Deudores Comerciales

DISEÑO GRAFICO DE UN SISTEMA DE UNA EMPRESA

DISEÑO GRAFICO DE UN SISTEMA DE UNA EMPRESA

dEUDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR

Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar. Son al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que le genera un beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante.

Clientes. La cuenta de clientes recoge las deudas a nuestro favor derivadas de operaciones de ventas normales a crédito, sea por la venta de mercaderías y demás bienes objetos realizables de la empresa.

Formación de la cuenta. Se cargará con el monto de las ventas al crédito que se otorguen a los clientes y por los cargos adicionales en concepto de intereses sobre las ventas realizadas.

Se abonará por las cantidades que se cobren de estos clientes, por rebajas y devoluciones ó liquidaciones de saldos incobrables. El saldo será deudor e indicará las cantidades que los clientes adeudan a la empresa.

Estimación para Cuentas Incobrables. Siempre que se venden bienes y servicios al crédito, existen algunos clientes que no pagan. Las cuentas de dichos clientes se denominan “cuentas malas” y constituyen una pérdida o un gasto para la empresa.

Formación de la cuenta. Las pérdidas por cuentas malas surgen por error de criterio, por conceder créditos a clientes que no habrán de pagar. Por lo tanto, las pérdidas por cuentas malas se originan en el momento en que se otorga crédito y se efectúan ventas.

Antes de cerrar las cuentas y preparar los Estados Financieros al final del período contable, se debe hacer una estimación del valor esperado de cuentas incobrables. La estimación consistirá en prever el incumplimiento de obligaciones que los clientes no cancelen a la empresa.

Métodos de Estimación para Cuentas Incobrables

Existen dos métodos básicos para estimar las pérdidas por cuentas incobrables y un tercero de cancelación directa que es el aceptado por la Dirección General de Impuestos Internos de El Salvador:

Método 1: Porcentaje de las Ventas. Estima las pérdidas en cuentas incobrables, utilizando un porcentaje de las ventas netas a crédito para llegar a una cantidad razonable.Para determinar la tasa estimada es necesario examinar y analizar el porcentaje de pérdidas experimentadas sobre el total de las ventas netas de períodos anteriores.

Después se aplica el porcentaje estimado al total de las ventas al crédito del período menos el importe de las devoluciones y bonificaciones sobre ventas. No se sumará o restará cualquier saldo existente en la cuenta “Estimación por cuentas incobrables”, provenientes de períodos anteriores, para determinar el importe de ajuste de cuentas malas.

Método 2: Porcentaje de Clientes. El método de porcentaje de clientes o del balance general estima el importe de las pérdidas en cuentas incobrables, tomando un porcentaje del saldo existente en la cuenta “clientes”.

Para llegar a un porcentaje razonable es necesario analizar los cobros realizados durante un período considerable. La tasa o porcentaje determinada se aplica al saldo de los clientes para obtener el importe del ajuste por cuentas incobrables y a la estimación de cuentas incobrables. El porcentaje o tasa que se usa no es mas que una estimación. Por tanto, es muy probable que esta estimación nunca llegue a ser igual que el importe exacto de las cuentas incobrables del año y la cuenta “provisión” puede tener un saldo deudor o acreedor al final del período contable, antes de los ajustes. En este método, el saldo de la cuenta “estimación”, a fin de año, sea deudor o acreedor, tiene que tomarse en cuenta al hacer el asiento de ajuste. Cualquier saldo deudor debe aumentarse a la cantidad estimada de pérdidas en cuentas incobrables y cualquier saldo acreedor debe rebajarse.

Método 3: Cancelación Directa. Las empresas tal vez prefieran esperar hasta confirmar que no pueden cobrar la cuenta específica de un cliente, antes de hacer cualquier ajuste en relación con las pérdidas por cuentas incobrables.

Cuando es evidente que una cuenta es incobrable, utilizan el método de cancelación directa. Por tanto, se hace un cargo a la cuenta “gastos por cuentas incobrables” y se abona a “clientes” por el importe adeudado. De acuerdo con éste método, las pérdidas en cuentasincobrables, se deben registrar como un gasto en el período en que se canceló la cuenta y no cuando se hizo la venta.

