El sistema de nómina conceptual

El sistema de nómina conceptual

El procesamiento de la nómina es en realidad un sistema de compras de casos especiales en el que la organización compra mano de obra en lugar de materias primas o productos terminados para su reventa. La naturaleza del procesamiento de la nómina, sin embargo, crea la necesidad de procedimientos especializados, por las siguientes razones:

1. Una empresa puede diseñar procedimientos generales de compra y desembolso que se apliquen a todos los proveedores y artículos de inventario. Los procedimientos de nómina, sin embargo, difieren mucho entre las clases de empleados. Por ejemplo, se necesitan diferentes procedimientos para los empleados por hora, los empleados asalariados, los trabajadores por separado y los empleados comisionados. Además, el procesamiento de la nómina requiere procedimientos contables especiales para las deducciones de los empleados y las retenciones de impuestos que no se aplican a las cuentas comerciales.

2. Las actividades de gasto general constituyen un flujo relativamente constante de transacciones de compra y desembolso. Las organizaciones empresariales diseñan sistemas de compra para hacer frente a su nivel normal de actividad. Las actividades de nómina, por otro lado, son eventos discretos en los que los desembolsos a los empleados se realizan semanalmente, quincenalmente o mensualmente. La tarea de preparar periódicamente un gran número de cheques de nómina además de los cheques de la cuenta comercial normal puede sobrecargar el sistema general de compras y desembolsos de efectivo.

3. Escribir cheques a los empleados requiere controles especiales. La combinación de la nómina y las transacciones comerciales puede fomentar el fraude de nómina.

Si bien los procedimientos específicos de nómina varían entre las empresas, la Figura 6-1 presenta un diagrama de flujo de datos que describe las tareas generales del sistema de nómina en una empresa manufacturera. Los puntos clave del proceso se describen en los párrafos siguientes.

Departamento de Personal

 El departamento de personal prepara y envía los formularios de acción del personal a la función de nómina de preparación. Estos documentos identifican a los empleados autorizados para recibir un cheque de pago y se utilizan para reflejar los cambios en las tasas de pago por hora, las deducciones de nómina y la clasificación de trabajo. La Figura 6-2 muestra un formulario de acción del personal que se utiliza para informar a la nómina de un aumento en el salario de un empleado.

Departamento de producción

Los empleados de producción preparan dos tipos de registros de tiempo: tickets de trabajo y tarjetas de tiempo. Los tickets de trabajo capturan el tiempo que los trabajadores individuales dedican a cada trabajo de producción. La contabilidad de costos usa estos documentos para asignar cargos de mano de obra directa a las cuentas de trabajo en proceso (WIP). Las tarjetas de tiempo capturan el tiempo que el empleado está en el trabajo. Estos se envían a la función Preparar nómina para calcular el monto del cheque de pago del empleado. La Figura 6-3 ilustra un ticket de trabajo, y la Figura 6-4 ilustra una tarjeta de tiempo. Cada día, al comienzo del turno, los empleados colocan sus tarjetas de tiempo en un reloj especial que registra la hora. Por lo general, se retiran para el almuerzo y al final del turno. Esta tarjeta de tiempo es el registro formal de asistencia diaria. Al final de la semana, el supervisor revisa, firma y envía las tarjetas de tiempo al departamento de nómina.

Actualizar cuenta WIP

Después de que la contabilidad de costos asigna los costos de mano de obra a las cuentas WIP, los cargos se resumen en un resumen de distribución de mano de obra y se envían a la función de libro mayor.

Preparar la nómina

El departamento de nómina recibe la tasa de pago y los datos de retención del departamento de personal y los datos de horas de trabajo del departamento de producción. Un empleado de nómina realiza las siguientes tareas.

1. Prepara el registro de nómina (Figura 6-5) que muestra el pago bruto, las deducciones, el pago por horas extra y el pago neto.

 2. Ingresa esta información en los registros de nómina del empleado (Figura 6-6).

3. Prepara los cheques de pago de los empleados (Figura 6-7).

4. Envía los cheques de pago a la función de pago de distribución.

5. Archiva las tarjetas de tiempo, el formulario de acción del personal y la copia del registro de nómina (no se muestra).

Distribuir cheque de pago

 Una forma de fraude de nómina implica el envío de tarjetas de tiempo para los empleados inexistentes. Para evitar esto, muchas compañías usan un paymaster para distribuir los cheques de pago a los empleados. Esta persona es independiente del proceso de nómina, no participa en la autorización de nómina ni en las tareas de preparación. Si un empleado válido no reclama un cheque de pago, el pagador devuelve el cheque a la nómina. La razón por la cual el cheque no fue reclamado puede ser investigada.

