Contabilidad Financiera

INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO – “ITM”

Análisis de Costos y Presupuestos

Contabilidad Financiera I

Docente: Efrén Marulanda Carmona

COMPETENCIA NRO. 5: INVENTARIOS

Definición, Clasificación e Importancia desde el punto de vista financiero y de control interno.

DEFINICIÓN: Son todos aquellos bienes destinados para la venta durante el curso normal del negocio (productos terminados), así como aquellos bienes que se encuentran en proceso de producción (productos en proceso) o que se utilizarán en la producción de otros que se van a vender (materias primas), ya sean o no fabricados por la empresa y sin importar donde se hallen o donde estén ubicados o almacenados:

 En su bodega y/o en su almacén,

 Las compradas en el país o en el exterior y que estén viajando por cuenta y riesgo de la persona, negocio o empresa (Mercancías en tránsito),

 Las mercancías enviadas o entregadas a comisionistas para que ellos las vendan por cuenta de la empresa (Mercancías en Consignación).

En otras palabras, inventario es toda existencia de bienes, mercancías, productos o artículos, ya sean comprados o producidos por una persona, empresa, negocio o ente económico, con el propósito de ser vendidos.

CLASIFICACIÓN: Los inventarios se clasifican en materias primas, productos en proceso y productos terminados. Sin embargo, algunas empresas incluyen, dentro de sus inventarios, los suministros y los repuestos.

CONTROL INTERNO: El Inventario, considerado como un activo corriente, constituye uno de los activos que demanda mayor inversión y de su venta se derivan los ingresos y las utilidades operacionales de los negocios comerciales e industriales.

Una buena organización implica contar con una dependencia que se encargue de las compras, para que desde allí se controle y se registren las compras de mercancías que se realicen. Compras excesivas o por debajo de la capacidad de ventas de una persona o empresa pueden acarrear, entre otros:

Inversiones improductivas de capital, Incremento de los gastos (bodegaje y vigilancia por ejemplo), deterioro u obsolescencia de los inventarios, disminución en el volumen de ventas y por ende de las utilidades y, pérdida de Clientela.

Por ello, el control sobre dicho activo debe comenzar desde el momento en que se recibe, confrontando la orden de compra con la factura, verificando precios, cantidades y artículos solicitados. Así mismo, vigilando permanentemente las cantidades máximas y mínimas que deben permanecer en inventario. Adicionalmente, se debe establecer medidas de seguridad para evitar el daño (por luz, oscuridad, humedad, calor, frío) o hurto de las mercancías.

SISTEMAS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

Existen dos (2) sistemas o procedimientos para contabilizar y manejar los Inventarios. El sistema periódico o analítico y el sistema permanente o perpetuo.

SISTEMA PERIÓDICO o ANALÍTICO: Conocido también como juego de inventarios. Mediante este sistema, las empresas determinan el costo de la mercancía vendida y el valor de las existencias de mercancías, mediante la realización de un inventario físico (conteo) en forma periódica y mínimo una vez al año, al cierre del ejercicio fiscal.

El resultado del conteo o inventario físico se conoce como Inventario Final del período (cuenta tanto de resultados – en el costo de la mercancía vendida - como de balance general - en el activo corriente) y representa, a su vez, el Inventario Inicial del período siguiente.

Bajo este sistema, el costo de la mercancía vendida será igual a: I.I + (Compras – devoluciones en compras) - I.F.

Quiere decir, que para establecer el costo de la mercancía vendida se requiere conocer entonces esos tres elementos, o sea:

 El valor de las existencias de mercancías al inicio del ejercicio (I.I),

 El valor de las mercancías adquiridas durante el ejercicio (Compras) y sus devoluciones y,

 El valor de las existencias de mercancías no vendidas que aún se tienen en existencia al finalizar el ejercicio o período (I.F).

Paradójicamente, bajo este sistema no se maneja el rubro “Inventario – Mercancías”, ni cuando se compra, ni cuando se vende. Veamos:

Cuando se compran mercancías, se debita la cuenta "Compra de Mercancías" (62.05.XX) por su costo de adquisición. Dicha cuenta hace parte de las cuentas nominales, de resultados o transitorias y por lo tanto debe cerrarse, al final del período fiscal, contra la cuenta de ganancias y pérdidas (59.05.05). La contrapartida de la cuenta compra de mercancías, será proveedores (22.05.XX si es a crédito) o caja general o bancos (11.05.05 – 11.10.05 si es de contado).

