Componentes Del Sistema

UNIDAD 1.- COMPONENTES DEL SISTEMA

1.1 Elementos del sistema

Si una empresa quiere mantener la rentabilidad de sus productos necesita conocer las fuerzas fundamentales de su entorno. ¿Cómo puede la dirección de la empresa conocer a tiempo los cambios en las necesidades y deseos de sus clientes, las nuevas iniciativas de la competencia, las nuevas formas de distribución, etc.? La respuesta es clara: la dirección debe desarrollar y mantener un sistema de información de marketing y tener la habilidad de contar con un buen sistema de investigación de mercado.

Se puede definir a un sistema de información de marketing de la siguiente manera: “Es el conjunto de personas, equipos y procedimientos diseñados para recoger, clasificar, analizar, valorar y distribuir a tiempo la información demandada por los gestores de marketing”.

En otras palabras, es un conjunto de componentes relacionados para reunir, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información que ayude en la toma de decisiones y en el control de una organización.

Los sistemas de información tienen 3 objetivos:

 Automatizar los procesos operativos.

 Proporcionar información que apoye la toma de decisiones.

 Lograr ventajas competitivas a través de su implementación en la empresa.

Son cinco los componentes básicos de los sistemas de información de mercadotecnia (SIM):

 Entorno interno.

 Interconexiones de usuarios.

 Bases de datos.

 Software de aplicaciones.

 Apoyos administrativos.

1.1.1 Interconexiones de usuarios

Las interconexiones de usuario es la interface del usuario. Son aquellos procesos y equipo a través de los cuales los gerentes de mercadotecnia usarán el sistema de información de marketing (SIM).

Estos incluirán a su vez:

 Tipos de computadoras a utilizar.

 Presentación de la información (Papel o en la pantalla).

 Conocimientos requeridos para el uso del sistema.

 Hardware adicional para la producción de informes y documentos.

El diseño de las interconexiones de los usuarios deberá tener un esquema cuidadoso y meticuloso; considerando las necesidades y trayectoria de los gerentes de mercadotecnia para que estos lo vean y le den el gran valor que requiere tener para su desempeño cotidiano.

1.1.2 Base de datos

La base de datos es la columna vertebral de cualquier sistema de información y más aún en programas de mercadeo uno a uno. Las bases de datos serán un conjunto bien organizado de archivos de datos que se puedan utilizar entre sí.

Los gerentes de mercadotecnia contaran con 2 tipos de categorías de datos que son:

 Datos internos.- Información de la compañía reunida en forma constante y rutinaria de sus actividades como son el desplazamiento interno de sus recursos entre departamentos, así como sus intercambios hacia su exterior.

 Datos externos.- Toda la información obtenida por fuentes ajenas a la compañía.

Para una correcta utilización del SIM se deberá de contar con una base de datos relacional que este correctamente sistematizada y bien documentada. Esto es; un conjunto organizado de datos con criterios bien determinados para que exista una vinculación con lógica entre los distintos elementos que la compongan.

Los datos de las bases de datos, están constituidos por toda la información de relevancia que pueda ser incluida en el SIM. Datos de los clientes, de la competencia, de los distribuidores, de las transacciones, de las ventas, etc. Es necesario un banco de datos para recoger y almacenar (administrar) la información interna de la empresa para su posterior consulta.

Permiten recuperar una variedad de información útil en la toma de decisiones sobre mercadeo; incluir artículos de periódicos, publicaciones sobre noticias de empresas, informe de gobierno, datos económicos y bibliografías. La calidad de los datos es el elemento fundamental para cualquier actividad o decisión soportada sobre el SIM, para lo cual debe tener tres características fundamentales: que sea fiable, (lo cual depende de la fuente), que sea homogénea (lo cual depende del mantenimiento periódico) y que sea actual.

Por calidad de los datos se entiende que los mismos estén debidamente actualizados, que los géneros se correspondan con el de los receptores de la información, que la ortografía sea correcta, que el registro efectivamente pertenezca al Target que se quiere alcanzar, que contengan todos los datos necesarios para contactar a las personas, etc. Esto implica que se deben cumplir criterios precisos, los cuales habrá que establecer, para incorporar datos a la base de datos. Más que la cantidad de datos lo realmente importante es su calidad.

Las bases de datos pueden contar con diversas fuentes de datos: Información de clientes capturados a través de diferentes actividades de ventas. Los datos de esos listados deben ser diagnosticados, depurados y homogeneizados de acuerdo a un mismo formato antes de ser incorporados a la base de datos. Esto implica establecer los criterios que deben cumplir los datos de cada registro antes de ser transcritos o importados a la base de datos. Información de clientes y prospectos capturados a través de programas especialmente diseñados con este fin Información de prospectos provenientes de fuentes externas Estos datos deben ser sometidos a un diagnóstico previo, para luego proceder a su normalización de acuerdo a los estándares que se hayan acordado.

1.1.3 Software de aplicaciones

Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia para el fácil acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que ayudan para el análisis de la información necesaria sobre las decisiones de mercadotecnia.

Existen diversos tipos de software de bases de datos diseñados para fines distintos. El software de base de datos de mercadeo no debe ser una adaptación de otro tipo de software. Las características básicas de un software de base de datos de mercadeo son las siguientes:

 Debe

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