Concepto de Nomina

Concepto de Nomina

Es una lista conformada por el conjunto de trabajadores a los cuales se les va a remunerar por los servicios que estos le prestan al patrono.

Es el instrumento que permite de una manera ordenada, realizar el pago de sueldos y salarios a los trabajadores así como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa como para el ente encargado de regular las relaciones laborales.

Diseño de Nomina

De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe diseñar el modelo de la misma apropiado, el cual cambiara sustancialmente de una empresa a otra, sujeto a la variación de las asignaciones y deducciones determinadas para la necesidad de la empresa.

A) Según su Presentación:

1.-) Nomina Manual: se elaboran por cálculo enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de mediana capacidad.

2.-) Nomina Computarizada: se elabora a través de un computador el cual permite, generalmente por medio de codificaciones calcular automáticamente tanto los aportes, como los descuentos efectuados en el periodo a pagar.

B) Según la forma de Pago:

1.-) Semanal: para obreros o personal de nomina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en el sistema.

2.-) Quincenal: para empleados cuyo lapso de pago está establecido en el sistema.

C) Según el Tipo de Personal:

1.-) Nomina Ejecutiva o Mayor: para directivos y alta gerencia (Nomina Confidencial).

2.-) Nomina de Empleados: para el resto del personal empleado.

3.-) Nomina de Obreros: para personal operativo y a su vez puede ser dividida para efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.

Partes de una Nomina

1.-) Asignaciones:

• Sueldo o salario

• Bono por asistencia

• Horas extraordinarias

• Vacaciones

• Día de descanso

• Bono nocturno

• Sobre tiempo en día feriado.

2.-) Deducciones:

• Seguro social

• Seguro de paro forzoso

• Caja de ahorro

• Sindicato

• Impuesto sobre la renta

• Fondo de ahorro para la vivienda.

¿Cómo elaborar una Nomina?

El proceso de elaboración de una nomina comienza cada vez que se inicia un periodo de pago. Estos periodos están claramente definidos en la LOTTT en su art 170 que expresa:

“El trabajador y el patrono fijaran el lapso de pago que no sea mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cundo el trabajador reciba del patrono asignaciones por concepto de alimentación y vivienda. A los obreros su salario se les paga semanalmente, mientras que tratándose de empleados el pago se realizara quincenalmente”.

Procedimiento de Nomina

Consiste en determinar el valor bruto devengado por cada trabajador, efectuando las deducciones correspondientes, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y llevar el registro individual de lo devengado por cada trabajador.

Normas de Control Interno para la Nomina

Las normas de control interno que se citaran a continuación, representan la garantía para la empresa y que los recursos monetarios destinados a la administración de personal estarán siendo habitualmente distribuidos.

1.-) Deben ser aprobados por personas:

• La contratación de personal

• El salario a pagar

• Las deducciones que se realizaran en nomina

• Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

2.-) El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:

• Preparan la nomina

• Aprueban la nomina

• Pagan la nomina

3.-) Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo

4.-) En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles de forma que la producción del trabajo pudiera ser determinado.

5.-) Debe existir separación de funciones:

• Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nomina y paga la nomina.

• Entre el personal que controla o despide y el que elabora la nomina.

• Los cálculos hechos en la nomina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.

6.-) Cuando la nomina sea pagada con cheque:

• Debe existir una cuenta bancaria que se utilice solo con ese objetivo.

• La cuenta bancaria de nomina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nomina y de la que paga la nomina.

7.-) Cuando la nomina se paga en efectivo:

• Debe hacerse un retiro exactamente por el neto a pagar.

• Cada trabajador al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezca detallado los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.

8.-) Lo funcionarios o empleados que pagan la nomina deben ser rotados periódicamente.

9.-) La distribución contable de la nomina deber ser revisada por una persona que no pertenezca al departamento de nomina.

...