Caso: Travel expense & Payroll fraud

Caso:  Travel expense & Payroll fraud

Abstracto

El caso trata sobre fraude en nómina y gastos de viaje por parte de una empleada, la cual fue descubierta derivado de una acusación anónima, dicha acusación motivó a los Directivos a realizar una Auditoria Forense sobre los sucesos relacionados a dicha empleada, de los cuales se identificaron los siguientes:

1. Contratación de personal sin previa investigación o validación de referencias:

• Se contrató a la señora Smith que tenía cargos penales por malversación

1. Personas ajenas a la plantilla dadas de alta en el plan de pensiones y beneficios de salud

• La señora Smith se encontraba en el plan de pensiones y beneficios de salud a pesar de no ser parte de la plantilla

1. Movimientos en la plantilla del personal sin supervisión

• baja de la señora Smith sin documentación que amparara la misma

1. Movimientos en catálogo de proveedores sin supervisión

• alta de la señora Smith como consultor

1. Malversación de fondos

1. Gastos de viaje inflados
2. Gastos de viaje duplicados
3. Falta de comprobación de anticipo de viáticos
4. Comprobantes apócrifos

La Sra. Smith confesó haber alterado los documentos con el propósito de recibir fondos adicionales

1. Políticas de gastos desactualizadas

• La política de viajes de la compañía establece que todos los viajes se deben organizar a través del agente de viajes y el pago debe realizarse directamente por la compañía. Este requisito estaba desactualizado porque la organización no tenía un contrato actual con una agencia de viajes.

1. Incumplimiento de políticas

Conforme al triángulo del fraude podemos representarlo de la siguiente manera:

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Introducción

Los gastos de viaje en muchos casos son difíciles de monitorear y de soportar con documentación, por lo que se puede prestar a la realización de acciones fraudulentas por parte de los que realizan los viajes para beneficio personal, a costas de la empresa.         

Sin los sistemas de control adecuados, cualquier empresa puede ser susceptible de fraude en gastos por parte de los empleados.

Según una noticia publicada en el periódico El Economista “Los viajes de negocio son el segundo rubro con mayor gasto en la empresa tan sólo después de la nómina, y tienen un porcentaje de fraude de entre 25 y 30% por parte de los empleados, sin contar las facturas de avión y hotel, es decir, los colaboradores duplican facturas o declaran montos superiores a los reales”.

Cuestionamientos

1. ¿Qué componentes del control interno fallaron?

El caso nos muestra una falla de control en todos los elementos de Control Interno desde el Ambiente de Control hasta las Actividades de Supervisión, se identifican los siguientes acontecimientos:

1. Contratación de personal sin previa investigación o validación de referencias:

• Se contrató a la señora Smith que tenía cargos penales por malversación

1. Personas ajenas a la plantilla dadas de alta en el plan de pensiones y beneficios de salud

• La señora Smith se encontraba en el plan de pensiones y beneficios de salud a pesar de no ser parte de la plantilla

1. Movimientos en la plantilla del personal sin supervisión

• baja de la señora Smith sin documentación que amparara la misma

1. Movimientos en catálogo de proveedores sin supervisión

• alta de la señora Smith como consultor

1. Fraude en fondos otorgados para gastos de viaje

1. Gastos de viaje inflados
2. Gastos de viaje duplicados
3. Falta de comprobación de anticipo de viáticos
4. Comprobantes apócrifos

La Sra. Smith confesó haber alterado los documentos con el propósito de recibir fondos adicionales

1. Políticas de gastos desactualizadas

• La política de viajes de la compañía establece que todos los viajes se deben organizar a través del agente de viajes y el pago debe realizarse directamente por la compañía. Este requisito estaba desactualizado porque la organización no tenía un contrato actual con una agencia de viajes.

1. Incumplimiento de políticas

Sin embargo existe una falla importante en la implementación de actividades de control toda vez que no existen políticas y procedimientos viables para su ejecución.

Así mismo existe una falla en el ambiente de control, ya que la administración es la responsable de proporcionar supervisión al control interno, de acuerdo con el PRINCIPIO 2 DE COSO que menciona: “El consejo de administración demuestra independencia de la dirección ejerce la supervisión del desempeño del sistema de control interno”, lo cual no se ve reflejado ya que los controles implementados se encuentran obsoletos.

