El Registro Único De Proveedores

EL REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES (RUP)

El Registro Único de Proveedores (RUP) es un registro público en el que debe constar toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que desee participar en las contrataciones que realizan las entidades del Estado Ecuatoriano.

De acuerdo a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, el Registro Único de Proveedores (RUP) es un sistema público de información y habilitación de las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, con capacidad para ser contratadas por el Estado Ecuatoriano según lo establecido en esta ley. La administración de este registro corresponde al Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP).

El RUP incluye categorías dispuestas por el INCOP y se mantiene actualizado automática y permanentemente en coordinación con las instituciones públicas y privadas. La información del RUP es pública y está disponible en el sitio web: https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/

Toda persona natural o jurídica que desee participar individualmente o en asociación en las contrataciones del Estado Ecuatoriano requiere constar obligatoriamente en el RUP como proveedor habilitado.

Se debe manifestar que son causales de suspensión temporal del RUP las siguientes:

- Ser declarado contratista incumplido o adjudicatario fallido durante el tiempo de 5 y 3 años respectivamente, contados a partir de la notificación de la resolución de terminación unilateral del contrato o de la resolución con la que se declare adjudicatario fallido.

- No actualizar la información requerida para su registro por el INCOP, esta suspensión se mantendrá hasta que se realice la actualización respectiva.

- Si ocurrieren perjuicios técnicos o económicos en la ejecución de los contratos.

- Si el precio sufriere una variación sustancial a la prevista.

Se suspenderá definitivamente en el RUP, a un proveedor cuando éste haya proporcionado para su registro de datos información adulterada, siempre que dicha situación haya sido declarada en sentencia ejecutoriada de última instancia.

Cuando se contrate con personas inhábiles se podrá presentar una denuncia ante el Procurador General del Estado, acompañando documentos probatorios.

Proceso para obtener el Registro Único de Proveedores (RUP)

El Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública en su artículo 8 destaca que los proveedores que deseen registrarse en el Registro Único de Proveedores deberán observar el procedimiento que establezca el Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP). Este procedimiento, que también pueden seguir las organizaciones sin fines de lucro, consiste en lo siguiente:

1.- Ingresar al sitio web del Sistema Oficial de Contratación del Estado (SOCE):

https://www.compraspublicas.gob.ec/ProcesoContratacion/compras/

y hacer click en la opción “Regístrese como Proveedor del Estado” ubicada en la tercera columna en la parte derecha de esta pantalla, en el recuadro que dice “Sistema de Contratación”.

2.- Luego de haber hecho click en la opción anterior se muestra una pantalla que incluye los Términos de Uso y Condiciones de Privacidad en el Portal. Es recomendable leer el texto allí mostrado y si se está de acuerdo hacer click donde dice “SI, declaro haber leído y Acepto los Términos y Condiciones” y luego presionar el botón “Continuar”.

3.- En la siguiente pantalla aparece un formulario que debe ser llenado con los datos del proveedor, en este caso de la organización sin fines de lucro que se está registrando en el portal. En esta parte se debe primero ingresar un nombre de usuario, el cual será utilizado cada vez que se ingrese a este portal. El nombre de usuario tiene una longitud máxima de 32 caracteres y puede contener letras, números, guión (-) y subguión (_). El nombre de usuario no puede contener espacios en blanco, puntos, ni caracteres especiales o tildes como ñ, ?, *, á.

Posteriormente se debe ingresar una contraseña que será utilizada cada vez que se ingrese a este portal. La contraseña puede tener una longitud de entre 6 y 15 caracteres, y al igual que el nombre de usuario, no puede contener espacios en blanco, caracteres especiales o tildes.

En el siguiente campo se debe ingresar nuevamente la misma contraseña cread anteriormente con el fin de confirmar que está correctamente escrita.

En el campo correo electrónico se debe ingresar una dirección de correo electrónico que será la que recibirá las invitaciones para participar en un proceso de compra pública o cualquier noticia relacionada al portal.

