El método Kaizen e Indicadores de Gestión

Unidad N°2. El método Kaizen e Indicadores de Gestión

Actividad: Plan Kaizen

Nombre aprendiz: Edgar Jesus Altamar

Email: Rio2@misena.edu.co

Fecha: 2 de marzo del 2014

Descripción:

La actividad está compuesta por tres puntos a desarrollar, lo que se busca es aplicar los conceptos aprendidos sobre el método Kaizen al interior de su empresa.

Por ende se han analizado los conceptos de mejora continua, la importancia de medición, el análisis de las no conformidades y propuestas de posibles soluciones, sin embargo, existen metodologías que implementadas adecuadamente contribuyen a disminuir factores de riesgo que potencien la presencia de problemas, inconformidades o dificultades en los procesos institucionales.

Dentro de las metodologías para fortalecer y cultivar una cultura de mejora continua se encuentran el Kaizen y las 9s.

Por tal motivo lo que se pretende en esta actividad es conocer esta metodología con miras a aplicarla en la empresa donde usted labora, reconociendo la importancia de promover el mejoramiento continuo en los procesos institucionales y por ello se le pide que realice lo siguiente:

1. Diseñe el Plan Kaizen Institucional para uno de los problemas operacionales más frecuentes en un proceso, definiendo los siguientes parámetros:

Plan Kaizen

Empresa: Cabot Colombiana Fecha de planeación: 2/03/2014

Proceso a mejorar: Gestión Documental

Fecha de inicio: 20/04/13 Fecha de finalización:20/08/14

Planteamiento del problema: documentación generada por la compañía muy lentamente e ineficaz para la radicación de cada trámite.

Objetivo del plan Kaizen:

Gestionar y controlar el sistema de Gestión de la Calidad y la documentación generada por la compañía para la radicación de cada trámite, para asegurar la eficaz planeación, operación y control de los procesos y poder alcanzar los índices de excelencia de la compañía así con los usuarios.

Líder del equipo Kaizen: Coordinador de Seguridad en la Calidad

Lista de miembros del equipo Kaizen:

Coordinador de Seguridad en la Calidad, Subdirector del comité de calidad y Colaborador designado para el archivo de documentos del SGC.

Cronograma para la ejecución del plan Kaizen

Actividad Recursos necesarios Responsable Fecha ejecución

1. Programar y realizar auditorías internas. Información del desempeño de los procesos en cada una de las áreas. Coordinador de Seguridad en la Calidad, 20/08/13

2. Capacitar al personal. Instrumentos y mecanismos para el seguimiento a los procesos y a la gestión precisa dos y diseñad para así corregir no conformidades.

Subdirector del comité de calidad 20/09/13

3. Informes desempeño. Plan Estratégico Plan Operativo de Centro Lineamientos Colaborador designado para el archivo de documentos del SGC.

20/10/13

4. Evaluación de desempeño de cada proceso y colaboradores. Directrices para la evaluación de la Gestión en todos los procesos

Coordinador de Seguridad en la Calidad, 20/11/13

Beneficios de implementar el plan Kaizen propuesto

Permitió identificar y conocer en la practica la interacción existente entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad una vez estructurado el Manual de Calidad, la importancia que es el analizar a la compañía en cuanto a las necesidades y poder llegar a satisfacer al usuario en un 100% siempre y cuando llevemos acabó nuestros procesos del SGC, y así poder reconocer nuestra falencias y corregirlas para obtener la certificación y si ya contamos con ella poder seguir portándola con orgullo y trabajo en equipo alcanzado la excelencia en el servicio y en el ambiente laboral.

Frecuencia de reuniones del equipo Kaizen: cada 3 meses

Fecha de presentación final del plan: al cabo de 1 año

2. Identifique la medición del plan Kaizen para garantizar su eficaz ejecución:

Proceso:

4.2 Gestión Documental.

5.0 Responsabilidad de la Dirección.

5.5.2 Representante de la Dirección.

5.5.3. Comunicación Interna.

8.0 Medición, análisis y mejora.

Líder del proceso: Coordinador de Seguridad en la Calidad, Subdirector del comité de calidad y Colaborador designado para el archivo de documentos del SGC.

Actividad Indicador de gestión Descripción Responsable del reporte Meta

1. Elaborar y modificar documentos del SGC. Todos los funcionarios. Documentos elaborados para cada comunicación o informe. Funcionario asignado de acuerdo al proceso. Elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, con un permiso para poder modificarlos.

2. Programar y desarrollar Auditorías Internas de Calidad.

En todos los procesos y evaluando a todos los funcionarios ya que estos son los encargados de llevar a cabo su labor con calidad y excelencia.

Auditorías Internas de Calidad, Informes de Auditorias y Planes de Mejoramiento para contrarrestar las no conformidades. Auditores Internos. Mecanismos e instrumentos para el seguimiento de los procesos definidos y diseñados en la gestión e información del desempeño de los procesos y de los funcionarios.

3. Verificar requisición y orden contra pedido.

En área de recibo de insumos.

Cuando llega pedido a la empresa. Gerente de compras Es necesario verificar que llego lo que se pidió.

3. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de la presente actividad.

1. Pude aplicar los conceptos obtenidos a través del taller y las lecturas complementarias para:

• Conocer los principales aspectos del método Kaizen y sus beneficios.

• Identificar las ventajas y beneficios de la aplicación de metodologías como el Kaizen y las 9s al interior de las organizaciones y aplicarlas en las Instituciones en las que laboro actualmente.

• Conocer y manejar el lenguaje propio de la calidad según la normatividad ISO 9001.

2. La implementación de metodologías de organización y sensibilización hacia el mejoramiento continúo, permiten elevar los estándares de eficacia y eficiencia en una Institución Educativa.

3. La realización de actividades de organización según los parámetros del Kaizen y las 9s facilitan el mejoramiento de la estructura empresarial y el fortalecimiento del proyecto de vida personal de los empleados, al introducir cambios significativos en su modo de concebir el trabajo como parte integral de su desarrollo personal y social.

Criterios de evaluación

Conoce la metodología de implementación del método kaizen.

Plantea indicadores de gestión para la medición de procesos o actividades.

Entrega a tiempo las actividades de acuerdo con la fecha indicada por el instructor.

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