COMUNICACION

“LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA”

LA COMUNICACIÓN

• CONCEPTO DE COMUNICACIÓN

Según Keith Davis: “Es el proceso de transmitir información y comprensión entre dos personas”. Es la manera de relacionarse con otras personas a través de datos, ideas, pensamientos y valores. Ésta une a las personas a partir de sentimientos y conocimiento.

1.2. COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna busca hacer del conocimiento de los empleados lo que piensa la gerencia, que la gerencia también conozca el pensamiento de los empleados, y que los empleados se conozcan entre sí.

En la empresa es bueno hacer llegar información a los trabajadores para que se sientan integrados y motivados en los distintos proyectos. La responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicación recae en los directivos.

1.3 EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación puede ser invariablemente reducida al cumplimiento de un conjunto de conductas, a la transmisión o recepción de mensajes.

EMISOR

Es quien abre el proceso de la comunicación, es quien da a conocer el mensaje y lo emite. Los emisores son aquellas personas que pueden emitir mensajes para el beneficio de la comunicación interna de la compañía y para el progreso de la entidad.

Dentro del envío del mensaje existen:

• Desarrollo de una idea: Es la idea que el emisor desea transmitir. Es un paso importante del proceso porque si el mensaje no vale la pena, todos los demás pasos serían inútiles.

• Codificación: Codificar el mensaje consiste en traducir la idea en palabras, gráficas u otros símbolos adecuados para dar a conocer el mensaje. El emisor escoge el código a fin de organizar las palabras y los símbolos en una forma que facilite el tipo de transmisión.

Existen cinco principios para precisar la codificación del mensaje:

• Pertenencia: El mensaje debe tener contenido y significado, por lo tanto se seleccionan cuidadosamente las palabras, gráficas o los símbolos que lo componen.

• Sencillez: Formular el mensaje lo más sencillo posible.

• Organización: El mensaje debe disponerse en una serie de puntos que faciliten su comprensión. Concluir cada punto que se elabore.

• Repetición: Los puntos principales del mensaje deben formularse al menos dos veces.

• Enfoque: El mensaje debe ser claro, se debe prescindir de los detalles innecesarios.

• Transmisión: Una vez desarrollado y codificado el mensaje, se transmite por el método escogido: memorándum, una llamada telefónica o una grafica personal , etc. Este paso va ligado o relacionado con el elemento del canal.

MENSAJE

El mensaje es la idea que el emisor transmite al receptor. Este toma en cuenta tanto el contenido, que constituye la identidad que la empresa quiere transmitir. El mensaje son los productos del hombre, el resultado de sus esfuerzos para codificar, es decir, cifrar o poner en clave común sus ideas.

Los mensajes son la expresión de ideas (contenidos), puestas en determinada forma.

Aspectos que deben tenerse en cuenta cuando se elabora un mensaje:

• Tener en mente al receptor.

• Pensar el contenido con anticipación.

• Ser breve.

• Organizar el mensaje cuidadosamente: lo más importante debe ir al principio. Así el tema será mas claro.

CANALES

El canal es el medio por el cual se transmite el mensaje. Dentro de la empresa hay una infinidad da canales de comunicación, ya sean formales, informales, personales o lugares. El canal debe asegurar el flujo de la comunicación eficaz.

Los canales formales de comunicación son: boletines, posters, convocatorias, audiovisuales pedagógicos, ediciones internas de información, inserciones en el sobre de sueldo, correos electrónicos, etc.

Los canales informales de comunicación son: departamentos, secretarias, mensajeros, y estos mismos son emisores y receptores a la vez.

También existen canales básicos de la comunicación tales como las oficinas, auditorios, cafeterías, corredores, elevadores, etc. Y otros que están específicamente para procesos de comunicación como salas de juntas, círculos de calidad, etc.

RECEPTOR

El receptor es quien recibe el mensaje, y a su vez cierra el proceso de la comunicación mediante la recepción y aceptación del mensaje que se transmitió, y retroalimenta al emisor.

• Recepción: La transmisión permite a otra persona recibir el mensaje. La iniciativa pasa a los receptores el mensaje, que se preparan para recibir el mensaje.

• Decodificación: Es la traducción de mensajes a una versión comprensible para el receptor. El emisor quiere que el receptor comprenda el mensaje en la forma en que fue transmitido, pero es el receptor quien decide si ha comprendido o no el mensaje. Para esto es importante la atención que se le preste, ya sea al escucharlo, leerlo, etc.

