FINCA Honduras – Informe Revisión de Activos Fijos

FINCA INTERNATIONAL

Corporate Audit[pic 2]

FINCA Honduras – Informe Revisión de Activos Fijos

Honduras

Junio, 2016

Contenido

PARTE I        4

RESUMEN EJECUTIVO        5

PART II        7

DETALLE DE LA OBSERVACIÓN Y RECOMENDACIONES        8

ANEXOS        11

IAI-22

GLOBAL CORPORATE AUDIT

FINCA Honduras Global Audit

To:        Juan More – Chief   Executive Officer

        Moises Diaz – Chief Administration

CC:        Lesly Alcántara – Presidente Comité de Auditoria Honduras

Rocael García – Miembro -Director

Jeffrey Smith, Vice President, Chief Global Auditor, FINCA International

Luis Hernández - Regional Corporate Audit Manager - Latin America

From:   Mabel Madrid–  Corporate Audit Manager, FINCA Honduras

Date:        22 de  junio 2016

PARTE I

RESUMEN EJECUTIVO

Antecedentes

Como parte del plan anual de trabajo para el periodo 2016, se realizó una revisión a la unidad auditable de Activos Fijos. La revisión fue efectuada del 6 al 20 de junio 2016.

Esta revisión se consideró disposiciones contempladas en las Políticas y Procedimientos establecidos por la Financiera para la administración de activos fijos, así como el cumplimiento relacionado al artículo No.48, numeral 7 de la Ley de Sistema Financiero.

Al 31 de mayo de 2016 los activos fijos están integrados así:

Objetivo

                Evaluar el sistema de control interno de los procesos operativos, existencia física, codificación, asignación de personal y salvaguarda de los activos fijos, así como, el adecuado y oportuno registro contable de los activos fijos y su depreciación, consistencia y razonabilidad de los saldos y verificar el adecuado cumplimiento de las disposiciones normativas.

Alcance

Se consideró para la revisión el período de enero a mayo 2016, tomando en cuenta los siguientes aspectos:

• Revisión de la documentación de las adquisiciones y bajas de activos fijos.
• Verificación de la cobertura de las pólizas de seguro que amparan los activos.
• Inspección física de activos, tomando una muestra de las agencias: Tepeyac, Kennedy, Policlínica, Choluteca, Danlí, Siguatepeque y Comayagua.
• Conciliación de auxiliares vs registros contables al 30 de abril 2016.
• Cálculos sobre depreciación.
• Verificación del cumplimiento: artículo No. 48, inciso 7 de la Ley del Sistema Financiero.

Conclusión

Según el artículo No.48, numeral 7, de la Ley del Sistema Financiero, indica ¨las instituciones financieras no pueden invertir más de cuarenta por ciento (40%) de su capital y reservas de capital en mobiliario, equipo y bienes raíces¨. De lo anterior se pudo determinar que FINCA Honduras cumple con dicho porcentaje, ya que sus activos fijos al 31 de mayo 2016, representan el 10.17% de su capital y reserva.

Se validó que la depreciación de los activos, sea en base al método determinado en el Reglamento Especial para Depreciación de Activos, donde se reconoce como método de depreciación corriente el de línea recta, el cual puede usarse sin ningún trámite de  autorización  previo. También, se verificó cálculo de la depreciación de activos y se comprobó que se está realizando de manera razonable.

Se revisó la póliza de seguro y se constató que la suma asegurada cubre los activos registrados contablemente al 31 de mayo de 2016. Cabe mencionar que dicha póliza ampara los activos por los riesgos de robo, incendio, inundación, entre otros.

Se determinó que en la revisión efectuada a la administración de activos fijos, existen aspectos de mejoras, con respecto al registro, control, custodia y asignación. Dentro de las observaciones relevantes están:

• Activos fijos que no tienen la viñeta del número de inventario
• Activos fijos encontrados físicamente, pero no registrados en auxiliar
• Activos no encontrados físicamente o en mal estado.

Según Política de Procedimientos Administrativos se tomaran inventarios físicos por lo menos una vez al año. La última toma física de inventario fue realizado en el mes de noviembre del 2015 y de acuerdo a lo indicado por el encargado de Administración, ésta se llevará a cabo nuevamente en Noviembre 2016.

En resumen, podemos indicar que FINCA Honduras cumple razonablemente con lo establecido en la Ley del Sistema Financiero en su artículo No.48, inciso 7, y lo indicado en la Políticas y Procedimientos internos, sólo identificando áreas de mejora en cuanto a la administración de los activos fijos.

Ingrid Mabel Madrid Turcios

Corporate Audit Manager, FINCA Honduras

PART II

DETALLE DE OBSERVACION Y RECOMENDACIONES

OBSERVACIÓN:            FALTA DE CONTROL ADECUADO EN LA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

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Aspectos del negocio

El manual de Procedimientos Administrativos, numerales .3.4 y 2.2 establece lo siguiente:

• Administración procede a la asignación de una clave numérica o alfanumérica, la cual adhiere al activo. Después re realiza el envío hacia los puntos de ubicación registrados en el aplicativo.
• Una vez concluido y recibido el activo en su punto de ubicación, el área administrativa mantendrá el control vía aplicación del inventario anual.
• El código debe colocarse con material que no sea fácil de borrar o desprender.

Hallazgos

En base a la inspección física realizada en las agencias bajo revisión, se comprobó debilidades de control en relación a la administración de activos relacionados con:

1. Activos que no presentan evidencia identificación  (sin código) (Ver anexo A) 
2. Activos que se encuentran físicamente en la agencia pero no en el auxiliar (ver anexo B)
3. Activos en mal estado y/no encontrados (Ver anexo C). 

Los activos sin código, se debe a que se ha desprendido la etiqueta que los identifica, en otros casos como en las nuevas agencia: La Libertad (aperturada en febrero) y San Marcos (aperturada en marzo), no siguieron el procedimiento  de colocar el número de inventario antes de ser enviados, ya que en estas agencias ninguno de sus activos tiene la viñeta de identificación. Los activos no encontrados físicamente, se deben a que en ocasiones existen traslados por reparaciones que no son registradas o reasignadas en el auxiliar.

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