BOLETIN IV

Boletín 6100 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

ÍNDICE

PÁRRAFOS

Generalidades 1 y 2

Alcance y limitaciones 3

Objetivo del boletín 4

Objetivos de auditoría 5 a 1O

Control interno 11 al 28

Materialidad y riesgo de auditoría 29 al 31

Procedimientos de auditoría

• Planeación 32 y 33

• Revisión analítica 34 al 36

• Estudio y evaluación preliminar del control interno 37 y 38

• Pruebas de cumplimiento 39 y 40

• Pruebas sustantivas 41 al 62

Fecha de emisión y revisión de este boletín 63

BOLETÍN 6100

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

Generalidades

1 Las Normas de Información Financiera (NIF) establece entre otros términos, que:

"el renglón de efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal en caja y

en depósitos bancarios disponibles para la operación de la entidad, tales como, las

disponibilidades en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales y

remesas en tránsito".

2 Asimismo, establece que "los equivalentes de efectivo son valores de corto plazo, de

gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetos a riesgos poco

importantes de cambios en su valor; tales como: monedas extranjeras, metales preciosos

amonedados e inversiones disponibles a la vista".

Alcance y limitaciones

3 Este boletín se refiere al examen de las partidas que se presentan bajo el rubro de

efectivo y equivalentes de efectivo, y no trata las inversiones en valores que tienen

un carácter permanente, como es el caso de acciones de compañías subsidiarias y

asociadas, que son objeto de otra NIF.

Objetivo del boletín

4 El objetivo del presente boletín es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen del efectivo y equivalentes de efectivo, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma específica, en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

Objetivos de auditoría

5 Los objetivos de auditoría, al llevar a cabo el examen del efectivo y equivalentes de

efectivo, son los siguientes:

6 a) Comprobar la existencia del efectivo y equivalentes de efectivo y que en el balance

general se incluyan todos los fondos propiedad de la entidad, ya sea que obren en su poder o que estén en custodia de terceros.

7 b) Verificar su correcta valuación, de conformidad con las NIF aplicables.

8 c) Determinar su disponibilidad inmediata o restricciones.

9 d) Comprobar el correcto registro de los rendimientos de las inversiones en el periodo

correspondiente.

10 e) Comprobar su adecuada presentación en el balance general y la revelación

de restricciones, existencias de metales preciosos amonedados y el efectivo y equivalentes de efectivo denominados en moneda extranjera, así como las bases de valuación de las inversiones y los gravámenes existentes.

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Control interno

11 El estudio y evaluación del control interno deberá efectuarse conforme a lo dispuesto

en el Boletín 3050 de esta Comisión. Consecuentemente, deben cumplirse los objetivos

relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda

física y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a los controles

relativos de Tecnología de Información (TI).

12 Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, estudio y evaluación de la efectividad

del control interno sobre el efectivo e inversiones temporales, en forma enunciativa mas

no limitativa, son los controles internos clave en cuanto a:

13 a) Controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos pre-

numerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos, etc. Estas medidas permiten un control eficaz sobre las entradas de efectivo, además de que sirven de base para su registro contable y verificación posterior.

14 b) Depósito íntegro e inmediato de la cobranza. Esta medida está encaminada a lograr

que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca el menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar, tanto el uso incorrecto de los fondos (incluyendo el que se utilicen para efectuar pagos), como el riesgo de manipulaciones inadecuadas.

15 c) Aprobación por parte de la administración de las firmas autorizadas para girar contra

las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravámenes de los valores. Es recomendable que existan firmas mancomunadas para el manejo del efectivo y las inversiones, con objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona.

16 d) Autorización previa de las salidas de dinero, expedición de cheques nominativos,

límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada, etcétera.

17 Si como se señaló en párrafos anteriores, deben existir controles adecuados sobre las

entradas diarias del efectivo, es indispensable que también se establezcan sobre las

salidas, controles que van desde la autorización previa de las erogaciones hasta su

adecuada comprobación, incluyendo el uso de firmas mancomunadas y el control físico

de facsímiles y chequeras, como el exigir que los pagos en efectivo se limiten a un cierto

importe (para asegurar que todo pago en exceso a dicho límite se ajuste a la formalidad

y control que implica la expedición de un cheque) y que exista siempre documentación

comprobatoria adecuada.

18 e) Segregación adecuada de las funciones de autorización, adquisición y venta,

custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos.

19 La característica de fácil disponibilidad del efectivo y valores hace indispensable que

exista una adecuada separación de funciones, que permita una supervisión constante

y automática de los aspectos de autorización, custodia y registro de sus movimientos y

operaciones.

20 f) Adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores.

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21 g) Valuación periódica de las inversiones.

22 Por las constantes fluctuaciones de los precios de los valores, es recomendable elaborar

estudios periódicos acerca de su cotización en el mercado, los cuales deberán quedar

por escrito y debidamente validados por funcionario responsable, con objeto de tomar

decisiones oportunas respecto a su adquisición y venta, y así mantener un nivel óptimo

en la productividad de las inversiones. Asimismo, las inversiones en monedas extranjeras

y metales preciosos amonedados deberán valuarse al tipo de cambio o cotización

aplicables.

23 h) Existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos.

24 Es indispensable que se mantengan registros en donde consten todos los datos que

permitan la plena identificación y control de títulos, tales como clase de valor, número

de serie, títulos que ampara, rendimiento, cupones adheridos, valor del título, fecha y

referencia de la adquisición.

25 i) Arqueos periódicos del efectivo y valores.

26 La verificación periódica y sorpresiva de los fondos y valores en poder de los cajeros y

custodios constituye una medida de control importante e indispensable, y proporciona

una seguridad razonable en cuanto al adecuado manejo de dichos fondos. Los arqueos

deben ser practicados por personas que no estén relacionadas con su custodia, manejo

de efectivo o registro contable.

27 j) Formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en

conciliación.

28 La elaboración de conciliaciones mensuales de las cuentas bancarias y de inversiones

por personas ajenas a las encargadas del manejo del efectivo y valores, constituye

una medida que permite verificar que el manejo y registro de las operaciones han sido

adecuados y facilita la determinación de partidas, que por algún motivo no han sido

reconocidas por la institución de crédito o casa de bolsa, o bien, por la propia empresa,

mismas que deben ser ajustadas previa investigación, aclaración y autorización.

Materialidad y riesgo de auditoría

29 En la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de

auditoría en el rubro de efectivo e inversiones temporales, el auditor debe considerar,

entre otros elementos, la materialidad de estos activos en relación con los estados

financieros en su conjunto, así como los riesgos de auditoría.

30 La planeación de las pruebas de auditoría debe incluir el análisis de los factores o

condiciones que pueden influir en la determinación del riesgo de auditoria. Dichos

factores se pueden referir tanto al riesgo de error inherente, como al riesgo de que los

controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no lo descubra. Ejemplos de

estos factores son los siguientes:

31 • La naturaleza y características del negocio de que se trate.

• La falta de una adecuada segregación de funciones.

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• Falta de controles adecuados sobre los movimientos del efectivo y valores.

• La existencia de

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