Concepto e importancia del proceso administrativo

Proceso administrativo y sus fases

Los sistemas para llevar a cabo una actividad o cumplir con un objetivo deben estar guiados por una serie de pasos, a los que se les llama como proceso administrativo. Esto  permite manejar eficientemente  una organización.

Este proceso administrativo está conformado por fases en las que se realizan diferentes actividades:

• Planeación:

• Metas
• Objetivos
• Estrategias
• Planes

• Organización:

• Estructura
• Administración de recursos humanos

• Dirección:

• Motivación
• Liderazgo
• Comunicación

• Control:

• Normas
• Medidas
• Comparaciones
• Acción

Tipologías de la organización

• Organización lineal o militar

La principal características de esta organización es que la toma de la decisión se concentra en una sola persona y es quien tiene la responsabilidad de mando siendo quien organiza y distribuye las tareas.

• Organización funcional o de Taylor

Esta organización consiste en dividir  el trabajo en especialistas que tengan bajo su mando personal realizando las labores de acuerdo a su función, obteniendo así más eficacia en el trabajo de cada persona.

• Organización staff

Este tipo de organización se puede decir que es combinación de las organizaciones lineal y funcional. Tiene elementos de ejecución y de asesoría manteniendo relación entre sí. Se distingue por la relación con los objetos de la organización y por su tipo de autoridad.

• Organización matricial

En la organización matricial existe un gerente funcional a cargo que compete al departamento y un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados. Intervienen diversos especialistas de los distintos departamentos, pero la responsabilidad y autoridad se encuentra balanceada entre ambos jefes.

Control

Es el proceso por el cual se asegura que cada actividad sea realizada de acuerdo a los planes desarrollados, se utiliza para evaluar la eficiencia en las funciones administrativas.

• - De equilibrio:
• Las transacciones totales de la organización están en igualdad a los valores totales de la empresa, es decir que el equilibrio está en no perder ni ganar dinero, entonces esto hace que sus utilidades totales sean iguales a cero.
• - De los objetivos:
• El control es un medio para alcanzar un fin, o sea un objetivo. Se necesita establecer medidas de actuación que sirvan de parámetro de evaluación de lo establecido.
• - De la oportunidad:
• El control debe aplicarse antes de que el error aparezca, así pues el control debe ser oportuno, siendo que sea posible tomar medidas correctivas.
• - De las desviaciones:

Se debe analizar detalladamente las variaciones que se presentan en los planes, para así conocer las causas que las originaron tomando las medidas necesarias para en un futuro no volver a caer en ellos.

• - De costeabilidad:
• En este sistema se debe justificar el costo en tiempo y dinero, en concordancia con las ventajas que  y si este coste se justifica ante los resultados esperados.

• - De excepción:

Se delimita qué funciones estratégicas requieren este control, aplicándose en las actividades excepcionales o representativas para reducir tiempo y costos.

• - De función controladora:
• La persona que se encarga del control no se debe de involucrar en la actividad a realizar, ya que si lo hace pierde efectividad la función.
• - Principio del carácter administrativo del control:
• En este caso el control como función le corresponde solo al administrador, ya que carga con mayor responsabilidad, siendo sus operaciones de carácter técnico.
• - De los estándares:

Deben existir estándares prefijados para verificar que los resultados se encuentren dentro de lo planeado, esto sirve como indicador de medición de los resultados.

Planeación

Es la etapa inicial del proceso administrativo, consta del planteamiento del futuro deseado para la organización, a partir de ahí presentar los recursos alternativos de acción, definiendo los mecanismos correctos para alcanzar los objetivos propuestos, asignando los diferentes recursos adecuadamente para mayor eficiencia.

• - Filosofía
• Es el conjunto de elementos que identifican a la empresa, qué es lo que es y qué quiere lograr, permitiendo desarrollar el trabajo organizacional que identifica cada una de sus partes.
• - Misión
• Se habla a corto plazo del desempeño de la empresa, relacionándolo al presente de la organización, es la definición del motivo o razón de su existencia, indicando qué es lo que la empresa realiza en un momento determinando.
• - Visión
• Es a dónde quiere llegar la organización, es de carácter ambicioso dentro de lo realista. La ejecución es a largo plazo, debe ser inspiradora para los trabajadores, para que así se comprometan a alcanzar el objetivo.
• - Valores
• Son las creencias y principios que representan a la empresa, orientando el curso de acción y conducta de los trabajadores dentro de la organización. Es la fuente de inspiración y motivación, favoreciendo con esto a la imagen positiva de la empresa.
• - Objetivos estratégicos
• Los objetivos estratégicos o generales abarcan a toda la empresa, estableciéndose a largo plazo.
• - Objetivos tácticos o departamentales
• Están establecidos dentro de un área o departamento de la empresa, subordinados por los objetivos generales, son a corto o mediano plazo.
• - Objetivos operacionales
• Son establecidos por niveles específicos de la empresa, son actividades detalladas y de corto plazo.
• - Estrategias

Es la instrucción que se da para realizar una actividad, esperando producir algo. Son la base del desarrollo de un proyecto. Generalmente este tipo de directrices son transmitidas por jerarquía.

...