Preparar cuentas por pagar

El empleado de cuentas por pagar (AP) revisa el registro de nómina para ver si está correcto y prepara copias de un comprobante de desembolso de efectivo por el monto de la nómina. El secretario registra el comprobante en el registro de comprobantes y envía el paquete del comprobante (registro de comprobantes y nóminas) para los desembolsos en efectivo. Se envía una copia del comprobante de desembolso a la función del libro mayor.

Preparar el desembolso de efectivo

 Al recibir el paquete del comprobante, la función de desembolsos de efectivo prepara un solo cheque por el monto total de la nómina y lo deposita en la cuenta de anticipos de la nómina. Los cheques de pago de los empleados se dibujan en esta cuenta, que se usa solo para la nómina. Los fondos deben transferirse de la cuenta de efectivo general a esta cuenta de anticipos antes de que se puedan cobrar los cheques de pago. El secretario envía una copia del cheque junto con el comprobante de desembolso y el registro de nómina al departamento de AP, donde se archivan (no se muestra). Finalmente, se prepara un comprobante de diario y se envía a la función de libro mayor.

Actualizar el libro mayor La función del libro mayor recibe el resumen de distribución de mano de obra de la contabilidad de costos, el comprobante de desembolso de AP y el comprobante de diario de los desembolsos de efectivo. Con esta información, el empleado del libro mayor realiza los siguientes asientos contables:

Los débitos y créditos de estas entradas deben ser iguales. Si no lo hacen, hay un error en el cálculo de los cargos de distribución de mano de obra o nómina. Una vez que se ha verificado la igualdad, el secretario presenta el resumen de la distribución del comprobante y la mano de obra.

Controles de nómina

Autorización de transacción

Una forma de fraude de nómina consiste en enviar tarjetas de tiempo para los empleados que ya no trabajan para la empresa. Para evitar esto, el formulario de acción del personal ayuda a que la nómina mantenga los registros del empleado actualizados. Este documento describe adiciones, eliminaciones y otros cambios en el archivo del empleado y actúa como un importante control de autorización para garantizar que solo se procesen las tarjetas de tiempo de los empleados actuales y válidos.

Segregación de deberes

 La función de mantenimiento del tiempo y la función del personal deben estar separadas. La función de personal proporciona información de nómina con la tasa de pago para los empleados autorizados por hora. Normalmente, una organización ofrecerá un rango de tasas de pago válidas según la experiencia, la clasificación de puestos, la antigüedad y el mérito. Si el departamento de producción (mantenimiento del tiempo) proporcionó esta información, un empleado podría presentar una tarifa más alta y cometer un fraude.

Para fines de eficiencia operativa, la función de nómina realiza varias tareas. Algunos de estos están en contradicción con los objetivos básicos de control interno. Por ejemplo, la función de nómina tiene tanto la custodia de activos (cheques de pago de empleados) como la responsabilidad de mantenimiento de registros (registros de nómina de empleados). Este es el equivalente en el sistema general de compras de asignar la responsabilidad del AP y del desembolso de efectivo a la misma persona.1 La separación de los aspectos clave de la transacción de nómina entre el AP y las funciones de desembolso de efectivo devuelve el control al proceso. AP revisa el trabajo realizado por nómina (registro de nómina) y aprueba el pago. Los desembolsos de efectivo luego escriben el cheque para cubrir la nómina total. Ninguno de los cheques de pago del empleado es un instrumento negociable hasta que el cheque de nómina se deposita en la cuenta de anticipos.

Supervisión

A veces los empleados registran a otro trabajador que llega tarde o está ausente. Los supervisores deben observar el proceso de cronometraje y conciliar las tarjetas de tiempo con la asistencia real.

Registros contables

La pista de auditoría para la nómina incluye los siguientes documentos:

1. Tarjetas de tiempo, tickets de trabajo y vales de desembolso.

1. Información de la revista, que proviene del resumen de distribución de mano de obra y el registro de nómina.

1. Cuentas del libro mayor subsidiario, que contienen los registros de empleados y varias cuentas de gastos.

1. Las cuentas del libro mayor: control de nómina, efectivo y la cuenta de compensación de nómina.

Controles de acceso

Los activos asociados con el sistema de nómina son mano de obra y efectivo. Ambos pueden ser mal utilizados a través de un acceso inadecuado a los registros contables. Un individuo deshonesto puede tergiversar la cantidad de horas trabajadas en las tarjetas de tiempo y, por lo tanto, malversar dinero. De manera similar, el control sobre el acceso a todas las revistas, libros de contabilidad y documentos fuente en el sistema de nómina es importante, como lo es en todos los sistemas de ciclo de gasto.

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