Anticipando al apartado de Aspectos Legales, se puede mencionar que la Ley de Impuesto sobre la Renta establece que para clasificar una cuenta como incobrable debe de comprobarse que ha transcurrido más de doce meses desde la fecha de su vencimiento, sin que el cliente haya verificado abono alguno.

Control interno aplicable

A continuación se presentan varios procedimientos específicos que son indicativos de un buen control interno contable sobre las cuentas por cobrar.

Confirmación de Saldos. Es indispensable obtener confirmación escrita directamente de los deudores por los saldos representativos.

El informe por antigüedad de saldos de clientes. Consiste en elaborar una relación de los saldos de los clientes, ordenarlos de acuerdo con su antigüedad y vaciarlos en las columnas apropiadas. Una vez elaborada esta relación, los ejecutivos responsables de los departamentos de ventas y de crédito examinarán cada una de las cuentas incluidas y, con base en su experiencia y su criterio, decidirán cuales cuentas probablemente serán incobrables. En la mayoría de los casos, solo se incluyen las cuentas recientes y algunas vencidas; todas son examinadas para juzgar si existe riesgo de incobrabilidad, pero, por supuesto, las cuentas vencidas habrán de estudiarse con mayor detenimiento. Existe más probabilidad que las cuentas más antiguas resulten incobrables; por lo que estas deben recibir mayor atención. Después de que se toman decisiones respecto a cuales cuentas probablemente resulten incobrables, se efectúa la estimación para cuentas dudosas.

Arqueos. Efectuar arqueos sorpresas a los vendedores.

Conciliación de Saldos.Se deben de obtener todas las facturas, comprobantes de crédito fiscal y quedan, a la fecha de la revisión con los cuales se debe establecer el saldo por cobra a clientes, asimismo efectuar un cotejamiento con el saldo contable para establecer diferencias se las hubiese.

Clasificación de las Cuentas por Cobrar

Las Normas de Contabilidad Financiera clasifican a las cuentas por cobrar de la siguiente forma:

• Documentos y cuentas de clientes

• Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados

• Cuentas por cobrar a compañías afiliadas o entes relacionados

• Cuentas por cobrar de transacciones no usuales

• Otras cuentas por cobrar

Funcionarios y empleados. Esta cuenta representa el total de los documentos y cuentas por cobrar a cargo de empleados y funcionarios de la empresa provenientes de: Préstamos, adelantos para gastos de viaje, adelantos sobre sueldos, financiamiento seguro de vida y hospitalización, financiamiento de cursos de capacitación y estudios, ventas de mobiliario y equipo a empleados, etc.

Formación de la cuenta. Esta cuenta se carga con el importe de los préstamos, anticipos o cantidades entregadas a cargo de los funcionarios y empleados. Se abona con los pagos que hagan los empleados y funcionarios de la empresa y con las deducciones de las planillas de sueldos y salarios aplicables a esta cuenta.

Accionistas. En esta cuenta se registran el valor de las acciones suscritas y no pagadas por los accionistas en el momento de la constitución de la sociedad.

Formación de la cuenta. Se carga cuando se ha contraído la obligación por los accionistas de la empresa, con el valor de las acciones suscritas y no pagadas o con documentos firmados. Se abona con los pagos efectuados, ya sean parciales o totales, por los accionistas. Su saldo es deudor y representa los valores pendientes de cobro amparados en documentos a favor de la empresa firmados por los accionistas.

Otros Deudores.Representa las deudas que terceras personas mantienen con la empresa. Su diferencia con la cuenta de clientes estriba en que la cuenta de otros deudores recoge aquellas deudas que no provienen de las ventas de productos de la empresa, es decir aquellas operaciones que no son típicas de la actividad de la misma.

Formación de la cuenta. El saldo de esta cuenta representa el total de los documentos y cuentas por cobrar a terceros, provenientes de transacciones distintas de las ventas de productos. Se cargará con los importes de las operaciones realizadas con terceros y se abonará con los pagos realizados por éstos.

BASE LEGAL

Ley de Impuesto Sobre la Renta

El artículo 31 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta nos dice lo siguiente con relación a las cuentas incobrables

1) Además son deducibles de la Renta obtenidas el valor o el saldo de las deudas incobrables siempre que se llenen los requisitos siguientes:

a) Que la

...