CONTABILIDAD III

Tema 1 Sistemas de Registro

1.1. Introducción a los sistemas manuales

En la actualidad, toda entidad requiere de información financiera para la correcta toma de decisiones.

Por sistema de registro entenderemos como el método que se utiliza para transformar las operaciones contables en estados financieros.

Los sistemas contables brindan con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más completa y detallada. Esta información financiera es valiosa para la iniciativa privada, el gobierno, los bancos, los administradores y los individuos particulares, porque les permite evaluar actuaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.

La elección y aplicación de un determinado sistema de registro para una empresa, lo determina su tamaño, giro, recursos y criterio del contador.

Los sistemas de registro se dividen en dos: Manuales

Electrónicos

1.1.2 Sistema de Diario Continental

El procedimiento de registro de operaciones denominado Continental, que es el primero de que se tiene noticia, fue expuesto por el fraile franciscano Luca Paccioli, en el siglo XV, año de 1494 al cual se refiere nuestro Código de Comercio desde el año de 1887.

Este sistema consiste en registrar en el libro Diario por medio de asientos todas las operaciones al irse realizando (en orden cronológico) para después pasarse diariamente uno a uno tanto a los auxiliares como al libro Mayor, para obtener después en éste último los datos para hacer los estados financieros. Lara Flores

Empresas que pueden aplicarlo. Este procedimiento lo aplican empresas que tengan muy poco volumen de operaciones. Actualmente no se aplica en su forma pura, sin embargo su importancia radica en que es la base de todos los demás sistemas.

Desventajas:

1. No es posible registrar oportunamente en el libro Diario un gran volumen de operaciones, ya que no admite la división del trabajo por tratarse de un libro empastado y foliado

2. Las operaciones deben registrarse en forma manuscrita en los libros

3. Los asientos del libro Diario deben ser pasados diariamente, uno por uno, al libro Mayor, indicando fechas, cantidades, contracuentas y números de folio, lo cual hace que el registro sea sumamente lento

4. El pase a las subcuentas de los Mayores auxiliares se deben hacer tomando los datos del libro Diario, lo cual obliga a interrumpir el registro en el libro Diario causando retraso en los registros.

Diagrama de flujo de operaciones del Sistema de Diario Continental

Pase constante

===== Igualdad

Formatos de los libros principales

DIARIO GENERAL Folio No. 1

Fecha Num asiento CONCEPTO Folio mayor Parcial Debe Haber

MAYOR Folio No. 1

Bancos

Fecha Num asiento CONTRACUENTA Folio Diario Debe Haber Saldo

MAYOR Folio No. 2

Clientes

Fecha Num asiento CONTRACUENTA Folio Diario Debe Haber Saldo

Auxiliar de mayor

No. 100-102 Cuenta Bancos Subcuenta 001 Bancomer cta no. 250250

Fecha Num asiento CONCEPTO Debe Haber Saldo

1.2. SISTEMA DE DIARIO TABULAR. (COLUMNAR)

Al hablar de los procedimientos de registro, nos referimos a la evolución del Diario Continental

A través del tiempo, ajustándose a las necesidades que en su momento debían atenderse o resolverse. Tanto por lo que se refiere a la división del trabajo como a la simplificación en el registro de las operaciones.

Evolución del Diario Continental

1 Diario Mayor Único

2 Diario tabular o Columnar

3 Diario y Caja

4 Centralizador

5 Pólizas

6 Procedimiento de cuentas por cobrar

7 Procedimiento de cuentas por pagar

8 Procedimiento de volantes o fichas

9 Procedimientos combinados

Sistema de Diario Tabular o Columnar

CONCEPTO

El diario tabular es un método de registro manual cronológico (consecutivo) que emplea un registro en el cual se anotan las operaciones tanto en diario como en mayor, mediante asientos de concentración , mismos que representan, para cada una de las cuentas que intervienen, mediante sus cargos y abonos, los movimientos acumulados durante el periodo de referencia.

CARACTERÍSTICAS

 Sistema manual de registro

 No permite la división del trabajo por ser un libro empastado y foliado

 No permite registrar un gran volumen de operaciones

 Utiliza el rayado columnar, destinando dos columnas especiales para asentar las cuentas que registran mayor movimiento de cargo y abono y una columna para asentar cargos en las cuentas que tienen movimiento constante de cargo, por ejemplo: Gastos de venta, gastos de administración, los mismo aplica para las cuentas acreedoras como son: Ventas

ALTERNATIVAS QUE SE PUEDEN SEGUIR EN ESTE SISTEMA.

Se pueden seguir dos alternativas, que son:

 Que el Diario Tabular haga las veces de Diario Principal

 Que el Diario Tabular tenga el carácter de Diario Auxiliar y concentre sus operaciones en otro Diario General.

