Contabilidad Financiera

INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO – “ITM”

Análisis de Costos y Presupuestos

Contabilidad Financiera I

Docente: Efrén Marulanda Carmona

COMPETENCIA NRO. 5: INVENTARIOS

Definición, Clasificación e Importancia desde el punto de vista financiero y de control interno.

DEFINICIÓN: Son todos aquellos bienes destinados para la venta durante el curso normal del negocio (productos terminados), así como aquellos bienes que se encuentran en proceso de producción (productos en proceso) o que se utilizarán en la producción de otros que se van a vender (materias primas), ya sean o no fabricados por la empresa y sin importar donde se hallen o donde estén ubicados o almacenados:

 En su bodega y/o en su almacén,

 Las compradas en el país o en el exterior y que estén viajando por cuenta y riesgo de la persona, negocio o empresa (Mercancías en tránsito),

 Las mercancías enviadas o entregadas a comisionistas para que ellos las vendan por cuenta de la empresa (Mercancías en Consignación).

En otras palabras, inventario es toda existencia de bienes, mercancías, productos o artículos, ya sean comprados o producidos por una persona, empresa, negocio o ente económico, con el propósito de ser vendidos.

CLASIFICACIÓN: Los inventarios se clasifican en materias primas, productos en proceso y productos terminados. Sin embargo, algunas empresas incluyen, dentro de sus inventarios, los suministros y los repuestos.

CONTROL INTERNO: El Inventario, considerado como un activo corriente, constituye uno de los activos que demanda mayor inversión y de su venta se derivan los ingresos y las utilidades operacionales de los negocios comerciales e industriales.

Una buena organización implica contar con una dependencia que se encargue de las compras, para que desde allí se controle y se registren las compras de mercancías que se realicen. Compras excesivas o por debajo de la capacidad de ventas de una persona o empresa pueden acarrear, entre otros:

Inversiones improductivas de capital, Incremento de los gastos (bodegaje y vigilancia por ejemplo), deterioro u obsolescencia de los inventarios, disminución en el volumen de ventas y por ende de las utilidades y, pérdida de Clientela.

Por ello, el control sobre dicho activo debe comenzar desde el momento en que se recibe, confrontando la orden de compra con la factura, verificando precios, cantidades y artículos solicitados. Así mismo, vigilando permanentemente las cantidades máximas y mínimas que deben permanecer en inventario. Adicionalmente, se debe establecer medidas de seguridad para evitar el daño (por luz, oscuridad, humedad, calor, frío) o hurto de las mercancías.

SISTEMAS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS

Existen dos (2) sistemas o procedimientos para contabilizar y manejar los Inventarios. El sistema periódico o analítico y el sistema permanente o perpetuo.

SISTEMA PERIÓDICO o ANALÍTICO: Conocido también como juego de inventarios. Mediante este sistema, las empresas determinan el costo de la mercancía vendida y el valor de las existencias de mercancías, mediante la realización de un inventario físico (conteo) en forma periódica y mínimo una vez al año, al cierre del ejercicio fiscal.

El resultado del conteo o inventario físico se conoce como Inventario Final del período (cuenta tanto de resultados – en el costo de la mercancía vendida - como de balance general - en el activo corriente) y representa, a su vez, el Inventario Inicial del período siguiente.

Bajo este sistema, el costo de la mercancía vendida será igual a: I.I + (Compras – devoluciones en compras) - I.F.

Quiere decir, que para establecer el costo de la mercancía vendida se requiere conocer entonces esos tres elementos, o sea:

 El valor de las existencias de mercancías al inicio del ejercicio (I.I),

 El valor de las mercancías adquiridas durante el ejercicio (Compras) y sus devoluciones y,

 El valor de las existencias de mercancías no vendidas que aún se tienen en existencia al finalizar el ejercicio o período (I.F).

