Benchmarking

BENCHMARKING

ORIGENES

En el año de 1979 Xerox company introdujo el benchmarking mediante la expresión “benchmarking competitivo”; esta expresión se utilizó en la discusión sobre la gran diferencia que se encontró entre el desempeño de Xerox y el de sus competidores. Se identificaron estándares específicos de mediciones en áreas como costos, precios y características de procesos y productos.

Este proceso era innovador debido a 2 factores específicos:

 Era un proceso que se podía utilizar para entender no solamente a los competidores sino también a cualquier organización. La clave es separar o aislar medidas comunes o similares.

 El énfasis ya no fue en qué producían los demás sino además en cómo el producto o servicio se fabricaba, comercializaba y se proporcionaba.

Durante el resto de los años 80 Xerox continuó desarrollando el concepto de Benchmarking, estableciendo capacitación formal en el tema y presentando el concepto a otros por medio de clientes, proveedores, etc.

Existieron 2 eventos que motivaron el cambio, es decir, que el Benchmarking fuera reconocido:

 La introducción del Premio Nacional de la Calidad Malcolm Baldrige, cuyo propósito es promover los conocimientos de calidad, reconocer logros y hacer publicidad a las estrategias exitosas. El énfasis en los procesos y los resultados estimuló un interés en este nuevo enfoque administrativo.

 La publicación del libro “Benchmarking: The Search for industry Best Prctices that Lead to Superior Performance” de Robert camp; en el cual describe sus 7 años de experiencia en actividades del Benchmarking en Xerox.

La publicación de este libro fue muy oportuna ya que Xerox fue una de las empresas ganadoras del premio Baldrige en el año de 1989, por lo tanto tuvo que compartir información de estrategias de calidad, e impulsó a otras compañías hacia el logro de de los estándares de calidad como responsabilidad de haber ganado dicho premio. Xerox tuvo una gran audiencia ansiosa de conocer los secretos de su estrategia “liderazgo por medio de la calidad”.

Xerox se posicionó en los años 80 debido a su estrategia de calidad que contenía como parte principal de su éxito al benchmarking, por lo tanto muchas empresas estudiaron el proceso de calidad de dicha empresa. En 1991 el libro de Robert Camp seguía siendo el único libro pionero en este enfoque administrativo, por lo tanto esta falta de información es notoria cuando se analiza el Benchmarking actual. No obstante que la parte esencial de los enfoques es similar, la mayoría de las organizaciones que siguen estos procesos han desarrollado sus propias definiciones y enfoques para poder adaptarse.

¿QUÉ ES EL BENCHMARKING?

El Benchmarking es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas con el propósito de realizar mejoras organizacionales. Mientras que un Benchmark es un registro líder que se usa como estándar para poder medir que tan productiva es nuestra empresa

Tipos de benchmarking

Existen varios tipos de actividades de Benchmarking, cada uno de los cuales se define como "objetivo" o "objeto" de la actividad de Benchmarking:

Interno: En este tipo se da por sentado que existen diferencias entre los distintos procesos de trabajo de una organización como resultado de las diferencias en aspectos como la geografía, la naturaleza de los administradores, y los empleados. El objetivo de la aplicación del Benchmarking interno es identificar los estándares de desarrollo interno de una organización. Muchas organizaciones pueden darse cuenta de los beneficios inmediatos al identificar sus mejores prácticas comerciales internas y transferir luego esa información a otras partes de la organización.

Competitivo: Comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de los competidores directos de la organización. Su objetivo es identificar información específica acerca de los productos, procesos y los resultados comerciales de sus competidores y los compara con los de su organización. Es de gran ayuda cuando se busca posicionar los productos, servicios y procesos de la organización en el mercado, identifica algunas similitudes. Los competidores pueden unir fuerzas para participar en los proyectos conjuntos de benchmarking, generalmente, incluye compartir información entre ellos, con base en confiabilidad y respeto.

En la mayoría de los casos, las organizaciones que son analizadas por el benchmarking emplean tecnologías y prácticas comerciales que son idénticas o al menos tienen similitudes. Con frecuencia los competidores tienen otras cosas en común, tales como el acceso a los canales de marketing, fuentes de empleo o competidores internacionales. La identificación de algunas similitudes se puede convertir en una posible ventaja. En muchos casos, las lecciones que se aprenden de los competidores se pueden aplicar a nuestra organización sin mayores complicaciones.