Ejemplo: El almacén EL PIBE LTDA se dedica a la comercialización de balones profesionales para fútbol.

El 3 de abril le compra a Adidas de Colombia S.A, 50 balones a razón de $ 45.000 cada balón. Cancela de contado $ 1.000.000 y para el resto le conceden un crédito de 60 días.

Realice los asientos de diario que estime pertinentes y tenga en cuenta tanto la retención en la fuente (2.5%, si es mayor a $ ??? Averiguar), como el IVA (16 %).

Abril 3:

620501 Compras de Mercancías 2.250.000

240802 IVA por Pagar - Db 360.000

236540 Retención en la Fuente 56.250

220501 Proveedores 1.553.750

111005 Bancos 1.000.000

Entre tanto, cuando se venden mercancías se acredita una cuenta de ingresos operacionales denominada “Ventas de.....” (código 41.35.XX), que también hace parte de las cuentas de resultado y por lo tanto debe cerrarse al final del período fiscal, contra la cuenta de ganancias y pérdidas. La contrapartida de la cuenta ventas será caja general o bancos (11.05.05 – 11.10.05 si se vende de contado), o deudores clientes (13.05.XX – si se vende a crédito).

Ejemplo: El Almacén EL PIBE LTDA vendió, el 15 de abril, a una firma domiciliada en la ciudad de Cartagena, 35 de los balones adquiridos el 3 de abril, a razón de $60.000 cada balón. Le cancelan $ 1.500.000 de contado y para el resto la compañía concede un plazo de 90 días.

Realice los asientos de diario que estime pertinentes y tenga en cuenta tanto la retención en la fuente (2.5%, si mayor a $ ??? - Averiguar), como el IVA (16 %).

Abril 15:

111005 Caja General 1.500.000

130505 Deudores Clientes Nales 883.500

135515 Retención en la Fuente 52.500

240801 IVA x Pagar 336.000

413530 Venta de Artículos Deportivos 2.100.000

En el Sistema Periódico, el registro de la venta sólo utiliza información sobre el precio de venta (o sea que no interesa saber cuánto costó lo que se está vendiendo) y el ingreso se considera causado en el período contable en el que se venda y entrega la mercancía, independiente de la fecha en que se cobre la factura.

Como lo expresamos anteriormente, cuando se utiliza el sistema periódico se debe esperar hasta el final del período contable para determinar el costo de la mercancía vendida, lo cual implica un inventario o toma física del inventario, que no es más que el conteo de todas las mercancías existentes después del cierre de operaciones en el último día del período contable, valorizadas al precio de compra o costo unitario, el cual se determinará por cualquiera de los métodos de valuación permitidos, los cuales veremos mas adelante.

Veamos un ejemplo de cómo se determina el costo de la mercancía vendida (C.M.V) por este sistema y cuál es el procedimiento contable, al final del período, de las cuentas que allí intervienen:

La Compañía EL PIBE LTDA presentó, al cierre de abril 30, la siguiente información:

I.I $ 4.260.000

Compras de mercancías $ 3.000.000

I.F $ 3.900.000

C.M.V

I.I (Abril 1 $ 4.260.000

+ Compras de Mcias en abril $ 3.000.000

Mcías Disponibles para la venta $ 7.260.000

- I.F ($ 3.900.000)

C.M.V $ 3.360.000

Veamos cómo es el registro contable de cada una de las cuentas, al cierre del ejercicio o período fiscal:

 Del Inventario Final y con el fin de contabilizar su valor, el cual permanecerá durante el próximo período contable:

143501 Inventario de Mercancías (I.F) 3.900.000

590505 Ganancias y Pérdidas 3.900.000

 Del Inventario Inicial y con el fin de cancelar su saldo:

590505 Ganancias y Pérdidas 4.260.000

143501 Inventario de Mcias (I.I) 4.260.000

 La cuenta compras, por ser una cuenta temporal, también debe cancelarse o cerrarse contra G y P:

590505 Ganancias y Pérdidas 3.000.000

620501 Compras de Mcias 3.000.000

 Así mismo se debe cerrar o cancelar la cuenta de Ingresos - Ventas:

4135XX Ing. Operacionales - Ventas 2.100.000

590505 Ganancias y Pérdidas 2.100.000

Mostrar cómo se vería la cuenta 59.05.05, bajo el esquema de Cuenta "T". Así mismo, mostrar el resultado bajo el esquema de utilidad bruta en el Estado de Resultados.

