Travel expense & payroll fraud

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Auditoria Forense

Primer caso: Travel expense & payroll fraud  

Profesor: Gabriel Valencia González.

Alumno: Edgar Hernández Saucedo

1. Abstracto del caso con los puntos más importantes, con un mínimo de una cuartilla.

El caso gira en torno a la señora Smith, un miembro clave del equipo ejecutivo de la Compañía X. Ella creó un formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje de rutina, respaldado por documentación que indicaba que había reservado y pagado personalmente los boletos de avión usando su tarjeta de crédito. Dado que la empresa no tenía una cuenta de viaje corporativa, los empleados utilizaban tarjetas de crédito personales y buscaban el reembolso.

La señora Smith logró que su formulario fuera aprobado y la persona encargada de cuentas por pagar procesó su reembolso sin examinar detenidamente los detalles. Sin embargo, una carta, probablemente enviada de manera anónima, alertó a la junta directiva de que la señora Smith tenía antecedentes penales por malversación, información que omitió en su solicitud de empleo. Esto llevó a los investigadores forenses Eric Kreuter y Sereena Sawhney a iniciar una investigación encubierta.

El equipo forense revisó los documentos de gastos de viaje anteriores de la señora Smith y descubrió inconsistencias y violaciones de políticas en sus informes, incluidos reembolsos duplicados y evidencia de viajes faltante. Siguió una entrevista formal con la señora Smith para abordar estas preocupaciones.

Además, el equipo forense identificó un pago a un proveedor categorizado como "honorarios de consultoría", lo que generó sospechas, ya que la señora Smith era una empleada, no una contratista independiente. El equipo recomendó mejoras organizativas, enfatizando la necesidad de contar con controles internos sólidos y supervisión activa. Destacaron la responsabilidad de la gerencia en establecer un entorno de control efectivo, fomentando la honestidad, la ética y la comunicación transparente con los empleados.

En última instancia, el caso subraya la importancia de mantener un marco de control sólido para prevenir el fraude en la nómina y los reembolsos de gastos, y la responsabilidad recae en la gerencia de crear una cultura de integridad e implementar sistemas de control efectivos.

1. ¿Qué componentes del control interno fallaron?

Los componentes del control interno que fallaron incluyeron un ambiente de control deficiente, una segregación de funciones inadecuada, revisión insuficiente, falta de validación de documentos, proceso de aprobación ineficaz y una cultura de cumplimiento débil. Estos fallos permitieron que el fraude de reembolso de gastos y nómina ocurriera sin ser detectado a tiempo.

1. Ambiente de Control Deficiente: El ambiente de control se refiere al tono que la alta dirección establece con respecto a la importancia del control interno y la ética. En este caso, la señora Smith pudo manipular el proceso de reembolso de gastos y ocultar su historial criminal debido a un ambiente de control insuficiente que no fomentaba la transparencia y la integridad.

1. Segregación de Funciones Inadecuada: Un principio clave del control interno es la segregación de funciones, que implica que las diferentes etapas de un proceso estén asignadas a personas diferentes para prevenir fraudes y errores. En este caso, la señora Smith pudo completar la solicitud, aprobarla y procesar el reembolso, lo que permitió que ella misma aprobara su propio fraude.

1. Revisión Insuficiente: La persona encargada de cuentas por pagar no revisó adecuadamente la documentación de reembolso de gastos de la señora Smith antes de aprobar el pago. Una revisión más rigurosa habría revelado inconsistencias y violaciones de políticas.

1. Falta de Validación de Documentos: Los documentos presentados por la señora Smith no fueron validados adecuadamente para verificar la autenticidad de los gastos de viaje y la evidencia de los mismos. Esto permitió que presentara gastos falsos o duplicados sin ser detectados.

1. Falta de Proceso de Aprobación Efectivo: La falta de un proceso de aprobación efectivo permitió que la señora Smith obtuviera la aprobación de su solicitud de reembolso sin un escrutinio adecuado por parte de un supervisor u otro nivel de autoridad.

1. Cultura de Cumplimiento Débil: La cultura organizativa no enfatizaba la importancia del cumplimiento de políticas y regulaciones. Esto permitió que la señora Smith y otros empleados ignoraran las políticas de la empresa y actuaron de manera fraudulenta sin temor a consecuencias.

1. Si bien se dan algunos detalles de la evidencia, mencione: ¿qué documentos reuniría Ud. para demostrar de forma contundente la culpabilidad del perpetrador?

Para demostrar de manera contundente la culpabilidad del perpetrador en este caso de fraude en el reembolso de gastos de viaje y nómina, se requerirían los siguientes documentos y pruebas:

1. Formularios de Solicitud de Reembolso: Los formularios completados por la señora Smith para solicitar los reembolsos de gastos de viaje serían esenciales. Estos formularios deberían mostrar los detalles de los gastos incurridos, las fechas de los viajes y cualquier documentación adjunta.

1. Comprobantes de Gastos: Cualquier comprobante o factura relacionada con los gastos de viaje, como boletos de avión, recibos de hoteles, facturas de restaurantes, etc., serían cruciales para corroborar los gastos reclamados.

1. Registros de Tarjetas de Crédito: Los extractos de las tarjetas de crédito personales de la señora Smith podrían proporcionar evidencia de los pagos realizados por los gastos de viaje. Esto incluiría los cargos de los boletos de avión y otros gastos relacionados.

1. Correspondencia Interna: Cualquier comunicación por correo electrónico u otros medios entre la señora Smith y el personal de cuentas por pagar, como aprobaciones de reembolsos o preguntas sobre el proceso, podría revelar detalles adicionales sobre su participación en el fraude.

1. Reportes de Auditoría Forense: Los informes generados por los investigadores forenses, como Eric Kreuter y Sereena Sawhney, serían esenciales. Estos informes describirían las inconsistencias encontradas en los registros de gastos y las violaciones a las políticas organizativas.

1. Documentación de Antecedentes Penales: Cualquier evidencia que respalde la afirmación de que la señora Smith tenía antecedentes penales por malversación debería ser incluida, como informes de antecedentes penales o cualquier otra documentación oficial.

1. Entrevistas y Declaraciones: Cualquier declaración o testimonio de la señora Smith, así como de otras personas involucradas en el proceso de reembolso, podrían proporcionar información importante sobre su participación y conocimiento del fraude.

1. Políticas y Procedimientos de la Empresa: Los documentos que establecen las políticas y procedimientos de la empresa con respecto a los reembolsos de gastos y la conducta ética serían relevantes para demostrar que la señora Smith violó deliberadamente las normas establecidas.

En conjunto, esta combinación de documentos y pruebas permitiría establecer de manera sólida la culpabilidad de la señora Smith en el fraude de reembolso de gastos de viaje y nómina, demostrando la inconsistencia entre sus acciones y las políticas y regulaciones de la empresa.

1. Si Ud. fuera el perito de la autoridad judicial, ¿qué evidencia considera que faltó o bien se la pediría a quien integró el expediente, de acuerdo a los datos del caso?

Como perito de la autoridad judicial en este caso de fraude en el reembolso de gastos de viaje y nómina, consideraría importante asegurarme de que se hayan recopilado y presentado todas las pruebas pertinentes para respaldar el caso. Si existen elementos que parecen faltar o que podrían fortalecer la evidencia, podrían ser requeridos. Aquí hay algunas áreas en las que podría centrar mi atención:

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