Ciclo de Activos Fijos

ACTIVOS FIJOS/PROPIEDADES Y EQUIPO

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

SI, NO, N/A

COMENTARIOS

Adquisiciones

1.        Todas las órdenes de adquisición son autorizadas apropiadamente:

a.        El capital presupuestado para adquisiciones se revisa y aprueba por la gerencia.

b.        La adquisición de activos es controlada con referencia al capital  presupuestado, para asegurar que el presupuesto se invierta en adquisiciones aprobadas.

c.        Una orden de compra es llenada y aprobada para cada inversión de capital.

d.        Son llenadas y contabilizadas las autorizaciones individuales de adquisiciones.

2.        Son recibidos los activos para todas las órdenes de adquisición hechas:

a.        La terminación de los principales proyectos de adquisiciones se anota en las minutas del consejo.

b.        Las órdenes de adquisición que no se completan, se revisan e investigan con regularidad.

c.        Las adiciones a los activos fijos son conciliadas con las autorizaciones de gastos de adquisiciones.

3.        Todas las adquisiciones son completadas y registradas con precisión:

a.        Las copias de las órdenes de compra para inversiones son proporcionadas al personal encargado de registro del libro mayor de adquisiciones/cuentas por pagar.

b.        La descripción de los activos en la orden de adquisición es clara, o se aclara por el personal de adquisiciones cuando sea necesario.

c.        Las notas de recepción de mercancía/reportes de recepción y las órdenes de adquisición, son conciliadas y las diferencias investigadas.

4.        Los pagos son hechos de manera oportuna después que son recibidos los activos:

a.        La responsabilidad de aprobar las adquisiciones está segregada de la de preparación de pagos.

b.        Las órdenes de adquisición y facturas son cotejadas y la recepción de activos confirmada antes del pago.

Desarrollo de propiedad y/o desarrollo interno de equipo

5.        Todos los desarrollos de propiedad y/o los proyectos desarrollados internamente, son apropiadamente autorizados, supervisados y completados:

a.        Un plan de desarrollo que especifique la naturaleza, costo y tiempo, es preparado por el departamento apropiado y autorizado por el director financiero y la administración.

b.        El gerente de proyecto reporta con regularidad a la administración y cualquier exceso en los costos se identifica y explica prontamente.

c.        La terminación del proyecto, de acuerdo con el plan de desarrollo, es revisada y aprobada por un miembro independiente de la administración a cargo del proyecto.

Salvaguarda de activos

6.        Los activos fijos son salvaguardados de pérdida o robo:

a.        Un registro de activos fijos es mantenido y actualizado con regularidad.

b.        Los activos fijos son contados periódicamente y se hace una conciliación con el registro de los activos fijos.

c.        Las categorías de activos se definen claramente y se hacen marcas de identificación al equipo y mobiliario portátiles.

d.        Existe seguridad física que previene la remoción de activos en las instalaciones.

e.        Se enlista los documentos de propiedad y su ubicación.

f.        El título de propiedad se mantiene a nombre de la compañía y se encuentra en las instalaciones; está almacenado en una caja de seguridad.

g.        La responsabilidad por la custodia y el registro esta segregada.

Bajas o eliminaciones

7.        Todas las bajas o eliminaciones son autorizadas y registradas completa y correctamente:

a.        Se requiere el criterio del gerente para aprobar las eliminaciones de activos, antes de llevarlos a cabo.

b.        Los formatos preenumerados de autorización para la eliminación de activos o transferencias, son adecuadamente utilizados y contabilizados.

c.        Los restos de los activos o facturas destinados a  reventa son autorizados y comunicados a la función contable.

Contabilidad

8.        El registro de activos fijos se actualiza precisa y oportunamente:

a.        Las proyecciones contables y los registros de propiedad están segregados de la contabilidad del libro mayor general.

b.        La función de registro está segregada de la función de control, o administración de proyectos.

c.        El registro de activos fijos es conciliado periódicamente con el libro mayor general.

d.        Las facturas que no concilian con el mayor son revisadas al final del período contable.

e.        Los activos totalmente depreciados son revisados periódicamente para asegurar que se encuentran en uso todavía.

9.        Los Contratos a largo plazo y/o desarrollo de propiedad son adecuadamente contabilizados:

a.        Los registros contables permiten la identificación de todos los costos internos (por ejemplo de tiempo) y externos (por ejemplo facturas, certificados de evaluación) relacionados con el proyecto.

b.        Las estimaciones pagadas a contratistas son recibidas por el área de contabilidad y consignadas en un diario antes de ser enviadas al gerente de proyecto para su aprobación. Las retenciones hechas a los contratistas son registradas cuando se recibe la factura.

c.        Los gastos capitalizados son aprobados de acuerdo con un criterio definido consistentemente aplicado.

d.        Los contratos, valuaciones y facturas son revisados al final del período para asegurar que se han contabilizado todos los compromisos pendientes.

10.        La depreciación es calculada apropiadamente  utilizando métodos consistentes y vidas útiles de activos :

a.        Las tasas de depreciación están basadas en la vida útil estimada de los activos.

b.        Los valores residuales de los principales activos, son revisados periódicamente.

c.        Las tasas de depreciación y los métodos aplicables han sido establecidos para cada categoría de activos y son revisados periódicamente para asegurar que todavía son apropiados.

d.        Los supervisores contables revisan periódicamente qué tan razonables son los cargos por depreciación.

PED        Las verificaciones programadas en relación a lo razonable de la depreciación, identifican los cálculos poco usuales.

PED        Las de edición rutinas programadas evitan el ingreso de tasas o métodos no autorizados.

Reporte de activos fijos y Control financiero

11.        El costo del capital de los proyecto se estima, monitorea y controla adecuadamente:

a.        Son contratados gerentes calificados de proyecto.

b.        Los gerentes de proyecto proporcionan con regularidad reportes de avance a la administración y el área contable monitorea y reporta los costos actuales.

12.        Las revelaciones cumplen con los principios contables:

a.        Las políticas de valuación y, depreciación son revisadas al final de cada período para asegurar su consistencia y cumplimiento con los principios contables.

b.        Los activos fijos que se utilicen como valores o garantías, son reportados por la administración al área financiera de manera oportuna, para ser incluidos en el reporte financiero.