Para efectos de conocer el manejo de las devoluciones, supongamos:

A. Que el 10 de abril la Compañía EL PIBE LTDA devuelve cinco (5) de los balones adquiridos el 3 de abril:

220501 Proveedores 255.375

236540 Retención en la Fuente 5.625

622501 Devolución en Compras 225.000

240802 IVA por Pagar 36.000

B. Que el 20 de abril la firma domiciliada en Cartagena le devuelve a EL PIBE LTDA, 10 balones correspondientes a la negociación realizada el 15 de abril :

417501 Devoluciones en Ventas (Db) 600.000

240801 IVA por Pagar 96.000

130505 Deudores Clientes 681.000

135515 Retención en la Fuente 15.000

Este sistema tiene algunas desventajas, como son:

 No se pueden determinar los robos, errores o extravíos en el manejo de las mercancías, toda vez que no existe una cuenta que los controle y,

 Antes de realizar el conteo físico y valorarlo es imposible conocer tanto el valor del C.M.V como el valor de la utilidad bruta, toda vez que no se conoce el valor del I.F

SISTEMA PERMANENTE o PERPÉTUO: Mediante este sistema no es necesario esperar a que termine el período contable para establecer cuál es el saldo de la cuenta inventario de mercancías, pues como veremos, este sistema facilita llevar un control permanente sobre los productos o bienes que se compran y se venden, tanto en su número como en su valor y por ende corrige las desventajas relacionadas anteriormente.

En otras palabras, bajo este sistema la cuenta de inventario de mercancías siempre está actualizada.

Contablemente se deben manejar, además de las cuentas tributarias, tres cuentas: Inventario de Mercancías, Costo de Ventas (o costo de las mercancías vendidas) e Ingresos Operacionales – Ventas. Estas dos últimas deben cerrarse al final del período contra la cuenta de ganancias y pérdidas.

Bajo este sistema no se requiere efectuar conteos físicos. Sólamente se hacen como una medida de control, a través de la comparación entre el saldo arrojado por el conteo y el saldo del libro auxiliar denominado inventario de mercancías.

Veamos los mismos ejemplos planteados, bajo el sistema periódico, para la compañía EL PIBE LTDA:

El Almacén EL PIBE LTDA se dedica a la comercialización de balones profesionales para fútbol.

El 3 de abril, le compra a Adidas de Colombia S.A, 50 balones a razón de $ 45.000 cada balón. Cancela de contado $ 1.000.000 y para el resto le conceden un crédito de 60 días.

Realice los asientos de diario que estime pertinentes y tenga en cuenta tanto la retención en la fuente (2.5%, si mayor a ?????), como el IVA (16 %).

143501 Inventario – Mercancías 2.250.000

240802 IVA por Pagar - Db 360.000

236540 Retención en la Fuente 56.250

220501 Proveedores 1.553.750

111005 Bancos 1.000.000

Obsérvese, que ya no se maneja la cuenta “Compras” y hasta acá sólo se maneja la cuenta Inventario de Mercancías (no se mueve Costo de Ventas).

El Almacén EL PIBE LTDA vendió, el 15 de abril, a una firma domiciliada en la ciudad de Cartagena, 35 de los balones adquiridos el 3 de abril, a razón de $60.000 cada balón. Le cancelan $ 1.500.000 de contado y para el resto la compañía concede un plazo de 90 días.

Realice los asientos de diario que estime pertinentes y tenga en cuenta tanto la retención en la fuente (2.5%, si mayor a $ ???), como el IVA (16 %).

