Circular Externa 034

CAPITULO III

REGLAS RELATIVAS A LA ADECUADA ADMINISTRACION DE LOS BIENES RECIBIDOS EN DACIÓN

EN PAGO

CONTENIDO

- Consideraciones Generales

1. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN BRDPS

1.1. Políticas en materia de aceptación y administración de BRDPS

1.2. Procedimientos para la aceptación, administración y enajenación de los BRDPS

1.2.1 Responsabilidades de la junta directiva u órgano equivalente

1.2.2. Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad

1.3. Mecanismos para la estimación de pérdidas y cuantificación de provisiones

1.3.1. Reglas para la constitución de provisiones sobre BRDPS inmuebles

1.3.1.1. Modelo para el cálculo de provisiones sobre BRDPS inmuebles

1.3.1.1.1. Tasa Base de Provisión (B)

1.3.1.1.2. Factor de Ajuste de la Provisión (F)

1.3.1.1.3. Cálculo de la Provisión (P)

1.3.1.1.4. Aprobación del modelo para el cálculo de provisiones sobre BRDPS

1.3.1.2 Constitución de provisiones de BRDPS inmuebles para las entidades que no cuentan con modelo aprobado por la SBC

1.3.2. Reglas para la constitución de provisiones sobre BRDPS muebles

1.4. Reglas sobre los procedimientos de control del sistema

1.4.1. Control Interno

1.4.2. Responsabilidad del revisor fiscal

2. ALGUNAS REGLAS SOBRE LA CONTABILIZACIÓN DE BRDPS

3. REGLAS EN MATERIA DE AVALÚOS

3.1. Criterios

3.2. Contenido mínimo del avalúo

3.3. Requisitos de antigüedad del avalúo

4. REGLAS RELATIVAS AL PLAZO LEGAL PARA LA VENTA DE LOS BIENES

4.1. Plazo para la enajenación

4.2. Reglas sobre el otorgamiento de prórroga del plazo legal para la enajenación

5. REGLA ESPECIAL APLICABLE A LAS SOCIEDADES FIDUCIARIAS

6. REGLA ESPECIAL APLICABLE A LOS FONDOS DE PENSIONES OBLIGATORIAS Y A LOS

FONDOS DE CESANTÍAS

- Consideraciones Generales

Toda entidad vigilada por la SBC está legalmente facultada para recibir bienes en dación en pago parcial o total de obligaciones previamente contraídas en el curso de sus negocios.

Dicha facultad, para el caso de los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros, se encuentra contenida en los numerales 6º y 7º del artículo 110 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (EOSF), regla según la cual tales entidades pueden adquirir y poseer bienes muebles e inmuebles producto del pago de deudas previamente contraídas en el curso de sus negocios o adquirirlos en pública subasta por razón de adjudicaciones judiciales.

La recepción de bienes en dación en pago (BRDPS) debe entenderse siempre como un mecanismo excepcional para recuperar unos recursos que tienen la vocación principal de ser colocados o administrados de acuerdo con la actividad reglada de los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros y que, por tal motivo, tales bienes deben ser enajenados dentro de determinados plazos.

El presente capítulo tiene como propósito fijar los parámetros mínimos que deben observar las entidades financieras para la adecuada administración y contabilización de los BRDPS, con el fin de dar estricta aplicación a la regla contenida en el artículo 110 EOSF. Para ello se señalan las reglas que deberán observarse para la enajenación de tales activos, las reglas para estimar la pérdida esperada derivada de su no enajenación dentro de los plazos establecidos en la ley, así como las instrucciones relativas al régimen de responsabilidad de los órganos de dirección y administración de la entidad vigilada en relación con la adecuada gestión del riesgo contenido en los BRDPS.

1. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN BRDPS

Para los efectos de lo dispuesto en el artículo 110 numerales 6º y 7º EOSF, los establecimientos de crédito y las sociedades de servicios financieros deben contar con un Sistema de Administración de BRDPS, que les permita gestionarlos adecuadamente, con el propósito de enajenarlos dentro de los plazos establecidos en la norma y deben calcular el nivel de provisiones necesarias para cubrir la pérdida esperada derivada de la no enajenación de los mismos dentro de los plazos establecidos en dicha norma.

