Control De Documentos Iso 9001

1. ¿Por qué es importante llevar a cabo el control de los documentos y el control de los procesos?

La importancia del control de los documentos y el control de los procesos radica en que representan los respaldos y antecedentes del sistema de gestión, el control de estos representa varias ventajas, en principio permite llevar un registro del desarrollo y avance de cada proceso, así, de esta manera., también es una medida de control de los procesos en sí. El control documental garantiza que la documentación no se extravíe, manteniendo un orden preciso para cada registro, esto representa una ventaja al momento de requerir información en el menor tiempo posible, otra de las ventajas es el acceso de diferentes usuarios en colaboración a la información colectiva importante para varios departamentos a la vez. Un aspecto relevante en el control de la documentación es la gestión en el control de revisiones y/o cambios de documentación apoyándose en la indexación de la información lo que facilita la recuperación de documentos, información y registros. El control de la documentación implica la vigilancia permanente de los procesos del sistema para garantizar que todo lo que se realiza esta conforme a lo previsto y ordenado, de esta manera representa un medidor de desempeño, como una herramienta en la prevención detectando desviaciones en su etapa inicial, en cualquier punto de la estructura. A través del control de documentación podemos evaluar el desarrollo de aspectos contenidos en la política de la organización como la efectividad del liderazgo de la administración, grado de compromiso de los integrantes, efectividad en las comunicaciones del sistema, la eficiencia y cumplimiento de los procedimientos, la efectividad de las medidas de control y de las acciones correctivas, y una medida eficaz de la implementación de las políticas de mejoramiento continuo. Básicamente representa un control confiable del resultado entre lo planificado y lo efectivamente ejecutado. Podemos establecer que los registros deben obedecer a una estructura básica de control que se puede esquematizar como el control de documentos que definen el o los estándares de desempeño, los de medición y control del desempeño, los de medición del desempeño en comparación con el estándar, los de identificación de no conformidades u oportunidad de mejora y acciones correctivas, los de registros de acciones correctivas y los de medición de efectividad de las medidas correctivas, como un sistema ordenado, eficiente y confiable del control de documentación y procesos.

2. ¿Cuál es la importancia de detectar las No Conformidades?

En principio una no conformidad se define como el incumplimiento de un requisito, de donde extractamos que un requisito es un compromiso de acción adquirido por una de las partes representando una necesidad o expectativa establecida por la otra, la que le aplica un carácter explicito y obligatorio. Es decir, en este caso, el incumplimiento de un aspecto en las condiciones impuestas para la satisfacción de la parte interesada. Entendiendo que la parte interesada puede ser tanto la propia gerencia de la organización como interesado en la efectividad de su propio sistema de gestión, como el cliente objetivo del bien o servicio implicado. De aquí es que nace la importancia de detectar las no conformidades, ya que se trata de cumplir un requisito, una condición imperativa en el logro del resultado esperado. La no conformidad, sin importar su dimensión, es prueba de ineficiencia e incumplimiento, una falla o negligencia en las operaciones o el sistema de gestión, error en la planificación del plan de gestión o ineficiencia en las comunicaciones o sistemas de control. Como sea, cualquiera sea la razón, esta debe ser detectada por el simple hecho de que la situación o condición de no conformidad implica una desviación o incumplimiento en lo

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