Contabilidad avanzada

CAPITULO I

EFECTIVO

Objetivos específicos de aprendizaje

Al finalizar el tema los estudiantes estarán en capacidad de:

1. Identificar las cuentas consideradas como efectivo.
2. Implementar medidas y procedimientos de control interno que pueda aplicar una empresa para la salvaguarda del efectivo.
3. Identificar el funcionamiento de caja general y de una caja chica.
4. Identificar los tipos de cuentas bancarias que puede tener una empresa.
5. Realizar conciliaciones bancarias, así como los registros que se derivan de ellas.
6. Diferenciar un sobregiro bancario de una transferencia de efectivo y de los fondos especiales de efectivo.

1. Presentar las cuentas de efectivo en el balance general.

El efectivo es la primera partida de los activos circulantes aparece en el balance general y representa uno de los renglones más importantes de los activos para una entidad. El efectivo está representado por dinero disponible en los bancos, el segregado para fines específicos y predeterminados; por ejemplo, un fondo fijo para gastos menores  (caja chica) u otras que se puedan considerarse equivalentes al efectivo. Según Brito (2004) “se considera efectivo todas aquellos  activos que generalmente son aceptadas como medio de pago, propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción”. (pág. 265)

La NIC, párrafo 7.6, señala que:

El efectivo comprende el dinero en caja y los depósitos bancarios a la vista… Los equivalentes al efectivo son las inversiones a corto plazo de gran liquidez, fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, y no están sujetos a un riesgo significativo de cambios en su valor. Loren N y John B (2001) expresan:

El efectivo es el dinero a la mano para cumplir con los gastos planeados y situaciones de emergencia. El monto que una empresa reporta como efectivo en los activos circulantes del balance general debe de estar disponible para pagar obligaciones circulantes (pág. 226)

El efectivo es el activo más líquido de una empresa; el medio de cambio para transar operaciones económicas; así como la base para evaluar y registrar todas las demás transacciones en una organización.

1.1 IMPORTANCIA

Es esencial porque le da movimiento a las actividades económicas de las empresas. Se considera como un medio de cambio generalmente aceptado para el pago de bienes, servicios y la amortización de deudas. Con el efectivo la empresa paga deudas a los proveedores, dividendos a los accionistas, compra inventarios, activos fijos, servicios; solventa la nómina de los obreros, empleados y personal de alta gerencia. En fin, con este activo circulante disponible, la empresa puede realizar cualquier tipo de operación comercial. También sirve como medida de valor para tasar el precio económico relativo de los distintos bienes y servicios.

Las funciones del efectivo como medio de cambio y medida de valor facilitan el intercambio de bienes/servicios y la especialización de la producción. Sin la utilización del dinero el comercio se reduciría al trueque o al intercambio directo de un bien por otro; cuyo método fue el utilizado por las generaciones primitivas. En una economía de trueque una persona que tenga algo que comerciar ha de encontrar a otra  que quiera eso mismo y que tenga algo aceptable para ofrecerlo a cambio. En una economía monetaria el propietario de un bien puede venderlo a cambio de dinero, que se acepta como medio de pago y así evitar gastar tiempo y esfuerzo que requeriría encontrar a alguien que le ofreciese un intercambio aceptable. Por tanto, el dinero es una pieza clave para la vida económica. En resumen, las funciones del dinero son las siguientes:

• Medio de intercambio, o medio por el cual se puede adquirir todos y/o cada uno de los bienes y servicios.
• Unidad de contabilidad, es decir, que puede subdividirse tanto como se quiera para representar los diversos conjuntos de artículos.
• Depósitos de valor o estándar de pagos aplazados, es decir, que permite conservar un poder adquisitivo generalizado para satisfacer las necesidades futuras. Un estándar de pagos aplazados hace que sea posible aceptar en lugar dinero propiamente dicho, un acuerdo o contrato institucionalmente para entrega de cantidades específicas de efectivo a una fecha futura (crédito).