Asiento A:

111005 Caja General 1.500.000

130505 Deudores Clientes Nales 883.500

135515 Retención en la Fuente 52.500

240801 IVA x Pagar - Cr 336.000

413530 Venta Artículos Deportivos 2.100.000

Asiento B, que debe ser simultáneo o seguido al Asiento A: Acá ya entra a jugar el precio o valor de lo que nos costó lo que estamos vendiendo:

6135XX Costo de Ventas 1.575.000

143501 Inventario – Mercancías 1.575.000

Como ya se expresó anteriormente y en forma similar a como se hizo bajo el sistema periódico, al cierre del período contable deben cerrarse, contra G y P, las cuentas de Ingresos Operacionales – Ventas (como un Db) y de Costo de Ventas (como un Cr).

COMPRAS, VENTAS, FLETES, DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS (COMERCIALES Y FINANCIEROS), MERCANCÍAS O INVENTARIOS EN TRÁNSITO.

COMPRAS: Representa todas las adquisiciones de mercancías (directas o indirectas) para la venta. Como cuenta se utiliza sólo bajo el sistema periódico y se debita cada que se realiza una compra de mercancías y sólo se acredita, cuando se deba corregir algún error aritmético o contable y, por ser una cuenta temporal o de resultados, cuando se cierra, al final del período contable, contra la cuenta de G y P.

VENTAS: Para este capítulo representa las ventas de mercancías efectuadas durante un período. Se utiliza bajo los dos sistemas y se acredita cada que se realiza una venta de mercancías y sólo se debita, cuando se deba corregir algún error y por ser una cuenta temporal o de resultados, cuando se cierra, al final del período contable, contra la cuenta de G y P.

FLETES: Esta cuenta representa aquella cantidad de dinero que se paga por el transporte de una mercancía, con el fin de que ésta llegue al destino del comprador.

En el momento de la negociación se decide o negocia quién asumirá dicho flete, si el vendedor o el comprador:

 Cuando es el comprador quien asume el costo del transporte, dicho valor se debe llevar como un mayor valor de la mercancía.

 Entre tanto, cuando es el vendedor quien cancela el flete, dicho valor se debe llevar como un gasto operacional de ventas (513550 - Transporte, Fletes y Acarreos).

La retención en la fuente sobre fletes es del 1%, siempre y cuando el servicio sea igual o superior a ??? - averiguar:

Si soy el vendedor:

513550 Gastos Fletes XXXX

236525 Retención en la Fte x Pagar YYY

233545 Cuenta por Pagar ó

111005 Caja o Bancos ZZZ

Si soy el comprador:

620501 Compras de Mercancías ó

143501 Inventario – Mercancías XXXX

236525 Retención en la Fte x Pagar YYY

233545 Cuenta por Pagar ó

111005 Caja o Bancos ZZZ

Sobre los Fletes también se debe cobrar y pagar el IVA?. De ser afirmativa la respuesta, cuál es la tarifa que se cobra y se paga?

DEVOLUCIONES: Visto al terminar el estudio del Sistema de Inventario Periódico.

DESCUENTOS: Por lo general, existen dos clases de descuentos: Los Comerciales y los Financieros. Veamos:

Hablamos de DESCUENTOS COMERCIALES o PIÉ FACTURA, cuando la rebaja o reducción del precio es ofrecida a cambio de atraer clientes, de promocionar productos o de incrementar las ventas.

En términos reales este tipo de descuentos disminuye el monto del ingreso generado en la venta y por ende se convierte, para el Comprador, en un menor valor del producto o del servicio.

El valor del Descuento Comercial NO debe figurar, contablemente, en los libros ni del vendedor ni del comprador, toda vez que tanto el vendedor como el comprador registran la operación comercial por su valor neto.

En otras palabras, si la mercancía ofrecida valía $100 MM y el descuento comercial aplicado fue del 15%, ambos, comprador y vendedor contabilizarán la venta y la compra por $85 MM.

NOTA: Para efectos del cálculo del IVA, el descuento comercial siempre se debe deducir antes de aplicar la tarifa del impuesto respectiva (la del IVA). Para el caso anterior, el IVA se debe calcular sobre $85 MM.

Hablamos de DESCUENTOS FINANCIEROS o CONDICIONADOS o POR PRONTO PAGO, cuando la mercancía se vende a crédito o el servicio se presta a crédito y el vendedor lo ofrece a su cliente para que éste cancele el valor de la venta antes de su fecha de vencimiento.