Entidades que pueden aplicar este sistema:

 Profesionistas, tales como abogados, médicos, etc.

 Empresas pequeñas que registren poco movimiento de operaciones

VENTAJAS Y DESVENTAJAS.

Las principales ventajas que tiene el Diario tabular con respecto al Diario Continental, son las siguientes:

a) Las operaciones quedan clasificadas por cuentas, lo cual permite conocer, al momento, tanto el movimiento deudor como el acreedor de cada una de ellas, sin necesidad de consultar al Libro Mayor.

b) Los asientos de las operaciones pasan por concentración a las cuentas del Mayor o al Diario general, según la alternativa que se haya adoptado, en lugar de pasarlos uno a uno, con lo cual se consigue una considerable ahorro de tiempo y trabajo.

Desventajas:

a) No permite la división del trabajo, debido a que todas las operaciones deben ser registradas en dicho Diario por una sola persona.

b) Por el número de columnas de valores de que consta, resulta un libro demasiado grande y, en consecuencia, difícil de manejar.

c) Cuando las columnas para cargos y abonos están en un mismo lado, con frecuencia se comete el error de cargar en vez de abonar, o viceversa.

d) Por lo distantes que del concepto quedan las columnas, con frecuencia se comete el error de cambio de renglón.

Gráficas del funcionamiento del Diario Tabular

Cuando el Diario Tabular Cuando el Diario Tabular

Funciona como Diario auxiliar funciona como Diario principal

PASE CONSTANTE (DIARIO)

=========== IGUALDAD O EQUIVALENCIA

----------- PASE POR CONCENTRACION

BASES PARA PROYECTAR EL RAYADO.

Al proyectar el rayado para un Diario Tabular, deberá tenerse en cuenta, en primer lugar, cuáles son las operaciones que se repiten con frecuencia y, por tanto, las más numerosas, con el objeto de que en el rayado se destinen columnas especiales a las cuentas que se vean afectadas por tales operaciones.

No obstante, es natural que, por las operaciones efectuadas, se afecten otras cuentas que no tienen columna especial en el rayado. En este caso, para poder ejecutar los cargos y los abonos a ellas, sin necesidad de ampliar en forma desproporcionada el rayado, se emplea un espacio denominado Varias Cuentas, el cual, usualmente va colocado al final del mismo.

Este espacio de varias cuentas se compone de lo siguiente: una parte para redacción y dos columnas de valores, (debe y haber). Cuando haya necesidad de afectar alguna de las cuentas que no tengan columna especial, se anotará el nombre en la parte reservada a la redacción; y la cantidad, en la columna respectiva de valores, según sea cargo o crédito.

Asiento de concentración

Es el asiento que mensualmente se pasa del Diario tabular a las cuentas del libro Mayor cuando el diario tabular hace las veces de libro principal o al Diario General cuando Diario tabular hace las veces de libro auxiliar. Y se forma con las sumas de los movimientos deudores y acreedores de todas flas cuentas, tengan o no columnas especiales

Periodo de concentración

Al periodo de tiempo que se escoja para hacer los pases del Diario Tabular al Libro Diario se le llama periodo de concentración. Usualmente es mensual, una vez establecido éste, deberá observarse durante todo el ejercicio.

Si hubiere algunas circunstancias que aconsejaren reducir el periodo de concentración (por ejemplo, a cada quince días), éste deberá implantarse al iniciar un nuevo ejercicio, pero no adoptarlo cuando el ejercicio ya se haya iniciado con un periodo distinto.

Análisis de varias cuentas.

Como para formular el asiento de concentración hay que pasar los totales de cargo y abono de cada cuenta, es necesario, al final de cada mes, hacer un análisis o resumen de las anotadas en Varias Cuentas.

Este análisis se efectúa recapitulando los cargos y los créditos a una misma cuenta, y anotando, en el resumen solamente el total de los mismos.

En esta forma se procede con cada una de las distintas cuentas anotadas en el espacio ya mencionado.

Resumen de varias cuentas.

Se forma con el total de cargos y abonos que recibieron cada una de las cuentas que no tienen una columna especial en libro Diario tabular, y que aparecen en el espacio de varias cuentas el resumen se anota al pie del espacio de varias cuantas, baja el título de :”Resumen de varias cuentas”.

Ejemplo:

Varias Cuentas

Nombre de la cuenta Debe Haber

Documentos por cobrar $ 15,000.00

Documentos por cobrar $10,000.00

Documentos por pagar 300,000.00

Mobiliario y Equipo de ofna 6,000.00

Mobiliario y equipo de ofna 14,000.00

$ 35,000.00 $310,000.00

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Resumen Debe Haber

Documentos por cobrar $ 15,000.00 $ 10,000.00

Documentos por pagar 300,000.00

Mobiliario y equipo de ofna 20,000.00

Sumas $ 35,000.00 $310,000.00

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