Auditoria al proceso de manejo de la información resultante del proceso de calibración de equipo por la empresa INSTRUCAL LTDA

1. INFORMACIÓN GENERAL

1. INFORMACIÓN DEL (LOS) ESTUDIANTE (S)

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

INSTRUCAL LTDA en una empresa creada en el 2010 en la ciudad de Barrancabermeja, es una empresa encargada de la calibración, montaje, mantenimiento y puesta en funcionamiento en el área de instrumentación, control, y áreas afines relacionadas con la funcionalidad y montaje de los sistemas de instrumentación industrial. Tiene como visión para el año 2020 Ser la empresa líder en la región de la magdalena medio en el ámbito de la instrumentación y calibración industrial, en donde la misma tendrán los más altos estándares de calidad con el fin de demostrar su crecimiento y compromiso de lograr satisfacer a nuestros clientes y cumplir nuestras metas, contaremos con certificaciones internacionales con el fin de lograr una calidad superior en nuestros procesos siendo sostenibles y responsables a través del tiempo.  

Finalizando el año 2015, como resultado de auditorías y acatando los resultados de ella, se empezó la implementación de un sistema administrativo que consolidara los formatos, y las bases de datos conforme a las necesidades de la organización, este sistema es un sistema transversal integrado a todos lo proceso organizaciones. A partir de la implementación del nuevo sistema surge la necesidad de garantizar que la información recopilada, recolectada y diligenciada fuese la requerida para la alimentación del sistema actual.

Este proceso de auditoría busca analizar la gestión de la información en el proceso de manejo de la información administrativa, técnica y de archivo de la organización identificando posibles falencias que afecten la eficiencia del sistema, la veracidad, calidad y transversalidad de la información en todos los procesos.

1. FORMULACION DEL PROBLEMA

¿La información resultante de proceso de calibración prestado por la empresa instrucal ltda a sus clientes es integrada a conformidad de los parámetros de gestión documental de la empresa?

1. SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

La falta de continuidad en las actividades, la falta de información al alimentar los sistemas de información, o las falencias en los soportes verídicos hacen que se presenten productos no conformes con las exigencias del cliente y contractuales; con el fin de prevenir estos hechos se genera un programa de auditoria que de como resultado la respuesta a los siguientes cuestionamientos:

• ¿Se realiza una verificación donde se identifique si se cuentan con los soportes que validen la información en el  proceso de calibración?
• ¿Se comprueba que los documentos generados estén diligenciados con la totalidad de la información generada a través de cada proceso?

1. VARIABLES DEL PROBLEMA

6.1 VARIABLES DEPENDIENTE

•        Cotizaciones

•        Referencia de equipo a calibrar

•        Información parametrizada del cliente

•        Certificados de calibración

•        Informe productos no conformes

•        Condiciones de los equipos patrones

•        Ejecución de los tiempos de calibración

•        Precios

6.2 VARIABLE INDEPENDIENTE

•        Solicitud de cotizaciones

•        Condiciones iniciales del equipo a calibrar

•        Condiciones de mercado

1. FORMULACION DE LA HIPÓTESIS

HIPÓTESIS

A través de un correcto uso del proceso de manejo de la información se genera sinergia, eficiencia y confiabilidad en la información y por consiguiente en todos los procesos de la organización, a través de la sistematización podemos asegurar corregir grandes falencias, pero la alimentación de este sistema es un gran factor que influye en el éxito o el fracaso de los sistemas informáticos aplicados.

• La información resultante del proceso de calibración de equipos por la empresa INSTRUCAL carece de soporte valido.

• El 60% de los datos suministrados por el cliente están incompletos y carecen de documentación valida
• La información resultante del proceso de calibración de equipos por la empresa INSTRUCAL LTDA está a conformidad de los parámetros establecidos por la organización.

1. OBJETIVOS

8.1 OBJETIVO GENERAL

Analizar el proceso de manejo de la información resultante de la calibración de equipos por la empresa INSTRUCAL LTDA

8.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

De acuerdo al objetivo general, hay tres variables que son necesarias para el completo desarrollo del proceso de auditoria:

• Verificar que se cuenten con los soportes que validen la información en cada parte de los procesos.
• Validar que los documentos generados estén diligenciados con la totalidad de la información generada a través de cada proceso.

