Documentos relacionados con la compraventa

 1. Documentos relacionados con la compraventa. Indica y explica brevemente qué son y cómo funcionan los principales documentos que se utilizan generalmente en este proceso, de 4 a 5 líneas por cada documento y localiza en internet un modelo representativo de cada uno.

Es muy importante saber el orden de los documentos y que se refiere cada en relación a la compra venta:

1. EL PRESUPUESTO;  es una propuesta económica en la cual se reflejan una estimación del coste de un bien o de un servicio. Es un documento meramente informativo, no es apto para su registro contable y no tiene validez alguna hasta que el cliente no lo firme. En él se debe incluir, como mínimo, los datos del comprador y del vendedor, el lugar y plazo de emisión y su valides y consideraciones externas asociadas al contenido del presupuesto, como pueden ser formas de pago, transporte o plazos.

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1. EL ALBARAN; Es un documento que se incluye más información que el presupuesto, pero sigue siendo meramente informativo. El objetivo es demostrar que el cliente ha recibido la mercancía en las condiciones establecidas, Por ello, se debe comprobar el estado de la misma antes de firmar el albarán.

En este sentido, si la mercancía está dañada, el cliente tiene un periodo máximo de 30 días para reclamar. En este caso el cliente presentará como prueba el albarán. De ahí que sea un documento con implicación legal y comercial.

La información que debe detallar el albarán es la siguiente: número identificativo y lugar y fecha de emisión; datos del vendedor; datos del comprador; lugar y fecha de entrega; ficha y sello del receptor; y, datos relacionados con la mercancía (cantidad, precio unitario, precio total, etc.). Es habitual encontrar también un apartado de observaciones donde se suele indicar el horario, las formas de pago, entre otras.

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1. LA FACTURA; Este documento sí que tiene carácter obligatorio, la empresa (o el Profesional) debe emitirlo y es apto legalmente para reflejar las operaciones de compraventa. Con la factura se deja constancia de la operación comercial. En función de la cantidad de información que contiene, la factura puede ser completa o simplificada.

La factura debe contener, como mínimo: el número y la serie que la identifique como única (codificación correlativa), la fecha de expedición, la fecha de operación o de recepción del pago anticipado; los datos del emisor y del receptor; identificación de los servicios prestados o los bienes entregados; los tipos impositivos; la cuota tributaria y el importe total.

Actualmente, se está extendiendo el formato telemático de la factura, es decir, la factura electrónica, que tiene la misma validez legal que la factura en papel, ya que está validada por la Agencia Tributaria. 

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4. Los documentos de cobro En España, los principales documentos de cobro son el cheque, el pagaré y la letra de cambio:

1. Cheque: el emisor solicita a una entidad bancaria el abono de una cantidad de dinero al receptor. El cobro se hace al momento de emisión.
2. Pagaré: promesa de pago de un emisor (deudor) a un receptor (acreedor). El cobro es posdatable hasta el momento del vencimiento.
3. Letra de cambio: documentos que refleja el compromiso entre dos empresas o entidades de cancelar una deuda a través de un tercer agente. Como el pagaré, el cobro es posdatable hasta el momento del vencimiento y es obligatorio que se haga sobre papel timbrado.

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 2. Respecto al pedido. Indica los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de realizar el pedido, y pon un ejemplo de lo que podría suceder en caso de no tener en cuenta cada una de estas recomendaciones. (Un ejemplo en cada caso) y las características principales de éste.