El sistema de administración que para el efecto diseñen las entidades a que se refiere el presente numeral, debe incluir los siguientes parámetros:

1. Políticas de la entidad en materia de aceptación y administración de BRDPS.

2. Procedimientos que establezcan con claridad responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y administración en relación con la aceptación de bienes en pago y el proceso de custodia y enajenación de BRDPS.

3. Mecanismos que permitan estimar la pérdida esperada por la no enajenación de tales activos dentro de los plazos establecidos en la norma y cuantificar las provisiones.

4. Procedimientos de control del sistema.

1.1. Políticas en materia de aceptación y administración de BRDPS

La política que en esta materia se adopte debe considerar:

1.1.1. Los parámetros que tendrá en cuenta la entidad para aceptar bienes en dación para el pago de obligaciones previamente contraídas por terceros de modo que se procure recibir bienes que gocen de características adecuadas para ser enajenados y obtener la mejor recuperación posible de los recursos expuestos.

1.1.2. Que dichos activos se adquieren con carácter temporal (plazo máximo de dos o cuatro años) y, en consecuencia, el balance debe reflejar si la enajenación se ha llevado a cabo o no dentro del plazo máximo legal.

1.1.3. Que las mismas deben desarrollarse de manera razonablemente acorde con el SARC, toda vez que la excesiva acumulación de dicha clase de activos refleja problemas en la gestión del riesgo crediticio.

1.2. Procedimientos para la aceptación, administración y enajenación de los BRDPS

Se deben adoptar mediante manuales los procedimientos que se seguirán para la aceptación y posterior enajenación de los BRDPS de modo que los mismos se administren adecuadamente. Tales procedimientos deben señalar de manera clara las responsabilidades, deberes y facultades que tienen los distintos órganos de dirección, administración y demás funcionarios de la entidad en la adecuada administración de los BRDPS.

En la elaboración de los procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes responsabilidades que en la materia tienen las juntas directivas y la alta gerencia:

1.2.1. Responsabilidades de la junta directiva u órgano equivalente

Los procedimientos que se acojan deben considerar que le corresponde a la junta directiva de la entidad u órgano equivalente, adoptar las siguientes decisiones relativas a la adecuada organización de la administración de los BRDPS

a) Señalar las políticas de la entidad en materia de aceptación de bienes en pago y administración de los BRDPS.

b) Designar, dentro de la estructura organizacional de la entidad, el cargo y área responsable de la gestión de enajenación de los BRDPS.

c) Señalar las responsabilidades y atribuciones asignadas al cargo y área encargada de gestionar la enajenación de los BRDPS .

d) Aprobar los procedimientos que diseñe la administración de la entidad para la gestión de enajenación de los BRDPS dentro del término legal.

e) Aprobar el direccionamiento de recursos humanos, tecnológicos y económicos que permitan llevar a cabo las actividades propias de la gestión de venta.

f) Aprobar las solicitudes de prórroga del plazo de enajenación que se presenten ante la SBC.

1.2.2. Responsabilidades del nivel administrativo de la entidad

Los procedimientos que se adopten deben tener en cuenta las siguientes funciones de gestión y seguimiento a cargo del nivel administrativo de la entidad:

a) Diseñar los procedimientos a seguir por las áreas y cargos asignados como responsables de la enajenación de los BRDPS.

b) Someter a aprobación de la junta directiva los procedimientos a que se refiere el numeral anterior.

c) Adelantar un seguimiento permanente de la labor del área y funcionarios encargados de la gestión de venta de los BRDPS y mantener debidamente informada a la junta directiva de los resultados en tal sentido.

d) Señalar el contenido, características y periodicidad de los informes que los funcionarios y áreas encargadas de la gestión de enajenación deben rendir.

1.3. Mecanismos para la estimación de pérdidas y cuantificación de provisiones

1.3.1. Reglas para la constitución de provisiones sobre BRDPS inmuebles

1.3.1.1. Modelo para el cálculo de provisiones sobre BRDPS inmuebles

Las entidades pueden diseñar y adoptar sus propios modelos internos para el cálculo de provisiones sobre

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