Capitulos Del 2 Al 16 De Atomatizacion De Procesos Administrativos 1

Ejercicio 2

Investigue los procesos que a continuación se enumeran. Posteriormente elabore un diagrama para representarlo en forma gráfica. Incluya además, el subsistema de la organización en que está inmerso dicho proceso. Identifique los productos del subsistema y sus insumos o entradas.

1. Renovación de una licencia de conducir.2. Actualización de datos en la SAT para un pequeño contribuyente.3. Atender un pedido de un cliente en una fábrica y distribuidora de tabletas de chocolate.

Ejercicio 3

1) Empleado solicita vacaciones

Menor tiempo en el llenado de la solicitud.

Menor tiempo en la espera de la respuesta.

Menor tiempo perdido en el proceso de solicitud de vacaciones

2) Recursos humanos revisa días disponibles

Acceso rápido a la información.

Se garantiza la exactitud en días disponibles

3) Jefe directo aprueba vacaciones

Se lleva mayor control de los empleados activos y los que están en vacaciones

4) Recursos humanos descuenta vacaciones

Mejor control del pago final al empleado.

Se garantiza mayor exactitud y consistencia en los cálculos efectuados con nueva tecnología

5) Se le comunica al empleado el resultado

Se mejora la comunicación.

Se integran diferentes áreas de la organización.

El resultado comunicado oportunamente al empleado.

Ejercicio 4

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

En los siguientes ejercicios calcular la productividad con los datos que se le proporcionan. Compare luego los resultados obtenidos.

1) Inversión de Q300 de mano de obra y Q700 de materiales y se producen 300 unidades o piezas.

2) Inversión de Q700 de mano de obra y Q400 de materiales y se producen 150 unidades o piezas.

3) Inversiones: A Mano de obra Q. 170,000b. Costos Administrativos Q. 125,000c. Materiales Q. 600,000d. Servicios diversos Q. 30,000e. Combustible Q. 10,000Unidades producidas en el período 200,000 unidades.

4) Inversiones: a. Recurso humano Q. 300,000b. Costos Administrativos Q. 225,000c. Materiales de oficina Q. 300,000d. Servicios diversos Q. 50,000Servicios vendidos en el período 870,000.

5) El número de llamados recibidos mensualmente es de 200. Estas son llamadas que deben ser atendidas y resueltas por el personal de la empresa. Los recursos utilizados en el sistema manual son los siguientes:

• Papel y fotocopias Q 240.00 mensuales.

• Persona responsable del proceso Q3,250.00 mensuales de sueldo (incluye prestaciones).

• Espacio (Q100.00 el m2 mensual), se utilizan 4 m2 de archivo, el valor total por espacio es de Q400.00 mensual.

• Llamadas Telefónicas, debido a que las llamadas son recibidas por los clientes no hay ningún costo por este recurso. También se realizan llamadas internas para darle seguimiento a los problemas, pero éstas tampoco tienen costo.

Ejercicio 5

1. Generación del informe mensual del IVA al fisco Recopilación: la agrupación de facturas de cada mes. Procesamiento: ingresar los datos de cada factura en el programa. Distribución: enviar los datos de cada factura que se ingresó en el programa. Utilización: fisco recibe los datos del informe mensual

2. Recepción y distribución de documentos en la organización Recopilación: Se reúnen todos los datos necesarios de cada empleado en la organización para determinar a quién y de quien se estará enviando o recibiendo información. Procesamiento: Se obtiene los datos y se reordenan de forma adecuada para que al final del proceso se obtenga información, como por ejemplo, ¿a quién no se le mando documentos? ¿A quién no se le pidió información? , etc. Distribución: Se distribuyen todos los documentos a los empleados de una manera fácil y rápida, puede ser por correo, fax, etc. De la misma manera se puede ejecutar la recepción. Utilización: Se concluye el objetivo por el cual se realizó dicho proceso, se obtienen los documentos deseados ya sean estos enviados o recibidos.

3. Generación de informes de inventario Recopilación: ver producto disponible en venta, producto que se vendió y producto que está en bodega. Procesamiento: la creación en computadora de tal informe. Distribución: imprimir dicho inventario. Utilización: el saber el porcentaje de venta.

4. Facturación para cursos matriculados en línea Recopilación: saber los datos que tiene que contener cada factura Procesamiento: realizar cada factura Distribución: imprimir dicha factura Utilización: utilizar cada factura para dicho curso

5. generación del informe de flujo de efectivo desde la gerencia financiera. Recopilación: La agrupación de datos financieros así como auxiliares e integraciones. Procesamiento: ingresar los datos de cada informe financiero para elaborar el flujo de efectivo. Distribución: se distribuye la información obtenida de cada informe financiero en los ítems que corresponden a la determinación que corresponden al flujo de efectivo. Utilización: la gerencia genera el informe del flujo de efectivo para determinar el movimiento financiero de la empresa.

Ejercicio 6

Instrucciones y enunciado del ejercicio: Determine cuál es el propósito de la comunicación en la administración. Explique porque y como se logra un cambio de la estructura organizacional para:

1. Aumentar la aceptación de las reglas organizacionales por los subordinados.

R/ Se va a lograr en el momento en el que se haga entender a cada subordinado que debe respetar la jerarquía que existe dentro de la organización, porque esto hará que la comunicación sea más efectiva y entendible para cada colaborador de la organización.

2. Obtener mayor dedicación a los objetivos organizacionales.

R/ Lograr hacer sentir que cada colaborador dentro de la organización es una pieza clave para el desarrollo de los objetivos y del cumplimiento de metas, informándole al colaborador todo lo concerniente al producto que se está elaborando que en este caso son chocolates, como hacerle saber que si realizan bien el trabajo el producto será el mejor, porque así lograremos que la empresa se coloque como una de las mejores en el mercado.

3. Proporcionar los datos necesarios para tomar decisiones.

R/ Porque así tendremos bien informados a todo el personal de mando medio de lo que los mandos altos desean para la organización, y lo vamos a realizar mediante la retroalimentación, que se tendrá que realizar como mínimo una vez a la semana, para que de esta forma puedan tomar decisiones correctas y acordes a lo que la empresa necesita.

4. Clarificar las responsabilidades de tarea.

R/ Porque de esta forma queda bien estipulado cuales son las funciones que le competen a cada colaborador, así de esta forma no van a realizar toda una misma función y al final ninguno realiza nada, y lo vamos a lograr mediante el uso de alguna pizarra en donde se coloquen las funciones y las metas individuales. Asimismo podemos solicitar reportes en los cuales se lleve un control diario de lo que realizan en el día.

5. Identificar los puestos de autoridad y fijar las responsabilidades para el desempeño.

R/ Con esto lograremos hacer que cada quien conozca la jerarquía dentro de la empresa y hacer que cada quien la respete, lo vamos a lograr mediante la presentación formal década mando ya sea alto o medio con el personal que tendrá a cargo e indicarles que cualquier duda o inconveniente se tienen que avocar a la persona que corresponde.

Ejercicio 7

Instrucciones y enunciado del ejercicio:

En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes que se cometen al sistematizar determinado proceso de dicho departamento. A continuación se identifican cinco de los errores típicos que se cometen con más frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Después de haber leído la información complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capítulo. Error Definición Solución Carecer de un plan Al sistematizar procesos dentro de un departamento de atención al cliente se desconoce que se está sistematizando, porque yo, hacia donde llevaría dicho proceso

• Definir los objetivos que se persiguen

• Establecer el plan de desarrollo en

Fases. Se busca un sistema de talla única

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