En el caso de la evaluación de riesgos el PRINCIPIO 7 menciona que la organización identifica los riesgos para la consecución de sus objetivos en todos los niveles de la organización y los analiza como base sobre la cual determinar cómo se deben gestionar, la lectura deja notar que no existió una evaluación de riesgos adecuada.

2. Si bien se dan algunos detalles de la evidencia, mencione qué documentos reuniría Ud. para demostrar de forma contundente la culpabilidad del perpetrador?

Para la presentación del caso se están considerando dos perpetradores el CFO y la señora Smith

• Contrato de relación laboral entre la compañía y la señora Smith y el CFO
• Relación de reembolsos pagados a la señora Smith con los comprobantes entregados a la compañía.
• Relación de pagos realizados por concepto de honorarios a la señora Smith
• Confirmación de las aerolíneas y hoteles, certificado, sobre los importes reales pagados y fechas de viaje realizadas por la señora Smith
• Declaración de la señora Smith antes las autoridades competentes para proceder legalmente

3. Si Ud. fuera el perito de la autoridad judicial, qué evidencia considera faltó o bien pediría a quien integró el expediente, de acuerdo a los datos del caso?

Para efectos de realizar el caso, se aterrizarán algunos conceptos de acuerdo a las leyes mexicanas.

• Primero, una petición por parte del representante legal de la compañía para iniciar el proceso penal ya que de acuerdo al
• Segundo, que las declaraciones de la señora Smith tuvieran un procedimiento adecuado para poder utilizarlos ante un tribunal o autoridad competente, que de acuerdo al Artículo 225 menciona que “La querella es la expresión de la voluntad de la víctima u ofendido o de quien legalmente se encuentre facultado para ello, mediante la cual manifiesta expresamente ante el Ministerio Público su pretensión de que se inicie la investigación de uno o varios hechos que la ley señale como delitos y que requieran de este requisito de procedibilidad para ser investigados y, en su caso, se ejerza la acción penal correspondiente. La querella deberá contener, en lo conducente, los mismos requisitos que los previstos para la denuncia. El Ministerio Público deberá cerciorarse que éstos se encuentren debidamente satisfechos para, en su caso, proceder en los términos que prevé el presente Código. Tratándose de requisitos de procedibilidad equivalentes, el Ministerio Público deberá realizar la misma verificación.”
• Obtener las confirmaciones de los proveedores de los servicios falsificados por la señora Smith cuidando la cadena de custodia que de acuerdo al Código Nacional de Procedimientos Penales comprende lo siguiente: “La cadena de custodia es el sistema de control y registro que se aplica al indicio, evidencia, objeto, instrumento o producto del hecho delictivo, desde su localización, descubrimiento o aportación, en el lugar de los hechos o del hallazgo, hasta que la autoridad competente ordene su conclusión.

Con el fin de corroborar los elementos materiales probatorios y la evidencia física, la cadena de custodia se aplicará teniendo en cuenta los siguientes factores: identidad, estado original, condiciones de recolección, preservación, empaque y traslado; lugares y fechas de permanencia y los cambios que en cada custodia se hayan realizado; igualmente se registrará el nombre y la identificación de todas las personas que hayan estado en contacto con esos elementos.”

Lectura (Traducción)

Los gastos de viaje y el fraude en la nómina se han convertido en temas candentes tanto para las organizaciones con y sin fines de lucro. Las debilidades en los controles internos y la codicia contribuyen al problema actual de los activos y las ganancias que se desprenden lentamente de las organizaciones incautadas. Los examinadores de fraudes trabajan estrechamente con la administración de la organización y los auditores internos para diseñar programas de disuasión de fraude y realizar investigaciones de fraude cuando se descubren problemas. La colusión entre dos o más empleados hace que la prevención del fraude sea más desafiante. Debido a esto, el proverbial mantra "Ton at the top" se vuelve aún más conmovedor. Además, es muy importante que las organizaciones sean siempre conscientes del riesgo de fraude, realicen evaluaciones periódicas del riesgo de fraude y revisen sus controles sobre la tecnología de la información como parte de un sólido programa de prevención de riesgos. Este artículo ofrece un estudio de caso de un fraude que involucra gastos de viaje y fraude de nómina como una forma de ilustrar qué puede suceder, qué se puede hacer y qué valor se puede agregar durante y después del compromiso forense.

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