Cómo simplificar un proceso de trabajo

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Universidad Cuauhtémoc Campus Querétaro

Contabilidad

Turno: Vespertino           Cuatrimestre: 6°

Judith Lerma

Jair Isaac García Duran

Cómo simplificar un proceso de trabajo

08-06-16

El proceso de realiza extensos y complejos trabajos tiene el efecto de ralentizar la productividad aunado a que por la complejidad el margen de cometer un error es mayor. La manera más correcta y eficiente de hacerlo es simplificar los procedimientos de la empresa, dará lugar a que el tiempo se eficiente que significara que a su vez se ahorre dinero a la empresa. Aunque los procesos de trabajos específicos varían, el ver como se hará el trabajo se puede adaptar a diferentes tipos de empresas y a diferentes tipos de situaciones.

Evaluar los procesos que se utilizan actualmente dentro de la empresa te dará la oportunidad de poder identificar los problemas o defectos del sistema. Ver si efectivamente todos los procesos son necesarios y poder eliminar aquellos que no lo sea son sacrificar la calidad en el proceso. Observar las diferentes formas en cómo diferentes empleados aplican los procesos e identificar procesos ineficientes y ver la forma en como poder optimizarlos.

 Analizar y definir objetivos del proceso, determinar el resultado de las actividades por que se tiene que realizar las actividades.

Probar los cambios que se vayan realizando al procedimiento en una situación real para ver y determinar si los cambios realizados son eficaces al momento de ser aplicados. Realizar comparativas de tiempos entre los nuevos procesos y los viejos para comparar resultados y ver si los cambios son efectivos. Al realizar pruebas tenemos la oportunidad para observar y corregir fallas o hasta poder ver si se pueden simplificar aún más para tener un mejor aprovechamiento del tiempo pero sin tener que sacrificar la calidad del trabajo.

Comunicar los nuevos cambios es importantes para que todos aquellos empleados que lo ocupen puedan ser conscientes de los cambios. Lo mejor es que todos los empleados que realicen la tarea utilicen el mismo procedimiento para que exista consistencia. En dado caso que el proceso sea de una tarea compleja lo mejor es contestar todas las preguntas y demostrar los cambios antes de comenzar a aplicarlas. Es importante de que exista una retroalimentación de parte de los usuarios para determinar si en realidad ya en la práctica cotidiana los cambios realizados son verdaderamente eficaz. Es importante que se le dé tiempo aunque no demasiado para ver los resultados ya que muchas veces los empleados se resisten a los cambios y esto puede tomar tiempo para el correcto funcionamiento de los cambios.

Hay varias opciones de cómo se puede rediseñar un trabajo una de ellas sería la rotación de los puestos esto, da lugar a que reducir el aburrimiento y da oportunidad de diversificar las actividades del empleado esto a la larga dará un beneficio a la empresa ya que tendrá empleados con rangos más amplios de habilidades; la ampliación de puestos es otra opción con esto se trata de aprovechar todas las habilidades de los empleados y no tener empleados súper especializados en pocas tareas; el enriquecimiento del puesto se refiere a la expansión del grado de control del trabajador acerca de la planeación, la ejecución y la evaluación de su puesto, además de darles mayor libertad e independencia del empleado, incrementar la responsabilidad y proporcionar retroalimentación, para que el empleado sea capaz de evaluar y corregir su propio desempeño.

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