Elementos que sustentan las decisiones sobre niveles económicos de inventarios en un sistema productivo

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”

Extensión Cumaná Dra. “Mirian Balestrini”

Estado Sucre

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Índice

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Introducción

        Los inventarios son de gran importancia para las organizaciones, sin importar su naturaleza, aunque en las empresas de producción esta importancia cobra una mayor relevancia. Una empresa no solo debe contar con la cantidad de materiales, productos semielaborados o productos terminados para poder funcionar, también es de importancia fundamental llevar un manejo muy estricto de esos inventarios, ya que tanto el exceso como la falta de insumos y/o mercancías perjudican la operatividad y la productividad de la empresa.

        Por esta razón, es que surge una gran cantidad de sistemas, métodos y modelos  para la administración y control de inventarios que ofrecen diversas maneras de cálculos para garantizar que los modelos o sistemas implementados no solo le ofrecen ventajas a la empresa, sino  que son los más idóneos para esta y los menos costosos, ya que tener sistemas de inventarios que se conviertan en una onerosa carga de mantenimiento para la empresa puede ser tan perjudicial como no contar con ninguno.

        Importancia del sistema de control de inventarios y su significado

        La importancia del control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades, que residen principalmente en las ventas, ya que éstas son el motor que dinamiza el funcionamiento de la empresa. Sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, el departamento  de ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se siente insatisfecho y la oportunidad de tener utilidades se disuelve.  Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la pequeña empresa es muy pocas veces atendido y no se tienen registros sistemáticos, un responsable de esos registros, así como políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. Es necesario comprender que, en todos los giros, resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al “robo hormiga”, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades.  

        Significado económico de los inventarios

        La gestión de inventarios implica dos costos básicos:

        Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto. Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material produce problemas de pérdida de imagen, como es el caso de empresas de distribución, en las que se produce una degradación de disponibilidad o seguridad, como consecuencia de la falta de productos a ofrecer en el mercado.

        Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital inmovilizado como en costos de gestión física y administrativa de estos inventarios. Los costos de acumulación de inventarios pueden ser muy importantes dentro del capital de inversión de una empresa.

        Por ejemplo: EE.UU.: en una empresa común, los inventarios representan el 34% del valor de los activos y el 90% del capital circulante (es decir dinero en efectivo).

        Clases de mercancías, control de las existencias, organización y su relación con la contabilidad, ventas y producción

        Clases de mercancías.   Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el cual pertenece al patrimonio productivo de la empresa. Los inventarios de acuerdo a las características físicas de los objetos a contar, pueden ser de los siguientes tipos:

        Inventarios de materia prima o insumos: Son aquellos en los cuales se contabilizan todos aquellos materiales que no han sido modificados por el proceso productivo de las empresas, Ejemplo: En una tapicería su inventario de materia prima o insumos está conformado por: Madera, barniz, clavos, tela etc.

        Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso: Como su propio nombre lo indica, son aquellos materiales que han sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero que todavía no son aptos para la venta. Ejemplo: Ensambladora de vehículos tienen como inventario asientos de cuero.

        Inventarios de productos terminados: Son aquellos donde se contabilizan todos los productos que van a ser ofrecidos a los clientes, es decir que se encuentran aptos para la venta.

        Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los canales que conectan a la empresa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro.

        Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos: Son los productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir no serán colocados a la venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias, repuestos, artículos de oficinas, etc.

        Inventario en Consignación: Son aquellos artículos que se entregan para ser vendidos o consumidos en el proceso de manufactura pero la propiedad la conserva el proveedor.

        De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se hará más énfasis en algunos de estos inventarios. Una empresa distribuidora, por ejemplo, solo tendrá inventarios de productos terminados y de piezas y repuestos; mientras que una empresa manufacturera que posea unos veinte artículos de materia prima, pudiera tener más de diez mil tipos diferentes de piezas y repuestos así como de productos terminados y productos en proceso.

        Control de las existencias. Se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los productos a controlar incluyendo los procesos de:

        Toma física de inventarios. El Inventario Físico es una estadística física o conteo de los bienes existentes en una organización para identificarla y confrontarla contra la existencia registrada en los libros. El proceso de Inventario Físico requiere de una verificación periódica de las existencias del Activo Fijo con que cuenta una organización a efecto de comprobar el grado de eficacia en la administración y control de sus bienes. El inventario físico es importante por las siguientes razones:

Permite verificar las diferencias entre los registros en libros y la existencia física. 

Permite verificar las diferencias entre existencias físicas contables en valores monetarios.

Proporciona la aproximación de valores totales de las existencias contables para efectos de balances. 

La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar en realidad el conteo.  La responsabilidad del Revisor Fiscal es evaluar y observar los procedimientos físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.

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