CONTABILIDAD

INTRODUCCIÓN

La administración es un proceso, que se aplica a todo tipo de organizaciones sin importar si esta es grande o pequeña. El objetivo de la administración, es mantener a cada uno de los miembros de la organización, trabajando y desarrollando un conjunto de actividades con el fin cumplir o lograr objetivos establecidos.

A continuación, veremos las etapas o fases que comprende la administración, las cuales, el administrador debe llevar a cabo, para así, aprovechar los recursos con los que cuenta la empresa y poder alcanzar las metas establecidas por dicha organización.

Además, conoceremos algunas de las tendencias administrativas que se han desarrollado a lo largo de los años con la ayuda de distinguidos autores, con el fin de mejorar el desempeño organizacional; hay tendencias que son implementadas y forman parte de algunas organizaciones y otras no.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION

1. PROCESO ADMINISTRATIVO

Se entiende por proceso al conjunto de actividades que interactúan para generar un fin o beneficio común. Podemos definir al proceso administrativo como el conjunto de actividades que se desarrollan para hacer funcionar una institución. Algunos estudiosos como Francisco Javier Laris Casillas dicen que “el proceso administrativo es la administración en marcha”.

Este proceso comprende etapas, todas absolutamente dinámicas, pues no cabe concebir a la administración si no es en movimiento constante.

El proceso administrativo se aplica en instituciones privadas, públicas y no gubernamentales que tienen un funcionamiento complejo. Sin embargo el proceso administrativo debe aplicarse en toda empresa que quiera tener mayores posibilidades de éxitos, aunque sea una empresa pequeña, sin alto grado de complejidad.

Las etapas del proceso administrativo son:

1.1. PLANEACIÓN

Es considerada como la más importante de las funciones administrativas, por el hecho de ser ella quien plantea las actividades y tareas concretas de la visión.

La acción planificadora significa pensar en el futuro adoptando decisiones concretas sobre objetivos, formulando políticas, fijando procedimientos, realizando presupuestos y pronósticos confeccionando programas y valiéndose de las estrategias necesarias para la coordinación integral de todos los planes.

La planeación tiene unos elementos fundamentales que deben cumplirse al momento de elaborarse. Estos son:

 Objetivos: Resultados deseados.

 Cursos alternos de acción: Diversos caminos, formas de acción o estrategia.

 Elección: Determinación, análisis y selección de la decisión más adecuada.

 Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencia y trazar actividades futuras.

1.2. ORGANIZACIÓN

Esta etapa del proceso administrativo consiste en la determinación de actividades, insumos y recursos, tanto humanos como tecnológicos, con el fin de lograr cumplir los objetivos definidos anteriormente en el proceso de planeación. Ello influye también en la asignación de las tareas a las personas y organización de los individuos en un marco de toma de decisiones (estructura organizativa).

El resultado final del proceso es una organización que consiste en un conjunto unificado de las partes que actúan en armonía para ejecutar tareas para lograr objetivos tanto de manera eficaz y eficiente.

La organización permite darle un orden lógico a las cosas, determinando la mejor forma de utilizarlo en tiempo y espacio. Su importancia se debe a que, por medio de ella se busca determinar que recursos y actividades se requieren para alcanzar los objetivos.

La labor organizativa orienta sus esfuerzos hacia el establecimiento de prácticas tendientes a lograr:

a) Una correcta división del trabajo, a través de la creación de funciones y la departamentalización.

b) Una adecuada coordinación del trabajo, a través de elementos integradores que permitan la interrelación de la organización y ganar la voluntad de trabajo.

c) Una asignación de autoridad, a través de la estructuración de niveles jerárquicos y la aplicación del principio de delegación, que sea consistente con el tipo de organización imperante.

d) La puesta en marcha de sistemas de desarrollo organizacional, que permitan obtener el máximo aprovechamiento en los fines fijados con los elementos disponibles.

