FUNCIONES DEL DEPTO. DE COMPRAS

OBJETIVOS

El abastecimiento de una organización implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organización, e involucra las siguientes funciones:

A ) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa

B ) "Decisiones de mercadeo" cuales artículos tienen aceptación y venta entre nuestros clientes

C ) "Ciclo de manejo físico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición.

D ) "Ciclo administrativo de las compras". Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes.

E ) "Políticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén.

F ) "Políticas de control de calidad" en que se fijan estándares, se valúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.

G ) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas. * Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de directorios telefónicos especializados, de cámaras industriales, registro de la bolsa de valores, etc. * El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega oportuna.

FUNCIONES ESPECIFICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

1.- Coordinar las acciones para adquirir los dulces mexicanos que se requieran en la empresa, al mejor precio y calidad, de acuerdo a las normas, politicas y lineamientos establecidos.

2.- Elaborar el proyecto de presupuesto por programas de su departamento, presentandolo al titular de la dependencia para su revision y autorizacion.

3.- Realizar los tramites y mantener el control de la documentacion que se derive de las compras realizadas.

4.- Verificar el precio y calidad del producto o servicio que el proveedor ofrece, a efecto de aprobar o rechazar.

5.- Vigilar que los pedidos se surtan oportunamente y de acuerdo a lo establecido con el proveedor.

6.- Coordinar las actividades que tiendan a mantener actualizado el catalogo de precios y proveedores para la mejor seleccion de los productos.

7.- Coordinar las acciones que permitan el suministro oportuno de los dulces mexicanos a las dependencias que lo soliciten, de acuerdo a las normas, politicas y lineamientos establecidos.

8.- Controlar las existencias del almacen, de acuerdo a las normas, politicas y lineamientos establecidos en la empresa.

9.- Dar a conocer al personal a su cargo, los programas de actividades, objetivos y lineamientos del departamento, asi como las disposiciones giradas por las autoridades de la empresa.

10.- Solicitar y/o proponer al titular de la dependencia, el personal idoneo requerido para el cumplimiento de sus programas.

11.- Atender a toda persona que requiera tratar asuntos de su competencia.

12.- Recibir y dar respuesta a la correspondencia que le sea dirigida y, autorizar con su firma, la documentacion que por su naturaleza asi lo requiera.

13.- Supervisar y evaluar el avance y resultado de los programas desarrollados por el personal a su cargo, y presentarlo ante el titular de la dependencia, para determinar y aplicar las medidas correctivas a las desviaciones que se presenten.

14.- Controlar y supervisar la flotilla del equipo de transporte propiedad de la empresa, a efecto de mantenerlo en optimas condiciones

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