FORO GESTION

En cualquier tipo de proyectos, es de gran importancia contemplar  elementos que le permiten al Gerente de Proyectos definir las necesidades de adquisiciones o contrataciones que se van a llevar a lo largo de la ejecución del proyecto como tal. Muchas veces el tema contractual se deja para “después”, lo cual implica materialización de potenciales riesgos negativos que pueden afectar el éxito del proyecto.

En cuanto a la gestión de adquisiciones, considero de vital importancia para un plan de gestión, en primer lugar una plena identificación de las necesidades que presenta el desarrollo del proyecto para una posterior definición de todos los elementos que se deben adquirir para la satisfacción de las mismas, la importancia de la planificación, recae básicamente en que todas las adquisiciones del proyecto están íntimamente ligadas al desarrollo de las actividades y por lo tanto al cronograma, para ser más claros, si no hay material no habrá desarrollo de la actividad lo que evidentemente generará retrasos en los tiempos estimados. Por otra parte desde la planificación se analizan los proveedores potenciales y los tipos de contratos.

Continuando con el proceso, efectuar las adquisiciones  requiere de un gran análisis, revisión y por supuesto la elección de los  proveedores, contratos, negocios y alianzas, además de estipular las condiciones y especificaciones de los productos y los servicios requeridos para el correcto desarrollo del proyecto. Es en esta fase donde realmente se adquieren los elementos y herramientas necesarios y aún no termina aquí la gestión de adquisiciones, pues no tendría ningún propósito hacer tal inversión sin un control y administración de los bines adquiridos y de las relaciones entre proveedor y comprador en donde se identificara el nivel de rendimiento y el índice de cumplimiento.

Finalmente el cierre de las adquisiciones nos permite documentar todos los acuerdos hechos y se dan por terminados los contratos con los proveedores mediante un cierre formal.

La  importancia de cerrar correctamente las adquisiciones. Esta etapa, es muy enriquecedora para una empresa. De la recopilación, registro y análisis de la información obtenida en esta etapa se obtiene información vital que enriquece a la empresa y que le sirve para próximos proyectos a tomar decisiones acertadas que le aportan en beneficios no solo económicos sino de calidad que de ser aprovechada entran a ser parte del registro de procesos e información de la empresa. Esta información  se obtiene gracias a la experiencia por ende da un estatus a la compañía que al utilizarla demuestra ante sus propios procesos y ante el mercado trayectoria en el proceso.

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