Documentos Contables

Introducción

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.

En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado.

De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles.

OBJETIVOS:

OBJETIVOS GENERALES:

Detallar los documentos mercantiles pasó a paso.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

1) Identificar las partes de los documentos mercantiles.

2) Describir el contenido de todos los documentos mercantiles.

3) Lograr un control interno adecuado.

4) Respaldar a las transacciones comerciales.

LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse.

IMPORTANCIA

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

LETRA DE CAMBIO

Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crédito a otra (el librado) comprometiéndose esta última a pagar el importe señalado a la fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobrársela al librado llegada la fecha del vencimiento.

“Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona – el Librador – emite y ordena a otra – el Librado – que acepte pagar y pague, en cierto plazo, a un tercero (Beneficiario) o a su orden una suma de dinero que se determina en la Letra de Cambio. En otros términos, es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado plazo”.

Requisitos que debe llenar una letra de cambio

La denominación de la "Letra de Cambio" o "Única de Cambio" expresada en el mismo texto del título y en el mismo idioma empleado en la redacción del documento. También puede usarse la cláusula "a la orden". Con esto se busca mayor claridad en el documento y evitar confusiones.

Orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero. Es decir que no esté sometida a condición alguna y que la cantidad sea expresada con precisión en la moneda que se va a pagar. Si la cantidad se expresa en números y letras y existe disparidad, valdrá la cantidad expresada en letras. Si se expresa en números y hay diferencia, valdrá la cantidad menor.

El nombre del que debe pagar: librado, girado u obligado directo. No necesariamente su firma. La ausencia del nombre del librado determina la nulidad del título. En caso de empresa, debe mencionarse el nombre exacto, porque de otra manera es nula.

Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cuándo deberá éste cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deberá presentársele al cobro. Para ello debe indicarse en forma precisa la fecha de vencimiento o fecha de pago. Si el vencimiento no estuviera indicado, se considera pagadera "a la vista". A partir del vencimiento es exigible el pago de la letra y esta devenga intereses moratorios. En cuanto al vencimiento, la letra de cambio puede ser:

 A día fijo.

 A cierto plazo de la fecha.

 A la vista.

 A cierto término vista.

 Si tienen otro tipo de vencimiento son nulas.

 Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerará como lugar de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de esté.

 Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago beneficiario.

 La fecha y lugar donde la letra fue emitida. Si no se indica el sitio se considerará como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador.

 La firma del que gira la letra – librador, girador, emitente –. Este requisito es indispensable para la validez de la letra de cambio.

Casos:

-El librador, el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas.

-El librador y el librado pueden ser una misma persona.

-El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y beneficiario serían la misma persona.

Según el artículo 419 del Código de Comercio, toda letra de cambio aunque no sea girada expresamente a la orden, es transmisible por medio de endoso. Este debe ser puro y simple y toda condición a la cual aparezca subordinado, se considerará no escrita. El endoso parcial es nulo e igualmente el endoso "al portador" según el artículo 420. El endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio y es válido aunque no se designe el beneficiario por cuanto el tenedor se considera portador legítimo de la misma.

De acuerdo al artículo 433 la aceptación se expresa por la palabra "acepto" o equivalente. Debe estar firmada por el librado. Su simple firma puesta en la cara anterior de la letra equivale a su aceptación.

El pago de una letra de cambio puede ser garantizado por medio de aval. Esta garantía se puede prestar por un tercero aún por un signatario de la letra. Se expresa por medio de las palabras "bueno por aval" y debe estar firmada por el avalista. Este se obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante y cuando ha pagado la letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo.

El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago, el día en que es pagadera ó en uno de los dos días laborables que le siguen.

La negativa de aceptación o de pago debe constar por medio de un documento auténtico o protesto por falta de aceptación o por falta de pago.

Todas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante, prescriben a los tres años, contados desde la fecha del vencimiento.

Sintetizado lo expuesto se puede decir que una letra de cambio válida es aquella que cumple con todos los requisitos exigidos por la ley, en este caso el artículo 410 del Código de Comercio, y que crea una serie de obligaciones y derechos entre el librador, el librado y el beneficiario. Es más, si posteriormente la letra de cambio se transmite mediante endoso y se garantiza por medio de un aval, también quedarán ligados por derechos y obligaciones el endosante, el endosatario y el avalista.

Endosante es la persona que en un momento determinado posee el derecho de cobrar la letra de cambio y puede, por tanto, transmitir dichos derechos a otra persona mediante su firma en reverso de la letra.

Endosatario es la persona que recibe la letra por intermedio del endoso y que adquiere, por tanto, los derechos que se le transmiten.

Avalista es la persona que garantiza el cumplimiento de una obligación y que lo manifiesta por medio de su firma en el anverso de la letra de cambio. Es necesario recordar que el librador tiene una obligación, que es la de garantizar el pago de la letra. En otros términos, que si la letra no es pagada por el librado que acepto pagarla, el librador tendrá

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