ENSAYO FERIA Y EXPOCISION

Son muchas las formas de comunicarse con el mercado. Entre las principales se cuenta la televisión, la radio, la prensa, las revistas, los eventos especiales, seminarios, telemercadeo, venta personal e Internet. Un poco olvidadas, se encuentran las Ferias y Exhibiciones, de las cuales poco se habla, y muchas veces no se incluye en los Planes de Mercadeo de las empresas.

Cantidad de empresas medianas y pequeñas de mucho éxito solamente hacen esfuerzos de mercadeo por medio de la participación en Ferias y distribución de circulares y folletos en esos eventos a los cuales asisten. Eso es todo. Y de verdad nada más es necesario, cuando se hace bien.

Las Ferias comenzaron hace cientos de años, cuando se les llamaba bazares - antecesores de los modernos almacenes generales. Durante los últimos 50 años hemos visto una gran cantidad de altamente especializadas Ferias y Exposiciones. Algunas de ellas orientadas a consumidores finales y otras orientadas a revendedores. A medida que ha ido pasando el tiempo la línea divisoria entre ambos tipos de Ferias comienza a desvanecerse. Muchas Ferias destinadas a agentes y distribuidores también invitan a participar público en general.

Los principales objetivos de las empresas para presentarse en Ferias se encuentra en dos áreas: comunicación y ventas. Estos últimos son los que tratan de conseguir la venta de productos o servicios. Los objetivos de comunicación son aquellos que ayudan a expresar ideas, conceptos, programas o mensajes de mercadeo a los asistentes a la Feria. Se puede argumentar, que los objetivos son solamente vender, pero el expositor de una Feria tiene que entender las líneas divisorias entre ventas y comunicación para hacer las decisiones correctas relacionadas con su presentación.

La promoción y publicidad es una forma de comunicación que normalmente los intentos de persuadir a los posibles clientes a comprar o consumir más de una determinada marca de producto o servicio. Si bien ahora el centro de la economía mundial contemporánea y la reproducción de las redes mundiales de producción, es sólo recientemente que la promoción y publicidad ha sido más que una influencia marginal sobre los patrones de producción y ventas. La formación de la moderna promoción y publicidad estaba íntimamente ligada a la aparición de nuevas formas del capitalismo monopolista en la final del 19 y principios del siglo 20 como un elemento de las estrategias corporativas para crear, organizar y controlar los mercados, siempre que sea posible, especialmente para producción en masa bienes de consumo. La producción en masa exigía consumo masivo, y esto a su vez requiere una cierta homogeneización de los gustos de los consumidores de los productos finales.

La publicidad son estrategias que las empresas utilizan prácticamente de los medios pagados por un vendedor para informar, convencer y recordar a los consumidores un producto u organización, es una poderosa herramienta de promoción.

La promoción cubre una amplia variedad de incentivos para el corto plazo son cupones, premios, concursos, descuentos cuyo fin es estimular a los consumidores, al comercio y a los vendedores de la propia compañía.

La promoción de ventas exige que se fijen unos objetivos, se seleccionen las herramientas, se desarrolle y pruebe los programas antes de instrumentarlo, y se evalúen sus resultados.

Las Ferias y Exposiciones permiten establecer contacto con un gran número de clientes actuales o potenciales en un período de tiempo y espacio muy corto. Es por esto que muchas de las empresas deciden participar en estos eventos, confiando en que por el solo hecho de estar ahí, van a acaparar todo el mercado, pero... ¿es así realmente?

Generalmente, la empresa trata una feria o exposición como un evento que dura dos o cinco días, y se centra, casi exclusivamente, en lograr que ese lapso de tiempo sea lo más productivo posible. Con este enfoque emplea sólo una tercera parte del potencial de ventas que tiene una exposición. Una feria consta de tres etapas bien definidas: antes, durante y después, y cada uno de ellos posee puntos fuertes unidos a la mercadotecnia. Por esto es necesario elaborar un cronograma de acciones que contemple los tres momentos claves de una adecuada planificación.

Antes de la feria:

10 - 12 meses antes de la Feria:

a. Comunicar la decisión de asistir al equipo comercial.

b. Celebrar una reunión con el personal involucrado y definir los objetivos de participación.

c. Hacer una primera selección de los productos a exponer.

d. Prever la presentación de novedades en la feria.

e. Estimar el espacio que se necesitará.

f. Estudiar la documentación de ferias anteriores, si se ha asistido.

g. Contactar con la organización de la feria para informar sobre el interés por participar y solicitar la pre-inscripción del espacio, precios, etc.

h. Revisar la normativa de la feria.

i. Visitar, si es posible, el terreno de la feria antes de reservar el espacio.

j. Llenar y enviar la pre-inscripción y solicitar información sobre los planes de promoción.

Acciones a realizar, después de reservado el espacio.

8 - 10 meses antes de la Feria:

a. Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.

b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.

c. Hacer un plan y un presupuesto para las acciones promocionales previas a la feria.

d. Hacer un plan y un presupuesto para las acciones promocionales a realizar durante la feria.

e. Presupuestar acciones promocionales post-feria.

f. Decidir el material informativo y de ventas necesario.

g. Estudiar si existen necesidades de otro material y, en su caso, definirlo y desarrollarlo.

h. Contactar con los proveedores y establecer calendario.

6-8 meses antes de la feria:

a. Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.

b. Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.

c. Diseñar la campaña de publicidad de apoyo: objetivos y

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