más confiables que las respuestas obtenidas en interrogatorios al cliente. De forma similar, los documentos que se originan fuera de la compañía del cliente se consideran más confiables que los originados dentro de la misma y que nunca han salido de ella. Un ejemplo de lo primero es una póliza de seguro y de lo segundo una solicitud de compra.

Efectividad de los controles internos del cliente: cuando el control interno de un cliente es efectivo, las evidencias obtenidas son más confiables que cuando es débil. Por ejemplo, si los controles internos sobre las ventas y facturación son efectivos, el auditor podría obtener evidencias más competentes de las facturas de venta y documentos de embarque que si los controles fueran inadecuados.

Conocimiento directo del auditor: las evidencias obtenidas directamente por el auditor a través del examen físico, la observación, el cálculo y la inspección son más competentes que la información obtenida en forma indirecta. Por ejemplo, si el auditor calcula el margen de utilidad bruta como porcentaje de ventas y lo compara con periodos anteriores, la evidencia sería más confiable que si el auditor confiara en los cálculos del contralor.

Calificación de las personas que proporcionan la información: aunque la fuente de la información es independiente, las evidencias no serán confiables a no ser que la persona que las proporcione este calificada para hacerlo. Por lo tanto, es común que las confirmaciones de abogados y bancos se tengan en más estima que las confirmaciones de cuentas por cobrar de personas que no conocen el mundo empresarial. De igual manera, las evidencias obtenidas directamente por el auditor quizá no sean confiables si carece un auditor no capacitado para distinguir entre diamantes y cristal no nos daría hechos confiables relacionados con la existencia de los diamantes.

Grado de objetividad: las evidencias objetivas son más confiables que las que requieren un alto grado de estimación para determinar si son correctas. Entre los ejemplos de evidencias objetivas se incluye la confirmación de cuentas por cobrar y saldos bancarios, el conteo físico de valores y efectivo, y la suma (suma de la columna) de las cuentas por pagar para determinar si concuerda con libro de contabilidad general. Entre los ejemplos de evidencias subjetivas están una carta escrita por el abogado de un cliente en la que se habla del resultado probable de las demanda sin resolver contra el cliente, la observación de inventario obsoleto durante el examen físico y cuestionamiento del gerente de crédito sobre la posibilidad de cobro de las cuentas por cobrar atrasadas. Cuando se avalúa la confiabilidad de la evidencia subjetiva, es importante la calificación de la persona que la proporciona.

Oportunidad: la oportunidad de las evidencias de auditoria puede referirse ya sea al momento en que son recopiladas o al periodo que abarca la auditoria. Por lo general, las evidencias son más convincentes para cuentas del balance general cuando se obtienen lo más cerca posible a la fecha del balance general. Por ejemplo, el conteo que hace el auditor de los valores comerciales en la fecha del balance sería más convincente que el conteo que se haga dos meses antes. En el caso de cuentas de estados de resultados, las evidencias son más confiables si existe una muestra de todo el periodo que se está auditando en lugar de una parte del periodo. Por ejemplo, una muestra al azar de las operaciones de ventas de todo el año sería más convincente que una muestra de solo seis meses.

La cantidad de las evidencias obtenidas determina su suficiencia. La suficiencia de la evidencia se mide principalmente por el tamaño de la muestra que escoge el auditor. Para un determinado procedimiento de auditoria, las evidencias obtenidas de una muestra de 100 en términos generales serían más suficientes que las de una muestra de 50.

Existen varios factores que determinan la idoneidad de los tamaños de la muestra en las auditorias. Los dos más importantes son la expectativa de errores por parte del auditor y la efectividad de la estructura de control interno del cliente. Por ejemplo, supongamos que en la auditoria de la Empresa X, C.A., el auditor llega a la conclusión

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