COMPAÑÍA MINERA ANTAMINA S.A. Planificación y Desarrollo de Negocios

COMPAÑÍA MINERA ANTAMINA S.A.

Planificación y Desarrollo de Negocios

PROCEDIMIeNTO

GESTION de cAMBIO

201211-PDN-000-PRO-K-002

rev A

Contenidos

1.        Generalidades        3

1.1        Créditos        3

1.2        Revisión        3

2.        Introducción        4

2.1        Objetivo        4

2.2        Alcance        4

2.3        Responsables del proceso        4

2.4        Definición de los principales términos en gestión de Cambio.        5

a.        Cambio en el Alcance de Proyecto (Scope Change)        5

b.        Cambio de Alcance Interno (Internal Scope Change)        5

c.        Notificación de Desviación Potencial de Presupuesto (Potential Devitation Notice)        5

d.        Transferencia de Presupuesto (Budget Shift)        5

e.        Backcharges (Cobro Revertido)        5

f.        Solicitud de cambio (SDC)        5

g.        Orden de Cambio o CCN        6

h.        Contract Format Information (CFI)        6

3.        Gestión de Cambio        6

3.1        Procedimiento        6

3.1.1        Reunión de Cambios        7

3.1.2        Solicitudes de Cambio        7

3.1.3        Solicitudes de cambio a una Orden de Servicio.        8

a.        CCN (Contract Change Notice) - Aviso de Cambio al Servicio        8

3.1.4        Solicitudes de cambio a un Contrato.        8

a.        CO (Change Order) - Orden de Cambio        8

4.        Anexos        9

4.1        Anexo 01   :   Formatos        9

4.2        Anexo 02  :  Estándares Antamina        9

1. Generalidades

1. Créditos

Aprobación

• Gonzalo Irribarra, Gerente de Proyecto POP        

girribarra@antamina.com

Elaboración

• Lyn-yang Pang, Superintendente de Control de Proyectos POP

lpang@antamina.com

• Enrique Peñaherrera, Sénior de Control de Proyectos

apenaherrera@antamina.com

• Alder Cáceres, Sénior de Control de Proyectos                  

acaceres@antamina.com

1. Revisión

• Revisión P1, emitida XX de MMM de 2013.

1. Introducción

1. Objetivo

Identificar tempranamente los cambios de alcance, plazo y costo, establecer el flujo y gestión para la emisión de cambio a un Contrato u Orden de Servicio de un proyecto. 

No se aceptarán cambios que no cuenten con la documentación y aprobación indicadas en el siguiente procedimiento.

Aunque los cambios de alcance también sean reportados como parte del programa de tendencia o desviaciones, las exigencias para el control de cambios de alcance van más allá que el de tendencias debido a su naturaleza contractual y de aprobación de la Gerencia y Presidencia de Antamina.

1. Alcance

Es aplicable a los proyectos de PDN (Planificación y Desarrollo de Negocios) y VP de Proyectos en Antamina.

Este procedimiento hace referencia a los siguientes documentos:

• Roles y Responsabilidades en PDN.^[a]
• 201211-PDN-000-EST-K-002: Estándar Control de Proyecto II.
• Procedimiento de Gestión Contractual Antamina.^[b]
• Delegación de poderes contractuales por proyectos.

1. Responsables del proceso

Los principales involucrados en una Orden de Cambio:

• Gerente del proyecto: Revisa, aprueba y firma las Solicitudes de Cambio (SDC) y en General cualquier Desviación Potencial. Es responsable del proceso completo ante el Contratista.
• Control de Proyecto: Revisa, registra, controla y firma las Solicitudes de Cambio (SDC) y en general cualquier Potencial Desviación. Es responsable de la evaluación de los potenciales impactos en el servicio.
• Logística: Revisa y aprueba la aplicabilidad de la Orden de Cambio (OC o CCN) según el alcance definido en el contrato u Orden de Servicio. Es el único responsable de la comunicación formal del servicio al Contratista del estado de la orden de cambio (OC o CCN). Recibe y emite el estatus de las Órdenes de Cambio(OC o CCN) a través de cartas. Coordina con el área Legal la emisión de las adendas correspondientes a los contratos y la comunicación al Contratista.
• VP de Área: Autoriza y firma las Ordenes de Cambio (OC o CCN) de un Contrato u Orden de Servicio de acuerdo a las políticas de Antamina.

1. Definición de los principales términos en gestión de Cambio.

Con el fin de asegurar la comprensión y evitar confusiones, malentendidos o ambigüedades, la definición de algunos de los términos clave en el contexto de la gestión del cambio del proyecto son los siguientes:

1. Cambio en el Alcance de Proyecto (Scope Change)

Es toda variación sustancial al alcance de un proyecto aprobado. Puede resultar en un aumento o disminución de los costos o del tiempo del servicio. Da pié a una solicitud adicional de presupuesto. Impacta en el Presupuesto Aprobado del Proyecto.

1. Cambio de Alcance Interno (Internal Scope Change)

Es toda variación al alcance de una Orden de Servicio o Contrato debidamente  aprobado. Puede resultar en un aumento o disminución de los costos o del tiempo del servicio. La evolución del diseño (design development) no es un Cambio de Alcance.

1. Notificación de Desviación Potencial de Presupuesto (Potential Devitation Notice)

PDN es el documento inicial que identifica un cambio potencial en el proyecto  y sirve como un mecanismo de alerta temprana para facilitar las acciones correctivas.

1. Transferencia de Presupuesto (Budget Shift)

Es una re distribución del presupuesto aprobado de cantidades o precios entre diferentes paquetes de trabajo o WBS, sin impacto en el costo total del proyecto o el cronograma. Son causadas generalmente por cambios en la estrategia de ejecución del proyecto, como por ejemplo asignar el trabajo de un subcontrato a otro.

1. Backcharges (Cobro Revertido)

Es un cobro para recuperar los costos incurridos por Antamina con cargo al Contratista o proveedor del servicio y que corresponde a su alcance de trabajo, según se encuentra definido en el Contrato o en la orden de Servicio.

1. Solicitud de cambio (SDC)

Es el documento que sustenta el cambio interno y está destinado a recoger las aprobaciones del equipo de proyecto hasta la aprobación del Gerente.

1. Orden de Cambio o CCN

Es un documento que tiene la finalidad de formalizar un cambio en de alcance. En el caso de un cambio interno, si el compromiso esta formalizado con un contrato usaremos la orden de cambio que soporta al documento electrónico llamado CFI (Contract Format Information) y si el compromiso esta formalizado con un contrato usaremos el CCN (Contract Change Notice), que es un documento físico utilizado para formalizar a Logística el Cambio de Alcance en el sistema y la comunicación al contratista.

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