Funcional (genérico): Comprende la identificación de productos, servicios y procesos de trabajo de organizaciones que podrían ser o no competidoras directas de su organización. Su objetivo es identificar mejores prácticas de cualquier tipo de organización que sea excelente en el área específica que se esté sometiendo el Benchmarking. Se utiliza la palabra funcional debido a que por que en este campo el benchmarking comprende actividades comerciales específicas en un área funcional determinada como, por ejemplo, manufactura, marketing, ingeniería. En una investigación de benchmarking funcional, los expertos funcionales de una organización por lo general limitan su investigación en Benchmarking a su propia área de pericia funcional. La diferencia clave de esta clase de Benchmarking es que se puede enfocar en cualquier organización de cualquier industria.

Tipo Definición Ejemplos Alcances Limitaciones

Interno -Actividades similares en distintos sitios, departamentos, unidades operativas, países, etc. -Prácticas de fabricación en EUA frente a prácticas de Xerox en Japón.

-Estrategias de marketing por división. -Los datos suelen ser fáciles de recopilar. –Buenos resultados para compañías “excelentes” que están diversificadas.

-Foco limitado

-Prejuicios internos

Competitivo -Competidores directos que venden a la misma base de clientes. -Canon. –Ricoh. –Kodak. -Sharp

-Información concerniente a los resultados del negocio. –Prácticas o tecnologías comparables. –Historia de recopilación de información. -Dificultades para la recopilación de datos.

-Problemas de ética.

-Actitudes antagónicas.

Funcional (genérico) Organizaciones acreditadas por tener lo más avanzado en productos/servicios/procesos. • Almacenamiento(L. L. Bean)

• Rastreo del estado de despachos(Federal Express)

• Servicio al cliente (American Express) -Alto potencial para descubrir prácticas innovadoras. –Tecnología o prácticas altamente transferibles. –Desarrollo de redes profesionales. –Acceso a bases de datos pertinentes. –Resultados estimulantes. -Dificultad para transferir prácticas a un medio diferente.

-Alguna información no es transferible.

-Consume tiempo.

¿POR QUÉ UTILIZAR EL BENCHMARKING?

Las organizaciones emplean el benchmarking con diferentes fines. Algunas organizaciones posicionan el benchmarking como parte total de un proceso global de solución de problemas con el claro propósito de mejorar la organización.

Las organizaciones utilizan el benchmarking con objetivos claros tienen un éxito mayor que las que emprenden el esfuerzo del benchmarking sin un sentido de propósito o de dirección.las empresas que han integrado el benchmarking en sus culturas han hecho grandes esfuerzos para definir y posicionar el benchmarking en la mente de sus empleados . Ellas han proporcionado una adecuada base lógica para el uso de este proceso y de sus beneficios, lo mismo que la consecuencia de que el proceso debe ser utilizado en determinadas situaciones.

 Planificación estratégica: Requiere un extenso conocimiento de mercado, las probables actividades de la competencia, lo más avanzado en productos y/o servicios, entre otras cosas. El benchmarking es una herramienta útil para recopilar información en estas áreas durante el proceso de la planificación estratégica. Esta información puede moldear una estrategia en una dirección realista o por lo menos identificar los rasgos de hacer negocios en ciertos mercados.

 Pronósticos: La información del benchmarking a menudo se utiliza para medir el estado del mercado y predecir los potenciales de éste. También proporciona una fuente de información con respecto al giro que pueden estar dando participantes claves en el mercado, tendencias en el desarrollo de productos/ servicios, patrones de comportamiento, etc.

 Nuevas ideas: El benchmarking es una excelente fuente de ideas de negocios. Uno de los beneficios de un benchmarking a gran escala es que expone a los individuos a nuevos productos, procesos de trabajo y formas de manejar los recursos de la empresa.

 Comparaciones producto/proceso: Recopilar información sobre productos o procesos de los competidores o de las empresas excelentes. Esta información

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