Será entonces opcional, para el Cliente, el utilizar o aprovechar el descuento.

Se enuncia así: 10/30, n/60. Y se lee así: El plazo otorgado para pagar es de 60 días, pero si el cliente paga antes de 30 días, se le otorgará un descuento del 10%.

Para el Cliente o Comprador dicho descuento representa un Ingreso NO Operacional, cuenta 42.10.40, la cual a su vez es una cuenta transitoria o de resultados (debe cerrarse al final del período). Intervienen también en esta operación, las cuentas 22.05.01 (C x P a Proveedores) y 11.10.05, Bancos.

Entre tanto, para el Proveedor o Vendedor, dicho descuento representa un Gasto NO Operacional, cuenta 53.05.35, que también es una cuenta nominal. Intervienen también en esta operación, las cuentas 13.05.05 (Deudores Clientes) y 11.05.05 (Caja General) o 11.10.05 (Bancos).

NOTA NRO. 1: Como este tipo de descuentos son vistos o se consideran como “Futuras rebajas de precio” y, por ser posteriores (en el tiempo) a la causación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), NO afectan en nada su base gravable: En otras palabras, en este tipo de descuentos (Financieros) el IVA se debe determinar sobre el valor de la factura, sin tener en cuenta la posible disminución del precio por el pronto pago.

NOTA NRO. 2: En el evento en que en una misma operación o hecho económico concurran ambos descuentos (Comerciales y Financieros), para efectos de determinar la base del impuesto sobre las ventas (IVA), de la factura sólo se puede restar el valor del descuento comercial.

MERCANCÍAS o INVENTARIOS EN TRÁNSITO 14.65.XX: Cuando nos referimos a ellas las tenemos que asociar con el comprador y representan para éste aquellas mercancías o inventarios que no le han llegado aún, por encontrarse en vía o en camino, pero que ya son de su propiedad y por lo tanto representan un activo corriente.

SISTEMAS O MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS.

Cantidades del mismo inventario se adquieren o se compran en diferentes fechas del período contable y por ser nuestra economía una economía inflacionaria, se adquieren a diferentes precios.

Por ello, al momento de vender las mercancías debemos tener muy claro, qué precio de compra debemos tener en cuenta. Así mismo, al momento de valorizar el inventario final debemos tener muy claro, qué costo tomar.

Para atender dichos cuestionamientos, existen varios métodos para valorizar inventarios, como son:

 Promedio Ponderado,

 Primeras en entrar, primeras en salir: PEPS o FIFO.

 Últimas en entrar, primeras en salir: UEPS o LIFO.

PROMEDIO PONDERADO: Bajo el Sistema Periódico:

Cuando las unidades que conforman el inventario final son idénticas en apariencia pero diferentes en su costo de adquisición (toda vez que se han comprado en distintas épocas y a precios diferentes), bajo este método se halla el costo promedio de cada uno de los artículos que arroje dicho inventario final.

Para ello, el valor total del I.I sumado al valor total de las compras del período, se divide por el número total de unidades del I.I sumado al número total de unidades de las compras del período.

Así por ejemplo: Compañía EMCA LTDA: A cuánto asciende el valor del inventario final de 740 unidades de cepillos de dientes ref. "CDD", si durante el mes de abril se realizaron las siguientes compras:

300 unidades a $ 2.000 = $ 600.000 (I.I)

600 unidades a $ 2.050 = $ 1.230.000 (Compra abril 5)

680 unidades a $ 2.050 = $ 1.394.000 (Compra abril 12)

400 unidades a $ 2.080 = $ 832.000 (Compra abril 22)

500 unidades a $ 2.100 = $ 1.050.000 (Compra abril 27)

Total 2.480 unidades por un valor de $ 5.106.000.

El precio promedio de cada unidad será por consiguiente: $ 5.106.000 / 2.480 unidades = $ 2.058,87 x Unidad.

Valor I.F = 740 unidades a $ 2.058.87 = $1.523.563,80.

Para su Contabilización:

 Se Db Inventario y se Cr Ganancias y Pérdidas por $1.523.56.80 c.u (I.F).

