Documentos Contables

COTIZACIÓN

Definición, utilidad y funcionalidad:

Es aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización son la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota).

Más específicamente, cotización de un valor mobiliario o título valor es su admisión a negociación en un mercado bursátil o de una divisa. Más exactamente, la cotización es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título y también puede estar regulada por el Estado: “El gobierno no dejará que la cotización del dólar supere los cinco pesos”, “El contador está preocupado por la pobre cotización de los títulos de la empresa”, “Si la cotización de las acciones sigue subiendo, nos haremos millonarios o si bajan, nos arruinaremos”.

Características:

1. Deberá ser una cotización formal, con hoja membretada y datos generales de la empresa que cotiza (teléfono, fax, correo electrónico, página web, contacto, etc.).

2. Deberá estar dirigida al Organismo promotor potencial

3. Deberá describir el producto o servicio que está cotizando.

4. En el caso de servicios (consultoría, capacitación, procesos de certificación, etc.) deberá justificar el monto total de la cotización, describiendo las características y calendarización del servicio que estará brindando.

5. En el caso de consultoría o elaboración de estudios deberá:

• Hacer una propuesta de productos que se entregarán, por ejemplo, propuesta de guión del informe final.

• Plantear la metodología que habrá de seguirse.

• Hacer la propuesta económica

• Mencionar el número de personas que participarán en el estudio y su grado de calificación.

• Especificar la temporalidad del servicio, días, semanas o meses de duración.

6. Síntesis curricular de la empresa y / o personas proveedoras

ORDEN DE COMPRA

Definición, utilidad y funcionalidad:

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido, Número de orden de compra, Nombre y dirección del proveedor, Fecha del pedido y fecha de entrega requerida, Términos de entrega y de pago, Cantidad de artículos solicitados, Número de catálogo, Descripción, Precio unitario y total, Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden, Firma autorizada.

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

Importancia:

Al

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