DOCUMENTOS CONTABLES

RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE INGRESO

Se utiliza para dar ingreso a caja de todos los dineros recaudados por cualquier concepto, ya sea dinero en efectivo, cheques o comprobantes de venta con tarjetas debito y crédito. Para efectos de control debe elaborarse este documento en original y copia. El original se le da al cliente y la copia queda para el registro de contabilidad.

Como diligenciar el recibo de caja:

1. Como a todo documento comercial se primero la fecha, la ciudad y el numero del recibo

2. Quien es la persona que entrega el ingreso

3. La dirección de la persona que entrega el ingreso

4. Se coloca la cantidad de dinero que ingresa

5. El porqué de esa entrega de dinero

6. Si la entrega es en cheque se procede a colocar el número del cheque girado

COMPROBANTES DE BANCOS O DE EGRESO

Se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a favor de terceros. Como medida de seguridad y por control interno, aconsejable que los desembolsos se efectúen con cheque. (Para cuantías mayores), para cuantías menores (caja menor).

A los comprobantes se les anexara los soportes que justifiquen el pago, ejemplo: facturas, cuentas de cobro, copias de contratos, pagares, etc., debidamente cancelados con un sello de pagado.

Generalmente elaborado así:

• Original para contabilidad

• Primera copia para el consecutivo

• Segunda copia para el beneficiario del pago

La persona de recibe el pago deberá firmar el original del comprobante con su correspondiente identificación.

Como diligenciar el comprobante de egreso:

1. Se coloca la fecha cuando se elabora el documento

2. Se coloca un duplicado del cheque se giro para hacer el pago por cualquier concepto

3. Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada

4. Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en efectivo pero la mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por cheque.

5. Se coloca firma del beneficiario

6. Por ultimo se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.

FACTURAS DE VENTA

Se utiliza para acreditar la transferencia de dominio de los bienes objeto de la compra o venta. Este contiene información detallada de los bienes o servicios con su precio unitario, cantidad y valor total.

En Colombia los requisitos que debe tener una factura son: numeración consecutiva, razón social e identificación del contribuyente, dirección, registro y régimen del impuesto a las ventas al cual pertenece, resolución de autorización expedido por la DIAN; nombre, número de NIT y teléfono del impresor.

Generalmente elaborado así:

• Original para el cliente

• Primera copia para el consecutivo

• Segunda copia para el registro de contabilidad

NOTAS CREDITO

Se utiliza para efectuar abonos en la cuenta de los clientes por valores y conceptos como: devolución de mercancías, errores u omisiones en liquidaciones.

• Se elabora, por lo general, en original y una copia

• El original para el cliente

• La copia para el consecutivo y registró en libros

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