Finalmente en esta pantalla se debe seleccionar si el registro en el portal se está realizando para una persona natural o para una persona jurídica, y si su origen es nacional (dentro de Ecuador) o extranjera (fuera de Ecuador).

Luego de llenar estos datos se presiona el botón “Continuar”.

4.- El siguiente paso del proceso consiste en ingresar los datos de la organización, específicamente el número de Registro Único de Contribuyentes (RUC), Razón Social. Nombre Comercial, Página Web, Año de Inicio de Actividades y Naturaleza Jurídica, la cual para el caso de organizaciones de la sociedad civil puede ser Fundación ó Sociedad Civil. Adicionalmente en esta pantalla se deben ingresar los datos del Representante Legal de la organización, incluyendo Nombres, Apellidos, Documento de Identificación, Cargo, Nivel de Especialización, entre otros. Una vez que se hayan ingresados todos estos datos se presiona el botón “Continuar”.

5.- El siguiente paso del proceso corresponde a los datos de dirección del Proveedor. En esta pantalla se ingresan los datos de la oficina principal de la organización que se registra como proveedor, incluyendo Calle, Número, País, Provincia, Cantón, Parroquia y Teléfono. De preferencia se deben ingresar los mismos datos que aparecen en el RUC. Una vez ingresados los datos se presiona “Continuar”.

6.- El proceso de registro continúa con la pantalla de ingreso de Contactos del Proveedor. Si la organización desea que las convocatorias y noticias del portal lleguen a otra persona, además del representante legal, entonces debe ingresar los datos en esta pantalla. Cabe destacar que este paso es opcional. Si no se desea ingresar los datos de una persona de contacto adicional se puede presionar directamente el botón “Continuar”.

7.- La siguiente pantalla que aparece durante el registro es quizás la más importante del proceso, ya que se refiere a definir los productos o servicios que la organización va a ofertar al estado ecuatoriano y es en base a estos que recibirá las convocatorias que se realicen. Para buscar los productos o servicios adecuados existen dos opciones: Buscar en el Clasificador y Navegar en el Clasificador. La primera opción de Buscar en el Clasificador permite ingresar una palabra o palabras relacionadas a la experiencia de la organización y seleccionar las categorías que abarcan dicha experiencia. Por otro lado, la opción de Navegar en el Clasificador permite revisar las categorías principales registradas en el portal y escoger según sea el caso la que aplique para la organización. Es importante destacar que todos los productos o servicios que se escojan en esta pantalla deberán tener como respaldo la actividad económica que consta en el RUC. Por ejemplo, si la organización tiene como actividad económica en su RUC “Actividades de Enseñanza a Niños” no podrá registrarse para ofertar partes y piezas de computadoras, ya que no está includo en su actividad económica. Si acaso la organización no tiene en su actividad económica del RUC algo relacionado a algún producto o servicio que desee ofertar, no podrá concluir el proceso de registro como proveedor del estado. Una vez escogidas las categorías de interés para la organización se debe presionar el botón “Aumentar Producto”. Terminada la selección de todas las categorías, se presiona el botón “Continuar”.

8.- El penúltimo paso en el proceso de registro implica ingresar indicadores del Proveedor, en este caso de la organización de la sociedad civil que se está registrando. Los datos solicitados son Ventas/Ingresos Anuales, Porcentaje de facturación que se exporta, Número de Trabajadores Permanentes, Valor de Activos Fijos, Valor de Inmuebles, Volumen de Activos y Porcentaje de Agregado Nacional. Completados estos datos se presiona “Continuar”.

9.- Finalmente se muestra un mensaje de confirmación del ingreso de los datos y los botones correspondientes para Imprimir los siguientes documentos: los Requisitos que se deben llevar a la oficina del Instituto Nacional de Compras Públicas (INCOP), el Formulario de Registro con los datos que se ingresaron durante el proceso y el Acuerdo de Responsabilidad de uso del Portal.