Verificar que los datos suministrados por el cliente estén completos y cuenten con los soportes que validen la información

JUSTIFICACIÓN Y DELIMITACIÓN

1. JUSTIFICACIÓN

“Un sistema de información gerencial (SIG) está dirigido a asistir a la gerencia y al personal operativo, especialmente en cuanto a la planeación y el control de las actividades de la organización” Esto es lo que plantea el teórico Roberth J. Thierauf, refiriéndose a la información en la organización y su administración, basados en este teórico, en Taylor Y Fayol con sus teorías fundamentales administrativas, se integran y generan las directrices del funcionamiento de la información dentro del desarrollo y crecimiento de las organizaciones.

Es importante el desarrollo del proceso de auditoria como continuidad a los estándares de calidad visionados por la organización, ya que estos procesos de auditoria permiten hallar oportunidades de mejora y permite crear planes de acción aportando a la mejora continua de todo el sistema y los procesos organizacionales de la organización. Además, el proceso permite que las decisiones tomadas para la mejora continua tengan más eficiencia y sean más certeros permitiendo mejorar el servicio al cliente y satisfaciendo las necesidades de los clientes más eficiente y eficazmente.

La auditoría en la empresa INSTRUCAL LTDA tendrá como fin encontrar hallazgos y oportunidades de mejora al proceso de manejo de la información resultante del proceso de calibración de equipo por la empresa INSTRUCAL LTDA, y evaluar la eficiencia de este; a través d esto se contribuirá la mejora continua del proceso de manejo de a información del cliente, y al cumplimiento de los estándares establecidos.

1. DELIMITACIÓN

El proyecto inicio como un proceso educativo y de fortalecimiento conceptual, con el proceso se elaboró el instrumento para la recopilación de la información y la ejecución del auditoria; la cual se llevará a cabo en las instalaciones de la empresa INSTRUCAL LTDA, durante el primer semestre del 2016 dedicando 4 horas semanales, será aplicada a la información resultante del proceso de calibración de los equipos ejecutado por la organización, y arrojara un informe de auditoría con los hallazgos encontrados y las recomendaciones correspondientes.  

1. MARCO REFERENCIAL

1. MARCO TEÓRICO

Teniendo en cuenta las bases de esta auditoría, se pueden diferencian cuatro grandes temas, la auditoria administrativa, los sistemas de información, la calidad, y la metrología, a continuación los principales ponentes de estos temas:

• En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operación; Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la administración respectivamente; y así respectivamente hasta uno de los teóricos más importantes en al actualidad  En 1989, Joaquín Rodríguez Valencia analiza los aspectos teóricos y prácticos de la auditoría administrativa, las diferencias con otra clase de auditorías, los enfoques más representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo.^[1]
• Roberth J. Thierauf: “Un sistema de información gerencial (SIG) está dirigido a asistir a la gerencia y al personal operativo, especialmente en cuanto a la planeación y el control de las actividades de la organización”
• Los primeros estudios sobre la calidad se hicieron en los años 30 antes de la Segunda guerra Mundial, la calidad no mejoró sustancialmente, pero se hicieron los primeros experimentos para lograr que ésta se elevará, los primeros estudios sobre calidad se hicieron en Estados Unidos. En el año de 1933 el Doctor W. A. Shward, de los Bell Laboratories, aplicó el concepto de control estadístico de proceso por primera vez con propósitos industriales; su objetivo era mejorar en términos de costo-beneficio las líneas de producción el resultado fue el uso de la estadística de manera eficiente para elevar la productividad y disminuir los errores, estableciendo un análisis específico del origen de las mermas, con la intención de elevar la productividad y la calidad.^[2]
• En el año 5.000 a.C. Comienzan a utilizarse las unidades de medida. El hombre eligió su propio cuerpo como base para las primeras unidades de medida (unidades antropomórficas). Y un echo claro fue la Asamblea Nacional Francesa adopta un sistema de medidas cuya unidad básica es el metro, definido como la diezmillonésima parte del cuadrante del meridiano terrestre. Así se creó el primer sistema métrico decimal, que se denominó genéricamente Sistema Métrico. Se basaba en dos unidades fundamentales: El metro y el kilogramo^[3]