1.3. DIRECCIÓN

El papel de la dirección es poner a funcionar a la empresa y dinamizarla. Se relaciona con la acción –cómo poner en marcha-, y tiene mucho que ver con las personas: se halla ligada de modo directo con la actuación sobre los recursos humanos de la empresa.

Es la etapa encargada de motivar a los empleados, orientar las actividades de otros, elegir el canal más eficaz de comunicación, y resolver los conflictos entre los empleados. Esta es la función administrativa que se refiere a la relación interpersonal del administrador con su subordinado. Para que la planeación y la organización puedan ser eficaces, se deben complementar con la orientación y el apoyo de las personas a través de comunicación, liderazgo y motivación adecuados. Mientras las otras funciones del proceso administrativo son impersonales, la dirección constituye un proceso interpersonal que determina las relaciones entre los individuos.

La dirección está relacionada con la actuación sobre las personas de la organización, por lo que constituye una de las más complejas funciones de la administración. La dirección es una función administrativa distribuida en todos los niveles jerárquicos de la organización. En el nivel institucional, se denomina dirección; en el nivel intermedio, se denomina gerencia, y en el nivel operacional recibe el nombre de supervisión de primera línea.

Aún cuando se habla de estos tres niveles de dirección, en todos los niveles lo que se dirige son personas, y aunque cada área de competencia sea distinta, el proceso es igual para todos: tratar con subordinados mediante la comunicación, el liderazgo y la motivación. (De momento aquí concluye lo que se refiere a conceptuar la dirección, más adelante en el área de Recursos Humanos se profundiza sobre los estilos de dirección más reconocidos y de mayor aplicación en la actualidad).

1.4. CONTROL

Ningún objetivo podrá cumplirse correctamente sino se controla la forma como se trabaja en pos de él.

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control está en verificar si la actividad controlada está o no alcanzando los objetivos o resultados esperados. En este sentido, el control es básicamente un proceso que guía la actividad ejecutada hacia un fin previamente determinado.

El proceso de control presenta cuatro etapas o fases:

 Establecimiento de objetivos o estándares de desempeño

 Evaluación o medición del desempeño actual

 Comparación del desempeño actual con los objetivos o estándares establecidos.

 Acción correctiva para superar los posibles desvíos o anormalidades.

Las principales características del control son las siguientes:

 Orientación estratégica hacia los resultados: el control debe apoyar planes estratégicos y enfocarse en las actividades esenciales que diferencian la organización.

 Comprensión: el control debe apoyar el proceso de toma de decisiones presentando datos en términos comprensibles. El control debe evitar informes complicados y estadísticas engañosas.

 Orientación rápida para las excepciones: el control debe indicar los desvíos con rapidez mediante una misión panorámica del sitio en que ocurren las variaciones, y qué se debe hacer para corregirlas adecuadamente.

 Flexibilidad: el control debe proporcionar el juicio individual que se pueda modificar para adaptarse a nuevas circunstancias y situaciones.

 Autocontrol: el control debe proporcionar confiabilidad, buena comunicación y participación de las personas involucradas.

 Naturaleza positiva: el control debe hacer énfasis en el desarrollo, el cambio y el mejoramiento; debe apalancar la iniciativa de las personas y minimizar el papel de las sanciones y los castigos.

 Claridad y objetividad: el control debe ser imparcial y preciso para todos. Como propósito fundamental, se debe respetar el mejoramiento del desempeño.

2. TENDENCIAS ADMINISTRATIVAS

2.1. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO).

La APO es una técnica de dirección de actividades mediante la planeación y el control administrativo, basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organización necesita definir antes qué negocio está realizando y a dónde pretende llegar. Primero se establecen los objetivos anuales de la empresa, formulados en un plan de objetivos a largo plazo (que pueden ser quinquenales o decenales), y los objetivos de cada gerente o departamento, con base en los objetivos anuales de la empresa.

La APO es un proceso por medio del cual el gerente general y los gerentes de área de una organización identifican objetivos comunes, define las áreas de responsabilidad de cada uno de los términos de resultados esperados y emplea esos objetivos como guía para la operación de los negocios. De este modo, el desempeño proyectado

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