Contabilidad Hotelera

Elena Palma Suárez

Contabilidad Especial

CONTABILIDAD HOTELERA

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

DEPARTAMENTOS/ PUESTOS/ DESCRIPCION DE PUESTOS

EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

Investigar muy bien al personal antes de contratarlo para darle explicaciones y detalles sobre causas de despido.

Revisar las solicitudes de los aspirantes en compañía de un abogado, antes de contratar.

Sino esta prohibido por la ley, el establecimiento debe exigirle al aspirante:

- Certificado judicial- Referencias laborales revisadas por profesionales.

- Huellas digitales y su consecuente para la investigación.- Polizas de seguro de responsabilidad contra robos.

- Autorización firmada por el aspirante, para dar permiso a revisar las bases de datos de empleos anteriores.

Toda la información debe ser aclarada y llevar por escrito que suministrar información falsa es justa causa de despido.

El departamento de recursos humanos, debe de realizar entrevistas de salida a los empleados que se van, esta se debe realizar el ultimo día que trabaje el empleado y con preguntas y conversaciones sutiles para obtener información del manejo de procedimientos de la empresa. Posiblemente con esta información, se puede revocar la renuncia o el despido del trabajador.

El establecimiento debe tener una programación o actividades que regulen la violencia en los puesto de trabajo y prestar asesoría en:- Identificar problemas y evaluar riesgos para prevenir posibles violencias en el puesto de trabajo.- Resolución de conflictos entre empleados y supervisores.- Dar entrenamientos para prevenir y combatir el stress en el area administrativa.- Desarrollar políticas para manejar la violencia, estas deben ir por escrito.

Suministrar ayuda medica y/o sicológica al empleado, en caso de consumo de drogas o alcohol, si rebaja su productividad y el consumo se hace fuera o aunmas dentro de las instalaciones.

EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO:

Estar en coordinación con el departamento de seguridad.

Dar prioridad al mantenimiento de equipos y de implementos de seguridad que lo necesiten o que deban ser reparados o reemplazados.

Participar en planes y sistemas de emergencia en el establecimiento.

Deben tener radios de comunicación, para facilitar diligencias y frecuencias en casos.

Hacer un correcto manejo de las llaves y manejo y cuidado de las maquinas con este mismo propósito para evitar que objetos pertenecientes al hotel, sean revendidos y/o robados.

Verificar que los servicios que se presten estén en buenas condiciones.

Comprobar que la infraestructura este en perfecto orden, es decir que no tenga daños interiores ni exteriores.

Cargos que podemos encontrar en este departamento:

• Electricista

• Plomero

• Encargado del aire acondicionado.

• Encargado de mantenimiento general.

ELECTRICISTA:

Es la persona que se encarga de realizar trabajos de reparación y mantenimiento preventivo de todo tipo de instalaciones. Hace oficios desde arreglar un enchufe hasta conexiones de alto nivel.

PLOMERO:

Es la persona encargada de Instalar flotantes, piezas sanitarias, grifería, bombas y otros, detecta filtraciones en las paredes y pisos, repara instalaciones sanitarias, tuberías, equipos de laboratorio, entre otros, mantiene en buenas condiciones las tuberías de las edificaciones.

ENCARGADO DEL AIRE ACONDICIONADO:

Como su nombre bien lo indica es la persona encargada de mantener correctamente el aire de cada habitación y zona de recreación, como mantener climatizada a piscina.

ENCARGADO DEL MANTENIMIENTO GENERAL:

Esta persona está encargada de mantener en buen estado el hotel. Sé hace referencia a pintura, pisos, carpintería entre otros.

DEPARTAMENTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS:

Trabajar con la tecnología que mejore el proceso de control.

Hacer un adecuado proceso de porcionamiento para evitar perdidas.

Identificar puntos de riesgo de seguridad y críticos para mejorar.

Detectar por que hay desperdicios si es por robo, por el pedido sobrecargado de un proveedor o en el proceso de producción y porcionamiento.

Estar en capacidad de devolver un pedido.

Hacer auditorias y solicitar permiso en caso de que algo salga del area de producción.

Establecer sistemas de compra de verificación y recepción de productos.

Hacer recibo, despacho y almacenamiento de los licores.

Supervisar el licor para el bar, un almacen o un salón de eventos. Expedir tiquetes que luego serán cambiados por licores.