1. MARCO CONCEPTUAL

• Auditoria: proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre las actividades económicas y otros acontecimientos relacionados.
• Calibración: Calibración es el conjunto de operaciones que establecen, en condiciones especificadas, la relación entre los valores de una magnitud indicados por un instrumento de medida o un sistema de medida, o los valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes de esa magnitud realizados por patrones.
• Gestión documental: La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia.
• Lista de chequeo: Las listas de chequeo permiten realizar un primer inventario o verificación de las características de la empresa, pueden aplicarse también a conglomerados empresariales y pueden acondicionarse de acuerdo con la estructura objeto de chequeo. Este instrumento permite identificar puntos débiles así como oportunidades de mejora a través de la verificación de un listado de aspectos presentes o no en el área a revisar. Pueden aplicarse en las diferentes actividades de la empresa y en los diferentes eslabones de la cadena del producto; también pueden combinarse con otros instrumentos del eco eficiencia, por ejemplo para el desarrollo de una Revisión Ambiental Inicial.
• Proceso: Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico
• Registros: es un término que se origina en el vocablo latino regestum. Se trata del accionar y de las consecuencias de registrar, un verbo que refiere a observar o inspeccionar algo con atención. Registrar también es anotar o consignar un cierto dato en un documento o papel.
• Servicio: A nivel económico y en el ámbito del marketing, se suele entender por servicio a un cúmulo de tareas desarrolladas por una compañía para satisfacer las exigencias de sus clientes
• Documentación: se podría definir como la ciencia del procesamiento de información, que proporciona un compendio de datos con un fin determinado, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar.
• Bases de datos: Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.
• Calidad: La calidad es una herramienta básica para una propiedad inherente de cualquier cosa que permite que la misma sea comparada con cualquier otra de su misma especie. La palabra calidad tiene múltiples significados. De forma básica, se refiere al conjunto de propiedades inherentes a un objeto que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implícitas o explícitas. Por otro lado, la calidad de un producto o servicio es la percepción que el cliente tiene del mismo, es una fijación mental del consumidor que asume conformidad con dicho producto o servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus necesidades.
• Metrología: es la rama de la física que estudia las mediciones de las magnitudes garantizando su normalización mediante la trazabilidad. Acorta la incertidumbre en las medidas mediante un campo de tolerancia. Incluye el estudio, mantenimiento y aplicación del sistema de pesos y medidas. Actúa tanto en los ámbitos científico, industrial y legal, como en cualquier otro demandado por la sociedad. Su objetivo fundamental es la obtención y expresión del valor de las magnitudes empleando para ello instrumentos, métodos y medios apropiados, con la exactitud requerida en cada caso.
• Mejora continua: El proceso de mejora continua es un concepto del siglo XX que pretende mejorar los productos, servicios y procesos. Postula que es una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organización o comunidad, es necesaria la identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso llevado a cabo. Algunas de las herramientas utilizadas incluyen las acciones correctivas, preventivas y el análisis de la satisfacción en los miembros o clientes. Se trata de la forma más efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organizaciones.
• Calibración:   La calibración es el proceso de comparar los valores obtenidos por un instrumento de medición con la medida correspondiente de un patrón de referencia (o estándar). Según la Oficina Internacional de Pesas y Medidas, la calibración es "una operación que, bajo condiciones específicas, establece en una primera etapa una relación entre los valores y las incertidumbres de medida provistas por estándares e indicaciones correspondientes con las incertidumbres de medida asociadas y, en un segundo paso, usa esta información para establecer una relación para obtener un resultado de la medida a partir de una indicación".
• Clientes:    Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de dinero u otro artículo de valor.
