Diagrama de flujo de reporte de compras de una empresa X

1. PROCESO.

1. Diagrama de flujo Recepción de productos en almacén

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1. OBJETIVO.

1. Establecer los lineamientos para la recepción de producto de proveedor, así como su registro en sistema.

1. ALCANCE.

1. Este proceso aplica desde que recibe el Encargado de Almacén el producto por parte del proveedor, inspecciona sus condiciones de entrega hasta la captura de factura

1.  DOCUMENTO DE REFERENCIA.

1. ISO 15189 (Versión vigente) Laboratorios clínicos “Requisitos particulares para la calidad y la competencia.

1. DEFINICION Y/O ABREVIATURAS.

1.  Orden de Compra: Es un documento el cual lo emite el jefe del departamento de Compras al Momento de la requisición del producto al proveedor, indicando cantidad, detalle, precio, etc.

1. POLÍTICAS.

1. Políticas de almacén e inventarios, ver en el manual de almacén.
   

1. DESARROLLO.

1. La factura coincida con el material recibido (cantidades, productos, presentación, etc.).

1. Si el producto viene dañado en alguna de sus especificaciones es responsabilidad del jefe del departamento de almacén rechazarlo. Si es proveedor local regresarlo en el momento y contactar al jefe del departamento de compras para comunicarle lo sucedido; en caso de ser proveedor foráneo el jefe del departamento de compras deberá contactar por medio de correo electrónico o vía telefónica al proveedor para posteriormente realizar el envío del producto.
   
2. Los productos que por sus especificaciones de manejo se reciben en caja cerrada, se deben revisar al momento de su puesta en uso; en caso de presentar daño o deterioro se notifica al jefe del departamento de compras para su devolución al proveedor.

1. El jefe del departamento de almacén debe dar entrada en el SIL a los insumos después de la recepción.
   
2. Si el proveedor surte la compra en forma parcial o si algún producto no viene en la cantidad expresada en la misma, se deben identificar los productos faltantes y anotar una leyenda en la compra firmada por el jefe del departamento de almacén.

1. Los productos recibidos se deben registrar al momento de la recepción de compra en el SIL en el reporte de evaluación de productos.
   
2. Los productos deben ser revisados, al momento de la recepción, mediante un muestreo de inspección que se sujete a los criterios de la siguiente tabla. (Anexo 8.1)

1. Cuando se trate de productos que estén dentro de la clasificación refrigerados con temperatura de almacenamiento “crítica”, la inspección del producto debe iniciar con la verificación de la temperatura en el formato SIL del reporte de evaluación de producto.

1. Productos Inspeccionados:

1.  Productos aceptados: Etiqueta Verde.

1. Productos con algún incumplimiento: Etiqueta Amarilla.
   
2. Productos caducados: Etiqueta roja.

1. Los productos que presenten algún incumplimiento pasar al    numeral 5.4.2.
   
2. Productos caducados: El jefe del departamento de almacén debe inspeccionar todos los productos para verificar las fechas de caducidad e identificar con etiqueta roja los productos caducados.

1. Las causas posibles de rechazo de productos son:

1. de estuche: Cuando alguna parte o componente del estuche y/o producto(s) esté dañada, presente derrames, rupturas o daños por la causa que fuese.

1. Periodo de Caducidad: Cuando un producto este caducado debe ser rechazado. 
   
2. Temperatura de Transporte: Cuando el embalaje del producto no cumpla con las medidas de refrigeración requeridas para su conservación.

1. El resultado de la inspección será registrado en el SIL de reporte evaluación de producto.

1. El jefe del departamento del almacén por ningún motivo recibirá productos que no vengan acompañados de la factura y en casos especiales la nota de venta; en caso de recibir productos con Nota de Venta éstos se recibirán con el compromiso del proveedor de enviar la factura en un plazo no mayor a 15 días hábiles.

1. SANCIONES (Omitir cuando no aplique)

1. Las sanciones serán las siguientes:

1. Primer incumplimiento: Firma primera acta de hechos.
2. Segundo incumplimiento: Firma segunda acta de hechos.
3. Tercer incumplimiento: El colaborador presenta su renuncia voluntaria, librando a la empresa de responsabilidad laboral.

Nota: Estas sanciones aplicarán sólo para colaboradores que se encuentren contratados por tiempo indeterminado.

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