1. Planificar con antelación lo que se va a pedir. ( sino no tendríamos planificación de lo que hay en el almacén, no quedaríamos sin stock, producción así perdidas en la empresa)
2. Evitar errores en los datos del pedido, se debe repasar el documento antes de enviarlo. Por norma general suelen ser grandes listados de artículos con sus precios y sus unidades, o expresado en cantidades o cajas, etc. (Un error en una numeración puede dar lugar a un envió equivoco de con lo que el precio podría variar, si ponemos una referencia o un cantidad mal el comprador se puede acoger a lo solicitado)
3. Pedir confirmación al cliente que nos responda confirmándolo lo antes posible, indicándonos también si existe algún problema de forma que tengamos un margen de maniobra para rectificar o hacer cambios. (si no tenemos la confirmación del pedido podemos hacer el envío y no haber nadie en la instalación, o rechazarle a la hora de la recogida por no querer disponer de él; por eso es muy importante que ese firmado el pedido para garantizar que el emisor no tenga perdidas)
4. Los plazos de entrega y sistemas de envío también son importantes a la hora de hacer un pedido. No olvidarse del sistema de pago o cobro, si nos hacen descuentos por compras superiores a cierto número de productos o no, formas de financiación, comisiones, primas, etc. ( Si no ponemos la forma  y plazo de cobro podemos tener un adeuda con el comprador que podrá pagarlo cuando él quiera, con lo que al emisor le perjudicara ya que es un dinero que ha tenido que adelantar)
5. Conocer claramente los gastos de envío. En este caso el dato importante es conocer el peso, los gastos de embalaje y si el peso que estamos pidiendo incluye el embalaje. Conviene matizar todos estos datos, o si se desconocen hacerlos saber dentro de la carta de pedido. (En él envió conlleva un gasto con lo que si no se detalla se entiende que ese gasto lo asume el proveedor no el comprador por eso hay que detallarlo.)

3.Respecto al pedido. Indica los datos que deben reflejar un pedido, cómo se confecciona y añade un ejemplo de contrato de compraventa.

Debemos saber que en proceso de compra se inicia generalmente cuando en el almacén de la empresa se observa que no hay existencias de un producto o éstas son escasas. El comprador tiene que definir correctamente lo que quiere pedir par que la empresa vendedora le mande la mercancía lo más fácil y rápidamente posible. Para el que el proceso de compraventa se inicie se debe de realizar UN PEDIDO.

Sus características son:

• El pedido lo realiza el comprador y lo recibe el vendedor. La compra es firme cuando el vendedor lo acepta.
• No hay formato ni unas normas fijas para realizar esta solicitud. Las empresas pueden crear su propio documento de pedido.
• Pueden realizarse por escrito (carta, Formulario) o verbal (personal o telefónicamente). Conviene que se realice por escrito para poder llevar un control más eficaz. Lo mejor es confirmar el pedido por escrito, que se enviará al vendedor y quedarse con una copia para poder contrastar los artículos a su recepción.

En este documento se relaciona las mercancías objeto de la operación comercial, por lo tanto, concretar los derechos y deberes de las partes establecidas a través del contrato de compraventa.

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4. Explica el Albarán. Características, utilidad, funcionamiento, contenido, etc.

Una vez formulado el pedido entonces el vendedor prepara los artículos a vender. Cuando se realiza la entrega física de la mercancía aparece un segundo documento que  es el albarán, y que acompaña a las mercancías en la entrega. El alabaran es un documento emitido por el vendedor en el que se relacionan las mercancías enviadas y que se adjunta al envió del pedido con la finalidad de acreditar la salida de mercancías del almacén y su entrega al comprador.

Las características de este documento son:

• Debe ser por escrito.
• Incluye una relación de mercancías que se deriva de una actividad comercial.
• Acompaña a las mercancías para que el receptor pueda comprobar su entrada en el almacén.

La utilidad de este documento:

• Justificar la salida de los artículos del almacén.
• Justificar que se ha realizado la entrega.
• El albarán justifica la salida de la mercancía y sirve de listado para comprobar la mercancía que se carga y descarga.

Como se confecciona:

• Los datos para confeccionar el albarán, se obtienen del pedido y de las fichas de almacén que reflejan la salida de la mercancía.
• Una vez firmado por el comprador, es el justificante de que la mercancía ha sido entregada.

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5.Explica la factura. Características, utilidad, funcionamiento, contenido, normativa, etc.

Debemos saber que la factura es el documento expedido por el vendedor, a cargo del comprador, que acredita jurídicamente la compraventa de bienes o la prestación de servicios. Se rige por la legislación vigente y es un comprobante con valor legal. El contenido de la factura está determinada por el Código de Comercio y por la Ley 37/ 1992 del Impuesto de Valor Añadido

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