• Eficacia: la eficacia es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.
• Eficiencia: La eficiencia en administración se refiere a la utilización correcta y con la menor cantidad de recursos para conseguir un objetivo o cuando se alcanza más objetivos con los mismos o menos recursos.
• Producto: Un producto es un objeto que se ofrece en un mercado con la intención de satisfacer aquello que necesita o que desea un consumidor. En este sentido, el producto trasciende su propia condición física e incluye lo que el consumidor percibe en el momento de la compra
• Producto no conforme: Un producto no conforme es todo aquel que no cumple con algún requisitos determinado por el sistema de gestión de calidad, como por ejemplo, un material comprado que ha llegado defectuoso, un material no identificado cuando se requiere que lo esté
• Orden de servicio: Documento suscrito por el ordenador, mediante el cual se ordena a quien previamente ha presentado cotización u oferta de determinados servicios que requiere la Entidad, la prestación de dichos servicios.
• Certificado de calibración: El certificado de calibración es el resultado visible de un laboratorio de calibración, es el complemento documental de un experimento de calibración. En el certificado de calibración se deben verter los conocimientos del metrólogo, del estadístico y del especialista en calidad, respecto a los diferentes procedimientos y métodos del laboratorio, relacionados con: física, instrumentación, estadística de muestreo, propagación de errores, propagación de incertidumbres, validación de resultados y sistema de gestión de la calidad tanto de laboratorio como industriales.
• Revisión: Prueba o examen que se hace para comprobar que algo funciona correctamente
• Conformidad: La palabra conformidad, proviene en su etimología del latín “conformitatis” y significa parecerse, estar de acuerdo, aceptar, adherirse, simetría, por lo cual puede aplicarse en diversos contextos.
• Verificación: Verificación es la acción de verificar (comprobar o examinar la verdad de algo). La verificación suele ser el proceso que se realiza para revisar si una determinada cosa está cumpliendo con los requisitos y normas previstos.
• Plan de auditoria: Es el documento final de la fase de planeamiento en el cual se resumen las decisiones más importantes relativas a la estrategia para el desarrollo de la auditoría de gestión. Determina, entre otros aspectos, los objetivos y alcance de la auditoría, las áreas o actividades a examinarse y el potencial humano necesario para su ejecución.
• Equipo de medición: Un equipo de medición es un aparato que se usa para comparar magnitudes físicas mediante un proceso de medición. Como unidades de medida se utilizan objetos y sucesos previamente establecidos como estándares o patrones, y de la medición resulta un número que es la relación entre el objeto de estudio y la unidad de referencia.
• Alcance de auditoria: El alcance de una auditoría nos especifica qué actividades concretas de la empresa serán auditadas. El alcance puede definirse por áreas de trabajo, procesos, actividades, requisitos del sistema
• Patrón de referencia: el que se emplea como último término de comparación en un ámbito dado, sea éste una industria dada, un hospital o un laboratorio.
• Patrón de transferencia: el que sirve para comparar entre sí diferentes sistemas de medida que no pueden ser transportados para situarlos en un mismo ámbito y hacer la comparación directamente.
• Patrón de trabajo: el que se usa de forma habitual para calibrar patrones e instrumentos de medida, por ejemplo, dentro de una planta de una industria.

11.3 MARCO NORMATIVO

De acuerdo a la naturaleza podemos identificar la siguiente normativa vigente con carácter nacional:

• NTC ISO 9001:2008 Requisitos para la gestión de la calidad
• NTC ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad, Fundamentos y vocabulario
• NTC ISO/IEC 17025 Requisitos generales para competencia de los laboratorios de ensayo y calibración
• GTC ISO/EIC 99 Vocabulario internacional de metrología conceptos fundamentales, generales y términos asociados (VIM)
• NTC ISO 19011 Directrices para l auditoria de los sistemas de gestión.
• DECRETO 2124 DE 2012: "la ley regulará el control de la calidad de bienes y servicios ofrecidos y prestados a la comunidad, así como la información que debe suministrarse al público en su comercialización";

1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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