Requisitos para habilitación del Registro Único de Proveedores (RUP)

A.- Documentos Generales

A1.- Para Personas Naturales:

Formulario de registro en el RUP impreso en el Portal COMPRASPUBLICAS.

Copia de la Cédula de Ciudadanía, o copia de la cédula de identidad o del pasaporte y visa, en caso de ser extranjero.

Copia de la papeleta de votación vigente, de ser ecuatoriano

Certificado del cumplimiento tributario emitido por el S.R.I.

Copia de la declaración de Impuesto a la Renta del último ejercicio económico.

Certificado de cumplimiento de obligaciones patronales emitido por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social - IESS. Certificados de los clientes principales de los últimos tres años, con el detalle de las especificaciones técnicas de los bienes, obras o servicios suministrados.

A2.- Para Personas Jurídicas domiciliadas en el país

Formulario de registro en el RUP impreso en el Portal COMPRASPUBLICAS.

Copia notariada de la escritura de la constitución de la empresa, estatutos y reformas, inscritas en el Registro Mercantil.

Certificado de existencia legal y cumplimiento de obligaciones otorgado por la Superintendencia de Compañías o la entidad de control respectiva.

Copia del nombramiento del representante legal, inscrito en el Registro Mercantil, o el poder conferido a un mandatario en el Ecuador, debidamente certificado.

Copia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal, o copia de la cédula de identidad o del pasaporte y visa, en caso de ser extranjero.

Copia de la papeleta de votación vigente del representante legal, de ser ecuatoriano.

Certificado de cumplimiento de obligaciones patronales emitido por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social - IESS.

Certificado de cumplimiento tributario emitido por el S.R.I.

Copia de la declaración del Impuesto a la Renta del último ejercicio económico.

Certificados de los clientes principales de los últimos tres años, con el detalle de las especificaciones técnicas de los bienes, obras o servicios suministrados.

A3.- Para Personas Jurídicas no domiciliadas en el País

Documentos que acrediten su existencia legal en el país de origen, legalizados por el Consulado de Ecuador o Agente Diplomático acreditado. En el caso de haberlos otorgado en otro idioma, presentar los documentos legalmente traducidos al español.

Estados financieros auditados del último ejercicio económico.

Nombramiento de un apoderado o representante legal, inscrito en el Registro Mercantil del Ecuador, adjuntando copias de su cédula o pasaporte y papeleta de votación vigente, de ser ecuatoriano.

A4.- En caso de Asociación

Las Empresas asociadas deben estar registradas en el RUP, en forma individual

Presentación del proyecto de constitución de la asociación con el porcentaje de participación.

B.- Documentación Complementaria

B1.- Para Proveedores de Bienes

Declaración de disponibilidad de inventario de repuestos, de ser pertinente.

Detalle de talleres de servicio postventa, por zona geográfica de ser pertinente.

B2.- Para Proveedores de Servicios

Detalle de las facilidades para realizar el servicio.

Detalle del personal técnico con el respaldo de su formación académica y experiencia.

Importante: El formulario de registro en el RUP se obtiene en el Portal http://www.compraspublicas.gov.ec ingresando la información solicitada. Este documento debe ser firmado por el Representante Legal y junto con los requisitos solicitados, deberán ser entregados en el Instituto Nacional de Contratación Pública, (Av. Eloy Alfaro y Av. Amazonas) Planta Baja del edificio MAGAP y en las oficinas del MIC a nivel nacional.

Bibliografía:

http://guiaosc.org/que-es-el-registro-unico-de-proveedores-rup/

http://www.lmzabogados.com/contenido_en/index.phpoption=com_content&view=article&id=62:informe-de-contratacion-publica&catid=42:noticias-de-interes

http://guiaosc.org/cual-es-el-proceso-para-obtener-el-registro-unico-de-proveedores-rup/

http://www.guayas.gob.ec/requisitos-para-habilitacion-del-rup-registro-unico-de-proveedores

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