1.2 PARTIDAS QUE COMPONEN EL EFECTIVO

• Caja
• Caja chica
• Bancos
• Depósitos a plazo fijo (no mayor de 90 días)
• Otras partidas equivalentes al efectivo

La cuenta caja registra el efectivo que se recibe y se desembolsa con fines específicos y predeterminados como consecuencia de las operaciones realizadas por la empresa, el monto del numerario disponible en caja se caracteriza por tener movimiento continuo y que son afectadas diariamente. Una cuenta caja se constituye para agilizar ciertas operaciones que permiten a la entidad recibir cobranzas de clientes menores, efectuar pagos por montos preestablecidos, entregar dinero a los empleados como anticipos o recibir reembolsos de cantidades previamente entregadas.

Caja chica: también designadas fondos fijos; están formados por separaciones de efectivo que se realizan del dinero disponible de una cuenta corriente o de una cuenta caja para que su manejo sea asignado a una persona dentro de la organización y sea garante de su custodia. Los fondos fijos se establecen con un objetivo determinado y preestablecido, como puede ser el pago de gastos menores dentro de un área de la compañía.

Bancos: Se utiliza esta cuenta para controlar y registrar transacciones que afectan el dinero disponible propiedad de la empresa que se encuentra en poder de las instituciones financieras.

Depósitos a plazo fijo: los depósitos a plazo fijo están caracterizados por dinero que ha sido colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés. Los principios de contabilidad generalmente aceptados exigen que estos depósitos deben tener un vencimiento menor a noventas días a partir de la fecha de presentación el balance general; en caso contrario, la práctica contable no la clasifica como equivalente a efectivo.

Equivalentes de efectivo: las equivalentes de  efectivo son definidas por Kieso D y Weigandt J (1999) como:

Las inversiones de alta liquidez, que a corto plazo son: a) rápidamente convertibles en cantidades de efectivo conocidas y b)  con un  vencimiento tan próximo que el riesgo de cambios en las tasas de interés resulta insignificante. Generalmente está definición sólo incluye inversiones con un vencimiento original a 3 meses o menos. Son ejemplos de equivalentes de efectivo los certificados de tesorería, documentos comerciales y fondos de mercado de dinero comprados con efectivo y que se encuentran en exceso de las necesidades inmediatas. Algunas compañías combinan el efectivo con las inversiones temporales en el estado de situación financiera. En tales casos, el importe de las inversiones temporales se pone entre paréntesis o en notas. (359)

Aquellas partidas equivalentes de efectivo que no pueden convertirse fácilmente en efectivo o poseen restricciones de tipo legal o contractual, deben segregarse de este rubro y presentarse como inversiones, cuentas o documento por cobrar o pagos por anticipados.

1.3 CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

EL efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

• Salvaguardar los recursos contra desperdicios, fraudes e insuficiencias.
• Promover la real y adecuada contabilización de los recursos.
• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
• Juzgar la eficiencia en todas las operaciones de la empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores o desfalcos. Algunos fines del control interno del efectivo son tomar las precauciones necesarias para prevenir robos e implantar un procedimiento apropiado para mostrar el efectivo en los registros contables. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo de efectivo de la función de registrarlo, hacer pago o depositarlos en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben registrarse y depositarse en forma diaria y todos los pagos de efectivo deben realizarse mediante cheque.

Las medidas de control interno se fundamentan en el principio de “la confrontación interna de los informes operacionales del efectivo”

Este cotejo se logra con la aplicación de las siguientes reglas:

• Una correcta división del trabajo.
• Asignación clara de responsabilidades.
• Una delegación de autoridad por áreas.

Los procedimientos de control interno son acciones establecidas por la empresa, a fin de proveer y resguardar sus intereses.

Estos procedimientos son aplicables a:

• Efectivo en caja principal.
• Al fondo fijo o caja chica.
• Al efectivo en banco.

Las políticas de control interno se detallaran más adelante cuando se estudie cada una de estas partidas.

1.4 CAJA

Brito (2007) expresa que “Es esta la cuenta a través del cual se controla el dinero que entra, sale y permanece dentro de las instalaciones de la empresa”. (Pág. 301)

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