 Se Cr Inventario y se Db Ganancias y Pérdidas por $600.000 c.u (I.I).

 Se Cr Compras y se Db Ganancias y Pérdidas por $4.506.000 c.u (Compras).

 Se Db Ventas – Ingresos y se Cr Ganancias y Pérdidas (Ventas).

PROMEDIO PONDERADO: Bajo el Sistema Permanente:

Ejemplo: La Empresa Trapitos al Sol, dedicada a la comercialización de cepillos de dientes, ref. "CDD 1", presenta la siguiente información:

Inventario Inicial = 400 unidades a $ 1.500 c.u

Compras Abril 8: 150 unidades a $ 1.630 c.u

A Crédito: Abril 14: 200 unidades a $ 1.650 c.u

Abril 20: 180 unidades a $ 1.670 c.u

Abril 25: 120 unidades a $ 1.700 c.u

Ventas de Abril 12: 150 unidades a $ 2.700 c.u

Contado: Abril 19: 250 unidades a $ 2.800 c.u

Abril 24: 150 unidades a $ 2.800 c.u

Se pide : Número de unidades y valor del Inventario Final, al cierre de abril 30.

Fecha Entradas Salidas Unidades Quedan Vr. Unidad Vr. Total

1 400 600.000

8 244.500 550 1.535,45 844.500

12 230.317,50 400 1.535,45 614.180

14 330.000 600 1.573,63 944.180

19 393.408 350 1.573,63 550.771

20 300.600 530 1.606,36 851.371

24 240.954 380 1.606,36 610.417

25 204.000 500 1.628,84 814.417

Nota: Esta operación (el valor total dividido por el número de unidades que quedan en existencia), se debe realizar cada vez que se produzca una compra.

Veamos cómo se contabiliza la compra (Tomemos como ejemplo, la de abril 8) y supóngase que se debe realizar la retención en la fuente:

143501 Inventario Mercancías 244.500

240802 IVA x Pagar 39.120

220501 Proveedores – C x P 277.507

236540 Rete Fte x Pagar 6.113

Entre tanto, la venta se contabiliza así (Tomemos como ejemplo, la de abril 19 ):

110505 Caja 794.500

135515 Retención en la Fuente 17.500

4135XX Ingresos Operación. Ventas 700.000

240801 IVA x Pagar 112.000

6135XX Costo de ventas 393.408

143501 Inventario Mercancías 393.408

Manejo de las devoluciones – PERMANENTE, PROMEDIO PONDERADO: Bajo este sistema, la devolución, tanto en ventas como en compras, se registra al costo (promedio) del último saldo del inventario final que se conozca o se tenga registrado.

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR: PEPS o FIFO: Bajo el sistema Periódico.

Bajo este método, las empresas suponen que las primeras mercancías que compran son las primeras que venden, sin importar si la suposición efectivamente concuerda y si el manejo físico de las mercancías en el almacén coincide con la manera de su valoración (Así como lo hacen, en la práctica, las droguerías o las empresas dedicadas a la comercialización de lácteos).

Luego, el I.F siempre estará valorado según los precios que aparecen en las facturas de las últimas compras.

Por lo tanto, al valorar por este método se obtiene un mayor valor del I.F, un menor C.M.V, una mayor utilidad y unos mayores impuestos.

Retomando el ejemplo de la Compañía EMCA LTDA. (Visto en Promedio Ponderado – Sistema Periódico), veamos como se desarrolla por este método:

Supóngase, que de los 740 cepillos de dientes, 500 tienen un costo unitario de $ 2.100 (la compra más reciente abril 27) y que los 240 cepillos restantes tienen un costo unitario de $ 2.080 (la compra de abril 22).

Luego, el I.F a abril 30, de los 740 cepillos será:

500 unidades x $ 2.100 = $ 1.050.000

240 unidades x $ 2.080 = $ 499.200

Total: $ 1.549.200

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR: PEPS o FIFO: Bajo el sistema Permanente.

