PROCESOS DE TRABAJO

PRESUPUESTO

Por sus raíces latinas Pre: antes y Supuesto: Hecho, presupuestos significa “antes de lo hecho”.

Existen innumerables definiciones:

- La estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.

- Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos considerados básicos por el jefe de la empresa.

- El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero que presenta ordenadamente y en términos monetarios, los resultados previstos de un plan, un proyecto,estrategia.

2. funciones de los presupuestos

- La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.

- el control presupuestario es el proceso de descubrir que es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestales correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

-los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

IMPORTANCIA DE PRESUPUESTO

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:

• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

• Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

LA PLANEACION Y EL PRESUPUESTO

Una de las etapas más importantes del proceso administrativo es la

Planeación es el proceso en el que se proyectan los objetivos y planes de la empresa a corto y a largo plazo, en busca de métodos para lograrlos organizándose separadamente de la planeación estratégica y de la financiera y por tanto es obvia la necesidad de conocer previamente lo que pretende hacerse o alcanzarse como finalidad de la administración.

En las empresas modernas la planeación ha ido adquiriendo una importancia preponderante como consecuencia de la necesidad de conocer con anticipación la trayectoria que se podrá, o deberá seguir de acuerdo con las circunstancias en que se van a desempeñar las operaciones de la empresa.

De ésta manera, la planeación que empezó haciéndose por períodos cortos, generalmente de un año, se ha ido proyectando a plazos más largos que abarcan tres (3), cinco (5) y hasta diez (1 0) años.

El proceso de planeación es un proceso de toma de decisiones de orden superior. Las decisiones tomadas en el proceso de planeación deben ser anticipadas, es decir se toman antes de la acción, e interrelacionadas (incluyen amplios grupos de selección interdependientes).

De acuerdo con el tiempo se presentan dos (2) tipos de planeación en una empresa, a saber: Planeación estratégica y planeación táctica.

-PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: Es a largo plazo. Muestra las actividades de la empresa en forma general y está encausada hacia unos objetivos generales: Permanencia, crecimiento, generación de utilidades e impacto social.

-PLANEACIÓN TÁCTICA: Es a corto plazo. Las actividades de la empresa se presentan en forma discriminada y está encaminada hacia unas metas específicas y hacia los medios para alcanzadas.

LAS FUNCIONES DE ADMINISTRACION Y EL PRESUPUESTO

Es conocido que las funciones administrativas son: Planeación, organización, coordinación, dirección y control.

Dos (2) de estas funciones están consignadas en los presupuestos. La función presupuestaria es esencialmente un proceso de planeación y control. Estas se basan en la convicción de que una administración puede y debe controlar el futuro de la empresa mediante la toma de una serie continua de decisiones bien concebidas.

La toma de decisiones administrativas consiste fundamentalmente en Concentrarse en el manejo de una serie de variables controlables por la empresa, y sacar el máximo provecho de los impactos favorables de las variables no controlables que pueden influir en el éxito de la entidad en el futuro minimizando los posibles impactos desfavorables que puedan presentarse.

La administración de una empresa requiere el constante ejercicio de ciertas responsabilidades directivas. A tales responsabilidades a menudo se les denomina colectivamente como las funciones de la administración. Si bien varían sus designaciones, estas funciones son ampliamente reconocidas tanto por los eruditos académicos como por los gerentes profesionales. En nuestra exposición de la planificación y control de utilidades, empleamos la terminología y definiciones de las funciones administrativas descritas por un prominente autor, (Arthur G. Bedeian) esencialmente en los siguientes términos:

1. Planeación: es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos. Comprende:

a) establecer los objetivos de la empresa

b) desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirse

c) elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos

d) iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones

e) replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes.

2. Organización: es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva.

3. coordinación: es el proceso de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotación de personal y la administración de los recursos humanos implica también el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos.

4. Dirección: es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos de la empresa (designado también como dirigir o actuar)

5. Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. Implica:

a) establecer metas y normas

b) comparar el desempeño medido contra las metas y normas establecidas

c) reforzar los aciertos y corregir las fallas

CLASES DE PRESUPUESTO

1. segun la flexibilidad:

- rígidos, estáticos, fijos o asignados: por lo cual se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan.

De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa.

-flexibles o variables: se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a alas circunstancias que surjan en cualquier

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