Documentos Contables

DOCUMENTOS COMERCIALES-CONTABLES

MARIA ISABEL SALAZAR PUGARIN

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

RAFAEL PELÁEZ

COMPLEJO TECNOLÓGICO MINERO AGRO-EMPRESARIAL

SENA

2014

INTRODUCCIÓN

Este trabajo es muy importante porque nos ayuda a identificar los diferentes tipos de documentos contables y comerciales que nos son de una gran importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o en una empresa.

JUSTIFICACION

Este trabajo parte de la importancia del concepto básico de los documentos contables y comerciales para que así tengamos un buen manejo y dominio del de este tema, ya que es de mucha importancia para nuestra vida comercial y social.

DOCUMENTOS CONTABLES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES

DOCUMENTOS NO CONTABLES:

Son los que contienen información sobre una determinada transacción comercial pero no se utilizan para sus contabilización, es decir, son documentos que solamente suministran una información.

DOCUMENTOS EXTERNOS:

Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

DOCUMENTOS INTERNOS:

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

COTIZACIÓN

Definición, utilidad y funcionalidad:

Es aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota).

Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título y también puede estar regulada por el Estado: “El gobierno no dejará que la cotización del dólar supere los cinco pesos”, “El contador está preocupado por la pobre cotización de los títulos de la empresa”, “Si la cotización de las acciones sigue subiendo, nos haremos millonarios o si bajan, nos arruinaremos”.

Características:

1. Deberá ser una cotización formal, con hoja embretada y datos generales de la empresa que cotiza (teléfono, fax, correo electrónico, página web, contacto, etc.).

2. Deberá estar dirigida al Organismo promotor potencial

3. Deberá describir el producto o servicio que está cotizando.

4. En el caso de servicios (consultoría, capacitación, procesos de certificación, etc.) deberá justificar el monto total de la cotización, describiendo las características y calendarización del servicio que estará brindando.

5. En el caso de consultoría o elaboración de estudios deberá:

• Hacer una propuesta de productos que se entregarán, por ejemplo, propuesta de guión del informe final.

• Plantear la metodología que habrá de seguirse.

• Hacer la propuesta económica

• Mencionar el número de personas que participarán en el estudio y su grado de calificación.

• Especificar la temporalidad del servicio, días, semanas o meses de duración.

6. Síntesis curricular de la empresa y / o personas proveedoras

ORDEN DE COMPRA

Definición, utilidad y funcionalidad:

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido, Número de orden de compra, Nombre y dirección del proveedor, Fecha del pedido y fecha de entrega requerida, Términos de entrega y de pago, Cantidad de artículos solicitados, Número de catálogo, Descripción, Precio unitario y total, Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden, Firma autorizada.

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

Importancia:

Al comprador le sirve como constancia de las mercaderías que solicitó, pero casi no se utiliza de esa forma. Es más utilizado para saber el tipo de gasto y cuanto gasto al vendedor le sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación en caso de que sea aceptado el pedido.

REMISION

La Nota de Remisión es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deberá ser sí o sí firmado por el receptor de la mercancía hecho que dará constancia que la mercadería ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas.

En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier índole, libros, muebles, etc., la nota de remisión servirá como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme.

De lo mencionado se desprende entonces que a la Nota de Remisión se le encuentran dos objetivos diferentes, al comprador le servirá para comparar con el pedido que haya realizado, a efectos de constatar si se trata de la mercadería solicitada y para controlar posteriormente si la misma corresponde a lo que se factura.

Y para el vendedor, porque al recibir el duplicado de la nota de remisión, oportunamente firmada por el comprador, tendrá una constancia no solamente de haber entregado la mercadería y así poder facturarla, sino que además que la misma fue aceptada conforme.

Objetivo:

La Nota de Remisión se le encuentra dos objetivos diferentes;

Al comprador

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