Ejemplo: La Empresa Trapitos al Sol, dedicada a la comercialización de cepillos de dientes, ref. "CDD 1", presenta la siguiente información: I.I = 400 unidades a $1.500 c.u

Compras Abril 8: 150 unidades a $ 1.630 c.u

A Crédito: Abril 14: 200 unidades a $ 1.650 c.u

Abril 20: 180 unidades a $ 1.670 c.u

Abril 25: 120 unidades a $ 1.700 c.u

Ventas de Abril 12: 150 unidades a $ 2.700 c.u

Contado: Abril 19: 250 unidades a $ 2.800 c.u

Abril 24: 150 unidades a $ 2.800 c.u

Se pide: Número de unidades y valor del inventario final, al cierre de abril 30.

Fecha Entradas Salidas Unidades Quedan Vr. Unidad Vr. Total

1 400 600.000

8 244.500 400

150 1.500

1.630 600.000

244.500

12 225.000

(150 x $1500) 250

150 1.500

1.630 375.000

244.500

14 330.000 250

150

200 1.500

1.630

1.650 375.000

244.500

330.000

19 375.000

(250 x $1500) 150

200 1.630

1.650 244.500

330.000

20 300.600 150

200

180 1.630

1.650

1.670 244.500

330.000

300.600

24 244.500

(150 x $1630) 200

180 1.650

1.670 330.000

300.600

25 204.000 200

180

120 1.650

1.670

1.700 330.000

300.600

204.000

TOTAL DEL INVENTARIO FINAL 500 834.600

Veamos cómo se contabiliza la compra (Tomemos como ejemplo, la de abril 8) y supóngase que se debe realizar la retención en la fuente:

143501 Inventario Mercancías 244.500 240802 IVA x Pagar 39.120 220501 Proveedores – C x P 277.507

236540 Rete Fte x Pagar 6.113 Entre tanto, la venta se contabiliza así (Tomemos como ejemplo, la de abril 19 ):

110505 Caja 794.500 135515 Retención en la Fuente 17.500 4135XX Ingresos Operación. Ventas 700.000

240801 IVA x Pagar 112.000

6135XX Costo de ventas 375.000

143501 Inventario Mercancías 375.000

Manejo de las devoluciones - PERMANENTE, PEPS: Bajo este sistema, la devolución en ventas hace las veces de la última compra y por lo tanto se registra por el último costo del último saldo del inventario final que se conozca o se tenga registrado. Entre tanto, la devolución en compras hace las veces de la última venta y por ende se registra por el primer costo del último saldo del inventario final que se conozca o se tenga registrado.

ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR: UEPS o LIFO: Bajo el sistema Periódico.

Bajo este método, las empresas suponen que las últimas mercancías que compran son las primeras que venden, sin importar si la suposición efectivamente concuerda y si el manejo físico de las mercancías en el almacén coincide con la manera de su valoración.

Luego, el I.F siempre estará valorado según los precios que aparecen en las facturas de las primeras compras. En otras palabras, el I.F queda valuado o valorado a costos antiguos y porque no decirlo, desactualizados.

Retomando el ejemplo de la Compañía EMCA LTDA:

Supóngase, que de los 740 cepillos de dientes, 300 tienen un costo unitario de $ 2.000 (la compra más antigua – Abril 1) y que los 440 cepillos restantes tienen un costo unitario de $ 2.050 (primer lote comprado en abril 5).

Luego, el I.F a abril 30, de los 740 cepillos será:

300 unidades x $ 2.000 = $ 600.000

440 unidades x $ 2.050 = $ 902.000

Total: $ 1.502.000

ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR: UEPS o LIFO: Bajo el sistema Permanente.

Ejemplo: La Empresa Trapitos al Sol, dedicada a la comercialización de cepillos de dientes, ref. "CDD 1", presenta la siguiente información: I.I = 400 unidades a $1.500 c.u

Compras Abril 8: 150 unidades a $ 1.630 c.u

A Crédito: Abril 14: 200 unidades a $ 1.650 c.u

Abril 20: 180 unidades a $ 1.670 c.u

Abril 25: 120 unidades a $ 1.700 c.u

Ventas de Abril 12: 150 unidades a $ 2.700 c.u

Contado: Abril 19: 250 unidades a $ 2.800 c.u

Abril 24: 150 unidades a $ 2.800 c.u

Se pide: Número de unidades y valor del Inventario Final, al cierre de abril 30.