• Aceptación: Una vez que los receptores han recibido y decodificado el mensaje, tienen la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo. La aceptación depende de una decisión personal, él verá si acepta una parte o todo el mensaje.

• Uso: El receptor hace uso de la información, efectuando las tareas, siguiendo las instrucciones o guardarla para el futuro u optar por otra alternativa.

RETROALIMENTACIÓN

Cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor, la retroalimentación ha tenido lugar. Ésta completa el circuito de la comunicación, pues el mensaje fluye del emisor al receptor y de nuevo da cuenta a aquél.

Al no haber retroalimentación, esto puede deberse a que el mensaje no se recibió, no se comprendió o el receptor debe indagar la falta de retroalimentación.

CARACTERÍSTICAS DE LA RETROALIMENTACIÓN:

• Útil: Para enriquecer la información del emisor.

• Descriptiva: Para que sea eficaz.

• Específica: De manera que indique la comprensión del mensaje.

• Oportuna: En el lugar y contexto adecuados.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

El proceso de la comunicación funciona como un sistema abierto. Por lo tanto, la información está expuesta a sufrir ciertas alteraciones, las cuales llamaremos barreras.

Existen tres tipos de barreras, las cuales son:

• Barreras físicas: Interferencias, como suele suceder en conversaciones telefónicas.

 Ruido: Afecta directamente al canal del mensaje, lo cual la recepción va a ser afectada.

 Temperaturas extremas: Ésta afecta la capacidad de comprensión del mensaje.

• Barreras semánticas: Es cuando el mensaje se entiende de distintas formas.

 Mensaje emisor: “lo necesito lo más pronto posible”-

 Receptor 1: “inmediatamente”.

 Receptor 2 : “rápido, pero no es tan urgente”.

 Barreras afectivas: Son aquellas que ocurren cuando el emisor mezcla sentimientos, emociones, conductas, etc. en la transmisión del mensaje, lo cual afecta la recepción de la información.

Ejemplo: Un jefe debe dar una información a tres subordinados, con uno de ellos tiene mala relación humana, por lo cual el mensaje lo transmite de mala forma.

REDES DE COMUNICACIÓN

La circulación de información en la empresa se puede realizar de múltiples formas por las cuales debe fluir la información hasta llegar a sus destinatarios, lo que se denomina redes de comunicación.

En la empresa estas redes, permiten combinar las distintas direcciones que pueden tomar la información: ascendente, descendente y horizontal.

Estas redes pueden ser formales, establecidas por la empresa, e informales, surgidas espontáneamente entre los trabajadores.

REDES DE COMUNICACIÓN FORMAL:

Establecidas por la empresa con el fin de hacer llegar la información necesaria en el momento preciso y a la persona adecuada. Éstas respetan la jerarquía empresarial.

Los flujos de estas redes, han de ser regulares, estables y previsibles, evitando así la insuficiencia de información, la cual sería fuente de rumores incontrolados.

TIPOS DE REDES FORMALES MÁS FRECUENTES

Las redes en “cadena”, en “Y” y en “estrella” están enfocadas a la centralización de la información, siendo más eficaz. En cambio las restantes son más descentralizadas, pero aumentan el grado de satisfacción de los trabajadores al sentirse partícipe de las informaciones transmitidas.

REDES DE COMUNICACIÓN INFORMAL

Aquellas que nacen espontáneamente de las relaciones que establecen las personas por sus afinidades. El fin de esta red es satisfacer las necesidades sociales de las personas. Estas redes ayudan a los trabajadores a crecer y desenvolverse mejor en su entorno laboral. Representa un efecto positivo para la empresa, aunque a veces pueden tener efectos negativos que absorben en exceso el interés de los empleados.

Éstas sustituyen redes formales ineficientes y crea canales alternativos, siendo a veces más rápidos y eficaces que los formales.

Sirven para realizar actividades extralaborales, tales como: culturales, de ocio, deportivas que actúan como un factor integrador decisivo.

EFECTOS DE LAS REDES DE COMUNICACIÓN

Efectos Positivos: Aquí es donde surgen sentimientos de colaboración y solidaridad en la cual el trabajador se siente en un ambiente laboral agradable, es más eficiente, logrando así

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