Estructura funcional dentro de su organización

La mayoría de las empresas tienen una estructura funcional dentro de su organización. Estas se dividen en funciones o departamentos que se encargan de actividades relacionadas.

Para que un proceso este exitosamente completado, la compañía depende en que cada departamento complete su tarea en una manera coordinada. Cada quien completa su parte del proceso, y se pase a la siguiente persona para que ella siga con el siguiente paso.

Un problema que surge de esta estructura es el “silo effect”; este se da cuando las personas se enfocan solamente en su tarea, olvidan que contribuyen para la realización de algo.

Uno de los retos más grandes a los que se enfrentan organizaciones es coordinar actividades a través de los diferentes departamentos.

De hecho, en la economía global hoy en día, varios pasos de los procesos son ejecutados por personas alrededor del mundo. Es imposible coordinar y administrar esos pasos efectivamente sin la ayuda de los sistemas de información. Un sistema de información apoya los procesos de principio a fin, un ejemplo: SAP.

Estos sistemas tienen un impacto importante en la eficiencia operacional y ultimadamente en la rentabilidad. La principal aportación es que eliminan las barreras para transmitir e intercambiar información entre los diferentes departamentos y administrar procesos desde el principio hasta el fin de una manera integrada. Es por esto que compañías han invertido grandes sumas de capital en estos sistemas para planear, implementar y continuamente mejorar estos sistemas.

Organizaciones existen para servir un propósito comercial o social. Un proceso empresarial es un conjunto de actividades para producir un resultado deseado. Los procesos tienen varios pasos independientes que se completan en diferentes partes dentro de la organización. La comunicación y colaboración efectiva entre los diferentes departamentos y la gente que ahí trabaja es esencial para lograr la ejecución de los procesos.

3 procesos para crear y entregar productos;

1. Todas las actividades dedicadas a comprar o adquirir materia prima para hacer productos.
2. Proceso de producción, creación de productos (hacer sus propios materiales).
3. Todos los pasos necesarios para vender y entregar productos a un cliente.

4 procesos relacionados con diseñar, planear, guardar;

1. Apoya los diseños y desarrollo de productos, desde la idea inicial hasta la finalización del producto.
2. Utiliza datos históricos para pronosticar las ventas y planear los materiales y sus respectivas cantidades.
3. Para rastrear y almacenar materiales.
4. Procesos para mantener activos internos y ofrecer un seguimiento a los clientes.

2 procesos relacionados con personas y proyectos;

1. Se enfoca en las personas dentro de la organización, funciones como: reclutar, contratar, entrenar a las personas.
2. Para planear y ejecutar grandes proyectos.

2 procesos que rastrean el impacto financiero;

1. Rastrea el impacto financiero relacionado con cumplir las metas legales y de auditoria.
2. Se enfoca en reportes internos para administrar costos y ganancias.

Todos los procesos a final de cuentas tienen un impacto en las finanzas de una organización.

Control interno:

Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública.

Sistemas de control administrativo:

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