Fecha Entradas Salidas Unidades Quedan Vr. Unidad Vr. Total

1 400 600.000

8 244.500 150

400 1.630

1.500 244.500

600.000

12 244.500

(150 x $1630) 400 1.500 600.000

14 330.000 200

400 1.650

1.500 330.000

600.000

19 330.000

(200 x $1650)

75.000

(50 x $1500) 350 1.500 525.000

20 300.600 180

350 1.670

1.500 300.600

525.000

24 250.500

(150 x $1670) 30

350 1.670

1.500 50.100

525.000

25 204.000 120

30

350 1.700

1.670

1.500 204.000

50.100

525.000

TOTAL DEL INVENTARIO FINAL 500 779.100

Veamos cómo se contabiliza la compra (Tomemos como ejemplo, la de abril 8) y supóngase que se debe realizar la retención en la fuente:

143501 Inventario Mercancías 244.500 240802 IVA x Pagar 39.120 220501 Proveedores – C x P 277.507

236540 Rete Fte x Pagar 6.113 Entre tanto, la venta se contabiliza así (Tomemos como ejemplo, la de abril 19 ):

110505 Caja 794.500 135515 Retención en la Fuente 17.500 4135XX Ingresos Operación. Ventas 700.000

240801 IVA x Pagar 112.000

6135XX Costo de ventas 405.000

143501 Inventario Mercancías 405.000

Manejo de las devoluciones - PERMANENTE, UEPS: Bajo este sistema, la devolución en ventas hace las veces de la primera compra y por lo tanto se registra por el primer costo del último inventario final que se conozca o se tenga registrado. Entre tanto, la devolución en compras hace las veces de la primera venta y por ende se registra por el último costo del último inventario final que se conozca o se tenga registrado.

PROVISIÓN Y AJUSTE DE INVENTARIOS

Las normas fiscales y contables Colombianas permiten estimar y contabilizar Provisiones, a fin de cubrir contingencias por pérdidas en Inventarios.

Su contabilización es:

52.99.15 Provisión Inventarios XXXX

14.99.XX Provisiones XXXX

Debería darse, que el inventario físico (conteo) concordara completamente con el saldo de las tarjetas de existencias (Kardex). Sin embargo, en la práctica eso no es así, pues en la mayoría de los casos, por no decir que siempre, estos dos resultados son diferentes.

Cuando ello sucede, se deben registrar contablemente los ajustes respectivos, los cuales denominaremos “Sobrantes o Faltantes en Inventaros”.

SOBRANTE: Se presentan, cuando el valor en libros es menor que el valor resultante en el conteo. En este caso, se incrementa contablemente el valor del Inventario (Cuenta 14.35.XX) y se acredita el Costo de la Mercancía Vendida (61.35.XX).

FALTANTE: Se presenta, cuando el valor en libros es mayor que el valor resultante en el conteo. Su contabilización será como sigue:

A- Si la cifra del faltante no es significativa: Se debita el Costo de la Mercancía Vendida y se acredita el valor del Inventario.

B- Cuando se presenta un robo o siniestro en general y el Seguro cubre una parte: Se acude a la provisión para Inventarios registrada previamente, o sea a: Db. 52.99.95 y Cr. 14.99.XX.

Luego, Db. 13.60.05, Db. 14.99.XX y, Cr. 14.XX.XX

C- Pérdida por culpa o a cargo de un empleado y no existe seguro:

Db. 13.65.30 y, Cr. 14.XX.XX

D- Si la cifra del faltante es significativa y no existe seguro ni responsable:

También se acude a la provisión para Inventarios registrada previamente, o sea a: Db. 52.99.95 y Cr. 14.99.XX.

Luego, Db. 14.99.XX y, Cr. 14.XX.XX.

En todo caso, antes de efectuar cualquier ajuste se debe investigar sobre el motivo que originó el faltante o el sobrante, ya que éstos pudieron deberse, entre otros a:

• Errores en los cálculos aritméticos,

• Errores en el conteo físico,

• Ventas o devoluciones que no se registraron en el Kardex,

• Compras o devoluciones que no se registraron en el Kardex,

• Mercancía que se debe registrar por su peso y ésta pierde de peso o se evapora.

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