Paradójicamente, bajo este sistema no se maneja el rubro “Inventario – Mercancías”, ni cuando se compra, ni cuando se vende. Veamos:

Cuando se compran mercancías, se debita la cuenta "Compra de Mercancías" (62.05.XX) por su costo de adquisición. Dicha cuenta hace parte de las cuentas nominales, de resultados o transitorias y por lo tanto debe cerrarse, al final del período fiscal, contra la cuenta de ganancias y pérdidas (59.05.05). La contrapartida de la cuenta compra de mercancías, será proveedores (22.05.XX si es a crédito) o caja general o bancos (11.05.05 – 11.10.05 si es de contado).

Ejemplo: El almacén EL PIBE LTDA se dedica a la comercialización de balones profesionales para fútbol.

El 3 de abril le compra a Adidas de Colombia S.A, 50 balones a razón de $ 45.000 cada balón. Cancela de contado $ 1.000.000 y para el resto le conceden un crédito de 60 días.

Realice los asientos de diario que estime pertinentes y tenga en cuenta tanto la retención en la fuente (2.5%, si es mayor a $ ??? Averiguar), como el IVA (16 %).

Abril 3:

620501 Compras de Mercancías 2.250.000

240802 IVA por Pagar - Db 360.000

236540 Retención en la Fuente 56.250

220501 Proveedores 1.553.750

111005 Bancos 1.000.000

Entre tanto, cuando se venden mercancías se acredita una cuenta de ingresos operacionales denominada “Ventas de.....” (código 41.35.XX), que también hace parte de las cuentas de resultado y por lo tanto debe cerrarse al final del período fiscal, contra la cuenta de ganancias y pérdidas. La contrapartida de la cuenta ventas será caja general o bancos (11.05.05 – 11.10.05 si se vende de contado), o deudores clientes (13.05.XX – si se vende a crédito).

Ejemplo: El Almacén EL PIBE LTDA vendió, el 15 de abril, a una firma domiciliada en la ciudad de Cartagena, 35 de los balones adquiridos el 3 de abril, a razón de $60.000 cada balón. Le cancelan $ 1.500.000 de contado y para el resto la compañía concede un plazo de 90 días.

Realice los asientos de diario que estime pertinentes y tenga en cuenta tanto la retención en la fuente (2.5%, si mayor a $ ??? - Averiguar), como el IVA (16 %).

Abril 15:

111005 Caja General 1.500.000

130505 Deudores Clientes Nales 883.500

135515 Retención en la Fuente 52.500

240801 IVA x Pagar 336.000

413530 Venta de Artículos Deportivos 2.100.000

En el Sistema Periódico, el registro de la venta sólo utiliza información sobre el precio de venta (o sea que no interesa saber cuánto costó lo que se está vendiendo) y el ingreso se considera causado en el período contable en el que se venda y entrega la mercancía, independiente de la fecha en que se cobre la factura.

Como lo expresamos anteriormente, cuando se utiliza el sistema periódico se debe esperar hasta el final del período contable para determinar el costo de la mercancía vendida, lo cual implica un inventario o toma física del inventario, que no es más que el conteo de todas las mercancías existentes después del cierre de operaciones en el último día del período contable, valorizadas al precio de compra o costo unitario, el cual se determinará por cualquiera de los métodos de valuación permitidos, los cuales veremos mas adelante.

Veamos un ejemplo de cómo se determina el costo de la mercancía vendida (C.M.V) por este sistema y cuál es el procedimiento contable, al final del período, de las cuentas que allí intervienen:

La Compañía EL PIBE LTDA presentó, al cierre de abril 30, la siguiente información:

I.I $ 4.260.000

Compras de mercancías $ 3.000.000

I.F $ 3.900.000

C.M.V

I.I (Abril 1 $ 4.260.000

+ Compras de Mcias en abril $ 3.000.000

Mcías Disponibles para la venta $ 7.260.000

- I.F ($ 3.900.000)

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