El proceso administrativo podría o debería considerarse como sinónimo de entidad; está integrado por elementos, fases o etapas que deben estar coordinados por una autoridad administrativa ejecutiva que toma decisisones, en aras de lograr los objetivos

El proceso administrativo        

Andrés  Paniagua

Definición

El proceso administrativo podría o debería considerarse como sinónimo de entidad; está integrado por elementos, fases o etapas que deben estar coordinados por una autoridad administrativa ejecutiva que toma decisisones, en aras de lograr los objetivos predeterminados en la misión y la visión.

Esa autoridad administrativa y ejecutiva podría referirse  a la asamblea de accionistas, consejo de administración, al director general y/o corporativo.

Al respecto, podría afirmarse que tosa entidad tiene un cierto proceso administrativo, con mínimas diferencias de una a otra, dependiendo de si son del sector público o privado, de su giro, magnitud. Tipo, ubicación geográfica y otros factores y elementos.

Elementos, fases o etapas del PA

Basado en lo anterior, cada entidad tiene un Proceso Administrativo  específico que puede diferir en sus fases; teórica y enunciativamente- en los libros y en la docencia – se mencionan las siguientes opciones:    

Para efectos de este estudio se proponen los siguientes elementos:

Administración, organización, dirección y toma de decisiones (en un paquete).

Planeación.

Integración.

Control.

Y como elementos genéricos del esquema:

La informática como sinónimo o equivalente al sistema de comunicación y/o de información, como el  elemento básico para tomar decisiones.

La coordinación como la labor ejecutiva para armonizar.

La auditoría integral como sinónimo de evaluación; un Proceso Administrativo sin este elemento estará incompleto.

Representación gráfica del Proceso  Administrativo y sus elementos

En la gráfica siguiente se representa la panorámica del Proceso Administrativo en la cual se destaca “el paquete” de la administración misma, la organización, la dirección y la toma de decisiones como el elemento número uno y determinante; con ello se inicia y, en todo caso, termina  cíclicamente el mismo.

[pic 1]

Administración, organización, dirección y toma de decisiones.

Es la labor pensante del proceso administrativo, la parte cerebral de la entidad, que constituye el aspecto más subjetivo pero más importante de este proceso. Es el elemento matriz de donde se derivan los objetivos, las directrices, las metas, las decisiones y los tips que deben concretarse en planes de acción, pronósticos y presupuestos.

Planeación

La planeación es la fase en donde se fusionan, combinan y/o se concretan la visón, misión, objetivos, metas y tomas de decisiones, y debe concebirse como la proyección de las transacciones de la entidad y la predeterminación de los resultados a obtener, así como la formad e lograrlos; sin embargo, no puede ni debe partirse de la premisa de que la planeación es una “panacea” que resuelve los problemas o elimina los riesgos. La planeación debe utilizarse como el recuso básico para evitar riesgos innecesarios.

Las decisiones referidas a la predeterminación de objetos y metas, deben concretarse en planes de acción a lo largo plazo, pronósticos y presupuestos; todo esto amalgado en el SCP, el cual debe estar apoyado en la contabilidad presupuestaria o de productividad, y supervisado, controlado y coordinado por el comité de presupuestos, cuyo presidente debe ser el  contralor.

Integración

Etapa en la que se desarrollan todas y cada una de las transacciones de la entidad previstas en la planeación, como: la contratación de personal, las compras, el otorgamiento de crédito, las ventas, la cobranza, etc. Coloquialmente, podría afirmarse que:

“Aquella entidad que se despegue de presupuestos, sólo perduraría el tiempo necesario para su quiebra o destrucción”

   [pic 2]

Control

El principal objetivo de esta función del proceso administrativo, está muy ligado con el establecimiento de sistemas para evaluar las actividades ejecutivas, administrativas y operativas en la entidad. El Contralor como ejecutivo cúspide en el campo de control  es el responsable directo y absoluto de la totalidad de los aspectos controladores del proceso administrativos los cuales pueden concretarse en lo  siguiente:

Administrativo

Interno

Presupuestario

Contable (como homología de contabilidad integral)

Financiero

Gestión: así se denomina a la función de contraloría

Como estos controles deben formar  parte del manual de operación de la entidad, y el contralor es el responsable de que exista un buen manual actualizado y, sobre todo, que se cumpla, la función se control constituye  “un primer candado” o sistema evaluador “de primer piso”  dentro del proceso administrativo.

Sistema de información integral (proveniente de la contabilidad integral)

Este sistema es sinónimo del sistema de comunicación y-7º informática; constituye el primer elemento genérico y determinante del proceso administrativo, el cual puede considerarse como “de servicio”, dado que su razón de estar basada en su utilidad para tomar decisiones.

La informática puede ser automatizada o manual y debe de estar sistematizada , ser veraz y oportuna , para lo cual su fuente de datos también debe ser indubitable; los ejemplos más representativos de esta parte de este proceso administrativo, lo constituyen las contabilidades financiera y administrativa; la primera incluye a la general, la de costos, la económica, la fiscal, la social y otras variantes como la de por centro de responsabilidad; la administrativa(implica la presupuestaria y/o de productividad), a todo lo cual puede denominársele  contabilidad integral.

Se reitera la importancia de este elemento del proceso administrativo, determinante para la toma de decisiones.

Coordinación

Esta es la clásica y representativa responsabilidad del ejecutivo. El ejecutivo cúspide en esta función debe de ser el director general; él debe ser el “cerebro” de esta actividad, el que promueva y logre una verdadera labor de equipo; el que evite “los golpes bajos” y las “guerras departamentales”.

Este ejecutivo debe de ser  “el director de la orquesta administrativa” de la entidad; debe de estar vigilando y supervisando lo “macro” del proceso administrativo.

Este es el segundo elemento determinante y, en cierta forma, evaluador del esquema administrativo de la entidad.

La auditoria

Es el más importante desde el punto de vista de evaluación. Un esquema administrativo que no contemple a este “tercer candado evaluador” estaría incompleto, lo cual puede considerarse grave desde el punto de vista del control y la eficiencia operativa.

La auditoría en su sentido amplio es sinónimo de evaluación al proceso administrativo y,  por lo tanto, como auditoria administrativa y/o manual de operación de la entidad, en este caso el manual  podría o debería utilizarse como el rasero para evaluar la promoción y  logro de la eficiencia, eficacia y economía.

En la representación gráfica del proceso administrativa, puede apreciarse que la informática, la coordinación y la auditoría integral son los tres elementos genéricos y determinantes, destacando como “tercer candado evaluador” a la  auditoría integral.

Proceso administrativo

Lourdes Münch

Proceso: Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad.

El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración.

Es una metodología  fundamental para la aplicación de la administración, que permite al administrador o cualquier otra persona manejar eficazmente una organización, y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas.

La unidad temporal de la administración implica que esta comprende varias fases, etapas, o funciones, que existen ya sea por separado o simultáneamente; cuyo conocimiento es indispensable, a fin de aplicar esta disciplina correctamente; dichas etapas conforman al proceso administrativo. Cada etapa responde a seis preguntas fundamentales: ¿Qué?, ¿Para qué?, ¿Cómo?, ¿Con quién?, ¿Cuándo? y ¿Dónde?; interrogantes que siempre se deben plantear durante el ejercicio de la administración, y que son conocidas como las preguntas claves de esta disciplina.[pic 3]

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