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CONTROL FINANCIERO DE HOTELES EN ALMACENES

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Enviado por   •  23 de Marzo de 2013  •  798 Palabras (4 Páginas)  •  245 Visitas

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CONTROL FINANCIERO DE ALMACENES EN HOTELES

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Autor: Alberto Hernández Zambrano

www.powerpeople.com.mx

correo: luis.rivera@powerpeople.com.mx

Control Financiero de los almacenes

La amplia variedad de aspectos de las responsabilidades sobre la materia prima afectan a diversos departamentos y cada uno de ellos ejerce un cierto grado de control sobre los productos, a medida que éstos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.

Los controles involucrados, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción, hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de la materia prima, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales de este sistema son: Planeación, compra, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

PLANEACIÓN: La base para planear la producción y calcular las necesidades en cuanto a inventarios, la integra el presupuesto, llámese también pronóstico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas.

La programación de producción, presupuestos de inventarios y el detallado de la materia prima y mano de obra necesaria, se desarrollan en base al presupuesto de ventas. Aunque se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control de las actividades de producción y nos proporcionan una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.

COMPRA: En este rubro se aprecian dos responsabilidades diferentes:

Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se requieren.

Compras, que consiste en colocar la orden de correspondiente y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna de la materia prima y bajo las menores condiciones de pago posibles.

RECEPCIÓN: Es responsable de las siguientes acciones:

La aceptación de la materia prima solicitada, después que ésta haya sido debidamente contada, inspeccionada en respecto a su calidad y estado, comparada con una copia aprobada de la orden de compra.

La elaboración de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación de la materia prima.

La entrega o envío de las mercancías recibidas, a los almacenes u otros lugares previamente determinados, esto como precaución contra la apropiación indebida de activos.

ALMACENAJE: Las materias primas disponibles para ser procesadas deben encontrarse bajo la custodia del departamento de almacenes y las responsabilidades de los integrantes del departamento son básicamente:

Comprobación de las cantidades que se reciben.

Asegurar el almacenaje adecuado para la preservación y conservación de las mercancías además de protegerlas contra diversos elementos y las extracciones no autorizadas.

Extracción ó surtido de materia prima si y solo si se cuenta con la autorización de salida para producción, venta o traspaso.

PRODUCCIÓN: La materia prima en proceso se encuentra bajo control físico, el control interno de los inventarios, incluye en esta área lo siguiente:

La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.

Notificación rápida sobre desperdicios producidos, mercancía dañada, merma, etc., de manera tal que las cantidades y costos correspondientes a los inventarios, puedan ser ajustados en los registros, para ello es necesario conocer el factor de rendimiento de cada producto, previa prueba de rendimiento.

La información rápida y precisa de parte de producción, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costos y los procedimientos de control de producción.

CONTABILIDAD: Con respecto a la materia prima, se dedica a mantener el control contable sobre los costos de la misma, a medida que circula a través de los procesos de adquisición, producción y venta. La administración de almacenes se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener (Stock de máximos y mínimos), la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.

El control interno sobre los almacenes es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de cualquier empresa que comercializa alimentos y/o bebidas. Las compañías exitosas protegen esmeradamente sus inventarios ya que en ellos se encuentra uno de los activos más importantes de la misma. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios de materia prima deben incluir:

Conteo físico de la materia prima por lo menos una vez cada mes, no importando cual sistema se utilice

Supervisión eficiente de los departamentos de compras, recepción y en su caso, procedimientos de embarque.

Almacenamiento de la materia prima para protegerla contra el robo, daño ó descomposición.

Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto precio de adquisición.

Comprar el inventario al mejor precio de adquisición posible y bajo las mejores condiciones de pago.

Mantener suficiente inventario disponible para prevenir carecer de productos indispensables y evitar pérdidas en ventas.

No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con esto el gasto por concepto de almacenamiento y dinero restringido en artículos innecesarios

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(2013, 03). CONTROL FINANCIERO DE HOTELES EN ALMACENES. ClubEnsayos.com. Recuperado 03, 2013, de https://www.clubensayos.com/Negocios/CONTROL-FINANCIERO-DE-HOTELES-EN-ALMACENES/627620.html

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"CONTROL FINANCIERO DE HOTELES EN ALMACENES." ClubEnsayos.com. 03, 2013. consultado el 03, 2013. https://www.clubensayos.com/Negocios/CONTROL-FINANCIERO-DE-HOTELES-EN-ALMACENES/627620.html.