Documentos Contables

DOCUMENTOS CONTABLES

• Recibo de caja:

Soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

Como se diligencia:

-Numero consecutivo y cronológico de recibo de caja.

-CLIENTE: en este campo debe de ir Razón Social del cliente, Nombre de la persona natural (cuando es persona natural Ej.: Onassis Arroyabe Jaime) o jurídica (razón social Ej.: AGRICOLA DE SEGUROS S.A.) con su respectiva identificación, CEDULA cuando es persona natural, NIT cuando es persona jurídica.

-DIRECCION: en este campo se debe de colocar la dirección del cliente.

-CIUDAD: en este campo debe de ir la ciudad donde decide el cliente

-TEL: en este campo debe de colocar el número de teléfono del cliente

-NIT: en este campo se debe de colocar el nit del cliente.

-FECHA: en este campo debe de colocar la fecha del día en que se recibe el dinero.

-LA SUMA DE: en este campo debe de colocar en letras el valor de dinero que se recibe.

-POR CONCEPTO DE: en este campo debe de colocarse el concepto por el cual se está recibiendo el dinero, especificando: Numero de documento que están cancelando o haciendo un abono, valor de la retención en la fuente y retención de IVA si el cliente la práctica. Los ANTICIPOS deben tener también su respectivo ingreso (con los campos de los numerales 2-3-4-5-6-7-8 muy bien diligenciados).

-FIRMA Y SELLO: este espacio siempre debe de llevar la firma de la persona que elabora el recibo de caja y el sello de la empresa que elabora el recibo de caja.

-En caso de anular un recibo de caja debe de quedar archivado con todas sus copias y la nota o sello de anulado en el consecutivo de recibos de caja.

Cuando se elabora:

Este documento se utiliza en el momento en que ingresa dinero en efectivo, en cheque y otras formas de recaudo.

• Comprobante de egreso:

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. El original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

Como se diligencia:

Egresos: se elabora por los diferentes pagos en que incurre la empresa en el desarrollo de su actividad.

-Numero consecutivo y cronológico del egreso.

-Fecha de elaborado el pago.

-Razón Social del proveedor del producto o servicio que estamos cancelando, Nombre de la persona natural (cuando es persona natural Ej.: Onasis Arroyave Jaime) o jurídica (razón social Ej.: AGRICOLA DE SEGUROS S.A.) con su respectiva identificación, CEDULA cuando es persona natural, NIT cuando es persona jurídica.

-El comprobante de egreso debe de estar soportado por la FACTURA del proveedor a quien se le compro el producto o servicio, si este es de régimen común, la factura debe de cumplir con todos los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisitos de factura), en caso que sea régimen simplificado o personas naturales deben elaborar CUENTA DE COBRO con los requisitos establecidos por ley (Adjunto requisito de cuenta de cobro).

-FIRMA Y SELLO: este espacio siempre debe de llevar el nombre y cedula del proveedor de bienes o servicios que recibe el dinero o el cheque.

-En caso de anular un egreso debe de quedar archivado con todas sus copias y la nota o sello de anulado en el consecutivo de egresos.

-NO admitir recibos de caja o remisiones como soporte de los pagos, por que estas no cumplen con los requisitos establecidos por la ley, para el reconocimiento del IVA, solo la factura o cuenta de cobro estan autorizadas por ley para este efecto.

Cuando se elabora:

Se elabora para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes gastos operacionales (servicio, papelería etc.) transacciones comerciales etc.

• Nota Débito:

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como se diligencia:

-Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboro el documento

- Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito

-Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito

- Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo.

Cuando se elabora:

En los bancos cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplico a un cheque depositado y girado sobre un plazo del anterior.

En los comercios cuando se pago el flete por envió de una mercancía; cuando se debita intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.

Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su cuenta un importe determinado, emite una nota debito. Las causas que generan su emisión pueden ser: error en menos en la facturación, intereses, gastos por fletes, gastos bancarios, etc.

• Nota Crédito:

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Como se diligencia:

- Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración

- Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito

-El concepto por el cual se le envía la nota crédito

-Y por último se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo.

Cuando se elabora:

Cuando existen averías de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de la facturación

• Nota de contabilidad:

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

Como se diligencia:

- apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes y servicios

- apellidos, nombre y cedula/ NIT de la persona natural beneficiaria de pago o abono

-número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva

-fecha de la operación

-concepto

-valor de la operación

-discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación

- firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento

Cuando se elabora:

Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni internos específicos, allí entra la nota de contabilidad; por ejemplo: Contabilización de los ajustes por inflación, la depreciación, la amortización, correcciones, los comunes ajustes resultantes al momento del cierre.

Tiene como función registrar operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores crédito y debito.

• Factura:

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago .El original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

Como se diligencia:

- se coloca el número de la factura (si se lleva consecutivo)

- fecha en que se entrega la mercancía

- forma de pago

- número de pedido

- condiciones de pago

- nombre del cliente que hizo la compra

- RFC: es el equivalente al NIT.

-dirección

- cantidad de la mercancía pedida

- descripción de los artículos solicitados

- precio de cada artículo

- precio total: sale de multiplicar la cantidad por el precio unitario

- valor total en letras

- subtotal es lo que suman los totales de los artículos solicitados

- indicar cuanto es el valor del IVA a cobrar (sale de multiplicar el subtotal por el % de IVA a cobrar)

- es la suma del subtotal más el IVA

- firma del cliente que va a hacer el pago.

Cuando se elabora:

Cuando se elabora la entrada de un producto, o la provisión de un servicio.

• Comprobante Diario:

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el

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