Manejar sistemas de control para el barman, los cantineros y supervisores, revisar continuamente lo reportes de caja para detectar fluctuaciones en costos o en ventas.

No vender licor a menores de edad o personas intoxicadas.

Cargos que podemos encontrar en este departamento:

• Jefe de alimentos y bebidas.

• Chefs

• Sub Chef

• Cocinero

• Ayudante de cocina.

• Mesero.

• Bartender.

JEFE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS:

Es el encargado de dirigir la administración, al igual que autorizar las compras de todo el hotel y supervisar a todo el personal, supervisa la preparación y decoración de todos los platos y bebidas que salen de cocina, se asegura de que haya un buen manejo de los insumos y trata de evitar el desperdicio o mal uso de ellos, prepara el menú del día de cada semana, realiza los inventarios de provisiones, licores, e inventario general, controla las bodegas y limpieza de las mismas, supervisa el entrenamiento del personal a su cargo, controla los costos de producción de acuerdo a los estándares pre establecidos por la administración general, planifica y supervisa la limpieza diaria y semanal de la cocina.

CHEFS:

La cocina está compuesta por dos chefs, los cuales son los encargados de preparar las recetas, son los responsables de la planificación general respectiva a los alimentos y al control de calidad de los mismos. El chef es la cabeza administradora de la cocina, sus responsabilidades incluyen el planeamiento, compras, supervisión, enseñanza, preparación y servicio.

SUB CHEFS:

Es responsable de la operación día a día y de asistir al Chef ejecutivo en el control de calidad y planificación, además de la supervisión del staff (equipo de trabajo), es el que está a cargo de una cocina en particular.

COCINERO:

Es responsable de la preparación de alimentos de acuerdo a las instrucciones entregadas directamente por el Chef Ejecutivo o Sub Chef a cargo de la respectiva cocina, en general está a cargo de una sección dentro de la cocina.

AYUDANTE DE COCINA:

Auxilia al cocinero en la preparación y manejo de alimentos, realiza limpieza y mantenimiento de áreas de trabajo, realiza lavado de vegetales, ollas, hace jugos y aseo.

MESERO:

Se encargan de recibir los pedidos de las mesas y de la registración de los mismos, atiende a los comensales al llegar al establecimiento, les da la carta, toma órdenes, lleva platillos, limpia mesas y asea el restaurante.

BARTENDER:

Es la persona encargada de organizar el bar o salón de bar, cuidar de la limpieza, preparar y servir los tragos ordenados, atender a los clientes, controla el stock (inventario) de bar y solicita su reposición.

DEPARTAMENTO DE RESERVAS.

El proceso de reservas es el primer contacto importante entre el huésped y el hotel, un agente de reservas debe estar preparado para responder rápido y con precisión a los pedidos de futuras estadías (debe tener toda la información presente y en forma precisa, para evitar equivocaciones). La tramitación debe ser hecha en el menor tiempo posible para que los agentes de reservas dispongan de más tiempo para la atención de los detalles y para vender los servicios variados del hotel.

Los cargos que podemos encontrar en este departamento son:

• Jefe de reservaciones

• Agente de reservaciones

JEFE DE RESERVACIONES:

El gerente o jefe de reservaciones, es aquella persona que controla y coordina todas las actividades relacionadas con las reservaciones de un hotel, de esta forma la información dada por las agencias de viajes se mantendrá exacta y ordenada, también es el que vigila y controla los cupos de las agencias de viajes , de esta manera se asegura el número de habitaciones disponibles y la excelente prestación del servicio, revisa y modifica los costos de las habitaciones , asegura que en la base de datos este todo debidamente registrado para que al momento de que el huésped llegue no tenga ningún inconveniente, asegura la exactitud en la preparación de los informes dando especial atención a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.

AGENTE DE RESERVACIONES:

El agente de reservaciones es aquella persona que está encargada de vender las habitaciones. Tal vez esto lo confundamos con un agente de viajes pero no es así, el agente de viajes se encarga e vender paquetes turísticos, lo contrario pasa con el agente de reservaciones, la función principal de él es vender todo tipo de habitaciones como clásica, normal, de lujo y la suite de mayor categoría que es la presidencial, además de esto toma las reservas y las computa, mantiene actualizado el centro de cómputos, apoya a el departamento de recepción cuando sea necesario en caso de que muchos huéspedes se estén alojando.

DEPARTAMENTO DE RECEPCION

El Departamento de recepción es el

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